| 8/4/2006 12:00:00 AM

De punta a punta

La gestión documental va más allá de instalar o cambiar máquinas; se trata de procesos de información con calidad. Para implementarlos, se empieza por un servicio de consultoría y se acaba en la puesta en marcha de un plan con metas y niveles de servicio bien definidos.

De punta a punta
1    Identificación de ciclo documental. Identificación de documentos y expedientes que conforman el fondo documental de la empresa y la identificación, mediante entrevistas y cuestionarios, de los circuitos de gestión seguidos por cada uno y su impacto en las operaciones.

2    Análisis documental. Se revisa la estructura de los archivos (criterios de clasificación, conservación, duplicidades…) y el flujo de cada especie documental (operaciones de creación, tramitación, actualización, distribución, archivo, reproducción, recuperación y consulta de los documentos), y se estudia su coherencia con el sistema de calidad de la compañía. Se analizan costos de impresión en papel e insumos, tiempo que gastan los trabajadores en gestionar documentos; se hace análisis de la distribución y uso de los dispositivos por frecuencia y repetición.

3    Diseño modelo documental. Luego se determinan los procedimientos documentales definitivos se establece el parque de hardware necesario y un diseño de red y las aplicaciones necesarias de acuerdo con los procesos documentales de cada área y con la plataforma tecnológica existente.
Publicidad

¿Tienes algo que decir? Comenta

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.