| 4/30/2010 12:00:00 PM

Un vistazo al nuevo Office

Microsoft presentó la nueva versión de su paquete de aplicaciones de productividad, Office 2010. Junto a sus funciones tradicionales, los programas ahora están llenos de pequeñas herramientas que agilizan algunas tareas.

Desde hace varios años, Microsoft Office se ha convertido en el paquete de aplicaciones de productividad más utilizado en el mundo. Según la compañía analista de mercados Forrester Research, más del 80% de las empresas utiliza diariamente alguno de los programas que lo componen en sus actividades diarias, sea el procesador de texto Word, la hoja de cálculo Excel, el programa de presentaciones PowerPoint o el servicio de mensajería Outlook.

Sin embargo, esa ventaja podría estar en peligro ante el crecimiento que registran algunos de sus competidores, como Google Apps, Lotus Symphony o Zoho, que ofrecen programas similares a través de internet bajo la modalidad de servicio (la persona paga por el tiempo de uso). "Con la llegada de la recesión, las compañías encontraron en sus aplicaciones de productividad un área para reducir costos. Este año, dependiendo de la economía, las compañías podrían hacer planes de actualizar Office o elegir otra alternativa", según Forrester.

Con este panorama, la mayor fabricante de software del planeta pondrá a disposición de sus clientes corporativos la nueva versión de su producto, Office 2010, a partir de mayo de este año. Según Valeria Camacho, directora del área de trabajadores de la información de Microsoft Colombia, la solución mejora las experiencias de productividad, facilidad, simplicidad y rapidez, al acoplarse a las necesidades actuales de las compañías.

De hecho, Office 2010 responde a la idea de aprovechar mejor los dispositivos móviles, las conexiones de banda ancha y los recursos técnicos para ofrecer servicios que eleven la productividad de los usuarios. Este concepto, a su vez, se divide en cuatro pilares que dan origen a las funciones del programa: trabajo en equipo, trabajo gráfico, convergencia y administración.

"Todas las personas podrán beneficiarse de las nuevas herramientas que posibilitan la colaboración en tiempo real, utilizar multimedia para expresar ideas y disfrutar de la libertad de trabajar en forma virtual desde cualquier lugar", comenta Camacho.

Inicialmente, el producto solo estará disponible para sistemas operativos Windows XP con Service Pack 3, Windows Vista y Windows 7. Ahora bien, los representantes de la empresa creen que antes de que termine este año lanzarán una versión para computadores con plataforma MacOS X, la cual podría no tener todas las herramientas de los productos para PC.

Un producto con cuatro bases

El primer pilar que tuvo en cuenta Microsoft para desarrollar Office 2010 consiste en estimular el trabajo en equipo mediante funciones que propicien la coautoría de documentos y el flujo libre de información.

Todos los programas permiten que varios usuarios trabajen al tiempo en un mismo documento, gracias a las conexiones a redes, con lo cual se acelera el trabajo y comparten datos de forma más rápida. Así mismo, en Word 2010 los usuarios pueden montar contenidos en blogs y sitios web con solo oprimir un botón.

A esto se suma la posibilidad de integrar las aplicaciones con redes sociales (como Facebook) para capturar datos relevantes o compartir información más rápidamente. Así, mediante una herramienta llamada Outlook Social Connector, Outlook 2010 ingresa a estos sitios web para mostrar en una sola pantalla los contactos, mensajes recibidos, cambios en estatus y fotografías, entre otros datos.

El segundo pilar está formado por elementos para organizar y mostrar la información de forma más clara. Ahora Outlook permite agrupar los mensajes a partir de sus "asuntos", para crear conversaciones con los usuarios involucrados, que sean parecidas a los foros y chats en línea.

Los usuarios también pueden editar videos directamente desde PowerPoint. "Una vez la persona inserta el video en la diapositiva, aparece una herramienta para acortarlo de acuerdo con sus necesidades. El archivo final conserva el video como fue editado", dice Camacho, de Microsoft.

Excel, por su parte, incluye una herramienta llamada Sparklines que permite crear pequeñas gráficas o líneas de tendencia en celdas individuales. Esta función se convierte en una clave para agregar elementos visuales sin tener que sobrecargar la hoja de cálculo con gráficos o cuadros pesados.

La otra base del producto está en la convergencia de dispositivos. Entonces, la persona puede acceder a sus documentos a través del PC en que está instalada la solución, mediante teléfonos inteligentes o por medio de navegadores web, a través de servicios de computación en la nube.

De acuerdo con Abraham Martínez, gerente de producto de Microsoft Colombia, cuando las empresas adquieren licencias de Office 2010 tienen acceso sin costo adicional a las mismas aplicaciones en línea, con lo cual pueden maximizar los recursos de TI y reducir la necesidad de invertir en infraestructura.

El último pilar del Office 2010 lo componen las funciones para administrar y personalizar los programas. En este caso, la cinta superior se convierte en un elemento clave que brinda acceso intuitivo a todas las tareas. Cabe anotar que Microsoft reemplazó el confuso botón redondo de Office 2007, por una tabla en la esquina superior que muestra un listado de funciones disponibles.

Office 2010 se convierte en la mayor apuesta de Microsoft para este año. La empresa espera cubrir desde aquellas organizaciones que aún utilizan productos que ya no cuentan con soporte, como Office 2000 y Office 2003, hasta las que retrasaron su inversión en tecnología durante la crisis económica. Al final, le queda demostrar que sus nuevas funciones se traducen en aumento de productividad y que el retorno justifica la inversión.

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