| 2/19/2010 12:00:00 AM

Tecnología bien pensada

Las herramientas de inteligencia de negocios transforman los fríos datos en conocimiento que puede ayudar a elevar la eficiencia, cumplir objetivos y darle foco a la estrategia de las empresas.

Todas las tareas que realiza una empresa durante su operación se transforman en datos. La compra de insumos, la búsqueda de clientes, el pago a proveedores o la venta de productos, entre otras labores, crean registros que forman la bitácora que sigue una organización durante su historia: un activo imposible de imitar.

Sin embargo, los datos por sí solos simplemente ayudan a ver un instante inconexo en la vida de la organización, el cual no ofrece mucha utilidad para seguir tendencias, elevar ventas o reenfocar el negocio, por ejemplo. 

Así, las soluciones de inteligencia de negocios se encargan de combinar las diversas variables que muestran esos registros y, a partir de las necesidades de la empresa, los transforman en conocimiento útil para tomar decisiones y planear acciones estratégicas de largo plazo. "Para tomar decisiones, la compañía necesita información que lleve un mensaje y que refleje su propia visión de negocios", dice Jorge Arduh, director de consultoría tecnológica de Indra. 

A través de estos sistemas, por ejemplo, una empresa puede revisar la rentabilidad que genera cada cliente en un periodo de tiempo, para saber exactamente quiénes generan mayores ingresos. El área comercial entonces puede desarrollar estrategias para llegar a usuarios de características similares.

"En las áreas de producción, las organizaciones pueden determinar cuáles son las piezas más costosas, en qué puntos del proceso existen cuellos de botella o qué proveedores ofrecen una mejor relación de precios, por lo que la operación puede ser más eficiente", comenta Óscar Tello, gerente asesor técnico de SoftBolívar.

Solución con base

El pilar de las iniciativas de inteligencia de negocios está en la base o bodega de datos que utiliza la organización para almacenar los informes que reporta cada una de sus áreas. Estos repositorios son centralizados para que lo aprovechen y alimenten todo tipo de sistemas empresariales, como CRM o ERP.

Según Javier Macchi, director de Global Business Services de IBM Colombia, la clave para tener bases de datos adecuadas para hacer inteligencia de negocios consiste en fijar definiciones únicas: que cada registro tenga el mismo significado para todos los empleados. "Por ejemplo, si para el área de ventas solo son 'clientes' quienes adquieren productos, mientras que mercadeo también cuenta a los prospectos, la información deja de ser fiable", comenta.

A partir de esta "visión única de la verdad" en las bases de datos, la organización puede utilizar herramientas de extracción, transformación y carga (ETL, por su sigla en inglés). Estas aplicaciones básicamente buscan la información necesaria, aplican las normas y reglas propuestas para cumplir con los requerimientos, filtran los resultados para rescatar la información más valiosa y crean reportes que se pueden traducir en planes de acción.

Finalmente, los usuarios utilizan herramientas de visualización para ver indicadores de la gestión de la empresa. Así, a través de ayudas gráficas, como semáforos y tacómetros, la persona puede ver aquellos procesos que frenan la operación, las caídas en ventas de determinados productos o las tendencias de compra de algún cliente, incluso en tiempo real. 

"Estas aplicaciones permiten que las áreas de negocios dejen de mirar a las de tecnologías de información como si se trataran de 'cajas negras' que solo producen resultados finales. Un gerente podrá ver un tablero que le muestra el estado de los proyectos y realizar simulaciones de los pasos que considere seguir", dice Marcelo Vallim, director de goverment and service de CA.

Más que sistemas

A pesar de su alto componente tecnológico, los analistas señalan que estas iniciativas están en un plano más gerencial que técnico. "Es un tema de negocios donde lo importante es aplicar el conocimiento que ha generado la organización para implementar una nueva estrategia. Incluso, primero se deben definir los objetivos de la empresa y luego se determina qué herramientas necesita para alcanzarlos", dice Macchi, de IBM.

Ante todo, el enfoque de estas estrategias depende de cada organización y de los objetivos que quiera alcanzar.

De acuerdo con Juan Carlos Gómez, gerente de inteligencia de negocios de Microsoft Colombia, las organizaciones han comenzado a implementar estas iniciativas para alcanzar metas específicas según su tamaño. Así por ejemplo, mientras que las grandes empresas buscan mejorar sus procesos y costos, las Pymes las usan para obtener reportes contables y manejar más eficientemente su información.

Para su implementación, estas soluciones también requieren de un patrocinador de alto nivel dentro de la compañía. Según Macchi, la única forma en que pueden ser exitosas es cuando la alta gerencia está comprometida con que el cambio llegue a todos los niveles. "Es necesario integrar el concepto de governance, es decir, que la organización defina procesos, estructuras y personal que soporte la iniciativa", dice.

Luego está la necesidad de integrar una visión estratégica única compartida por todas las áreas de la empresa. En este sentido, los proyectos de inteligencia de negocios siempre deben planearse para ser desarrollados en un periodo de tiempo de entre 3 y 5 años, con tareas puntuales que tomen hasta seis meses.

Según los expertos, en el proceso es importante decidir indicadores que puedan mostrar el progreso en la aplicación del proyecto: aumento en ventas, en clientes o en participación de mercado, por ejemplo. Esto también ayudará a determinar posibles fallas y correctivos.

Los proyectos de inteligencia de negocios ayudan a conocer mejor el verdadero potencial de la empresa en el futuro, a partir de su historia escrita con datos. Una perspectiva que solo será realidad en la medida en que los colaboradores comprendan y utilicen estas herramientas en sus tareas diarias.

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