| 4/11/2017 6:00:00 PM

Así se realizará el proceso de migración a la factura electrónica

En adelante, las empresas deben contratar un operador tecnológico quien les prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software.

Control y eficiencia. Estos son dos de los argumentos que motivaron al país a adoptar la factura electronica como una herramienta empresarial.

Es importante aclarar que la factura electrónica es un tipo de documento digital, en formato xml, que cumple con especificaciones establecidas por la Dian. Es decir, el decreto 2242 lo que introdujo fue, por una parte, la obligatoriedad de la facturación electrónica con fines de masificación y control fiscal y, por el otro, la especificación de un estándar tecnológico nacional único que los contribuyentes deben adoptar.

El sistema funcionará de la siguiente manera: una empresa cualquiera contrata a un operador tecnológico, quien le prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software que se instala en el computador del contribuyente. Y antes de entregar la factura electrónica a su destinatario, el operador deberá surtir un proceso de validación ante la Dian. Sin esta validación técnica previa, la factura no tendrá reconocimiento tributario.

De esta manera pasarán por la Dian durante las 48 horas siguientes a su expedición todas las facturas que se produzcan en el país, y la autoridad tributaria ya no necesitará esperar dos meses como hasta ahora para recibir los reportes de facturación de los contribuyentes.

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Se sabe que en el ejercicio piloto que se ha llevado a cabo desde el mes de febrero, los funcionarios de la Dian pudieron observar con detalle cada factura emitida en territorio colombiano, conociendo el valor de todas las transacciones, la ubicación geográfica y toda la información de interés para el control fiscal.

Una vez validada la factura por la Dian, será enviada al receptor de la misma, quien tendrá plazo de tres días hábiles para acusar recibo y aceptar o rechazar el documento. Al mismo tiempo, la factura recibirá un número de identificación y será incluida en el registro único, una base de datos de todas las facturas electrónicas del país, el cual constituye la valiosa pieza que se espera facilite las transacciones rápidas y transparentes en factoring.

El receptor de la factura recibirá a través del correo electrónico dos archivos, uno en formato pdf con la representación gráfica de la factura, para comprensión humana, y otro en formato xml, con los datos digitales para comprensión por el software de gestión del negocio que la empresa utilice.

Todo será manejado sobre plataformas seguras, con sistemas de autenticación de firma digital y cumpliendo los estándares de protección establecidos por la Dian. De ello se encargan los proveedores tecnológicos, y los contribuyentes no tendrán que instalar nada ni desarrollar soluciones informáticas propias, a menos que así lo deseen. Las empresas grandes pagarán por este servicio, mientras las pequeñas lo obtendrán de modo gratuito por la Dian, aunque en una modalidad básica, es decir, sin los servicios de valor agregado de proveedores certificados.

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El plazo

¿Podrán los contribuyentes colombianos estar listos antes del 1de enero de 2019? Héctor García cree que no. “La verdad es un plazo muy corto; las empresas de las grandes ciudades seguramente podrán hacerlo, pero para las Mipyme de ciudades pequeñas y regiones apartadas, en donde hay problemas de conectividad, será difícil lograrlo”, asegura. Sin acceso a internet no hay facturación electrónica y adicionalmente deben estar preparados tanto quienes emiten como quienes reciben facturas.

Foto: Héctor García, presidente de Certicámara; Luis Villegas, gerente de Cadena Digital y Óscar Moreno, director de Facturaenlinea.co

Óscar Moreno, director de Facturaenlinea.co, un operador que ha procesado 4,6 billones de pesos en facturas electrónicas bajo el marco regulatorio anterior, también considera que el plazo “es demasiado ambicioso”.

Los proveedores tecnológicos están listos y ya probaron sus plataformas en el piloto de la Dian, pero no se tiene noticia de la solución gratuita para Pymes. “Vemos a la Dian muy atrasada en cuanto al desarrollo de la plataforma gratuita para Mipymes, y creemos que debería ser una única plataforma para todos, para grandes y Mipymes”, opina Héctor García.

A Chile le tomó casi 14 años implantar totalmente la facturación electrónica. En Colombia la obligatoriedad introducida por la reforma tributaria podría acelerar el proceso, pero los expertos creen que ni siquiera así resulta realista el plazo previsto.

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En 2013 la Dian estimaba que en 2017 todos los contribuyentes estarían facturando electrónicamente, pero fue necesario reprogramar el calendario de implantación, porque se trata de un proyecto complejo. Durante el año 2016 se llevó a cabo un primer piloto con 58 empresas. Ese piloto fue un éxito y estaba previsto que la Dian comenzaría a exigir progresivamente a grupos de empresas la migración al nuevo esquema, teniendo en cuenta criterios como volumen de facturación o riesgo de evasión. Pero la reforma tributaria “metió la cucharada” en el proyecto y estableció la fecha 1 de enero de 2019 como plazo máximo.

El tedioso proceso de “patinar” una factura, esperando a veces semanas para que sea aprobada, deberá ser historia a partir de 2019. Y, aunque, como dice Alberto Redondo, de Seres, “no conozco ningún país en donde los empresarios y los ciudadanos quieran pagar impuestos”, en realidad nadie se ha levantado en contra de este proyecto, porque sus beneficios saltan a la vista.

“Es de interés de las empresas cambiar el proceso de facturación que es obsoleto y poco productivo, por uno que es productivo, y además es una medida de la Ocde”, agrega Redondo.

De hecho, muchas firmas lo adoptaron en varios países sin que ley alguna los obligara, sino como parte de su transformación digital. “Para el comercio internacional, la imagen externa del país y la transparencia de las transacciones, la facturación electrónica es un paso necesario”, dice Eduardo Rincón, presidente de la Asociación colombiana de factoring.

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Razones para cambiar

Estas son las principales razones para adoptar la e-factura:Reducción de costos en impresión, distribución y almacenamiento. Es 80 % más barato que en papel.Más eficiencia en la entrega de las facturas a los clientes y en su aprobación o rechazo. Reducirá la evasión y mejorará el recaudo tributario. Se espera una reducción de 50 % en la evasión en la primera fase. Ofrece más oportunidades para las Pymes en el mercado del factoring (endoso de facturas para recibir el dinero anticipadamente). Podrán participar de modo rápido y transparente en este mercado. Es amigable con el medio ambiente. Decenas de millones de impresiones en papel serán sustituidas por archivos de computador y no habrá que transportarlas, sino que serán enviadas vía correo electrónico.

Una década de intentos

La factura electrónica fue introducida en el país por la Ley 962 de 2005, y fue reglamentada mediante el decreto 1929 de 2007. Pero su impacto fue minúsculo y tan solo 1 % de las empresas del país la adoptaron.

Fue el decreto 2242 de 2015 el que puso orden en casa y estableció nuevas reglas de juego. Con este decreto se garantiza la unicidad tecnológica de las facturas, la masificación por obligatoriedad y el carácter de título valor de estos documentos, lo que les confiere vida en un proceso judicial. El decreto 1349 de 2016 regula el registro de las facturas electrónicas y permite su circulación y cobro ejecutivo.

El proyecto de factura electrónica sufrió algunos cambios en la reforma tributaria. El Congreso incluyó un sorpresivo filtro adicional en el proceso de validación de las facturas antes de llegar a la Dian. Fue la reforma tributaria la que estableció también la fecha del 1 de enero de 2019 como plazo máximo para la migración total al sistema.

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