| 11/10/2006 12:00:00 AM

Más productivos desde la casa

El trabajo desde el sillón de la sala ya no es un lujo de magnates y jefes.

Con internet y la convergencia de tecnologías de telecomunicaciones, trabajar desde el hogar es una alternativa actual para aumentar la productividad de las empresas y una respuesta inteligente a problemas urbanos, sociales y corporativos que antes solo podían ser atendidos con hormigón y concreto.

De hecho, la primera semana de noviembre en la visita del profesor William Eimicke, catedrático de la Universidad de Columbia en Estados Unidos, al claustro del Externado, él afirmó en su conferencia Managing public sector reforms: trends and lessons learned, que se debería lograr un acuerdo entre empresas públicas y privadas para que por lo menos un día a la semana un grupo de sus empleados labore desde su casa, y aseguró que "la medida traería ganancias considerables en ahorro de espacio y combustible, cuidado del ambiente, movilidad y economía de hogares y organizaciones, con un beneficio adicional: al eliminarse el tiempo invertido en desplazamientos, los empleados trabajan más horas y rinden más, por la satisfacción de permanecer en sus hogares".

Lo que Eimicke asegura no es una utopía renacentista, sino el reflejo de lo que ya pasa en muchas de las multinacionales en el mundo y que en Colombia se multiplica en la medida en que estas empresas y las grandes criollas extienden sus operaciones y conquistan mercados en ciudades intermedias, donde deben trabajar con el mismo rigor que les ha exigido Bogotá, pero sin la oficina central al lado, y teniendo la necesidad de armar oficina en su casa. Ese es el caso de empresas de tecnología como Siemens o Alcatel, compañías de seguros, consultoras o medios de comunicación. Otras, como Industrias Estra, han tenido que descentralizar sus operaciones comerciales y de mercadeo para bajar costos de comunicación y mejorar su labor en otras ciudades diferentes a Medellín o Bogotá. Por eso, basada en una solución de Avaya, ahora los $6 millones mensuales que gastaba en enlaces telefónicos por operadora e intercambio de datos ineficiente por correo electrónico, son usados para pagar una infraestructura que les permite a sus empleados tener comunicación al instante con cualquier ciudad dentro o fuera del país, y contar con información rápida en sus computadoras portátiles (laptops) o dispositivos móviles, velocidad que se traduce en mejor servicio para sus clientes y menos estrés para sus trabajadores. En suma: mayor productividad.



Compañías muy caseras

Compañías como Cisco Systems usan el concepto de "oficina virtual", pues en los edificios de esta compañía puede haber espacio físico únicamente para 20 empleados, aunque haya más de 100 personas trabajando para la empresa al mismo tiempo. ¿Cómo? Los empleados utilizan laptops y se les concientiza para que vayan a la oficina solo cuando sea muy necesario. Por medio de sus portátiles, teléfonos celulares, correo electrónico e internet, permanecen en contacto con sus compañeros de trabajo y con sus superiores. Esta movilidad les permite mantenerse mucho más cerca de sus clientes y atenderlos mejor, además de darles la facilidad de controlar su propio tiempo.

Por supuesto, este tipo de esquema, como el profesor Eimicke destacaba, requiere una mentalidad corporativa muy bien aplicada y todos en la organización deben estar capacitados para trabajar por objetivos y para entregar buenos resultados y a tiempo. El resultado de este tipo de esquema, según cuentan los propios empleados, es un incremento real en las horas trabajadas, porque siempre terminan conectándose los fines de semana para "adelantar" y leer sus correos electrónicos. En Colombia, el caso de Microsoft ilustra este modelo, ya que la rápida expansión del negocio ha implicado demanda de espacio e infraestructura física para acomodar a más personas, pero el alquiler de oficinas, su cableado y dotación mobiliaria, además de los costos, implican tiempo y la idea es poder responder con gran reflejo, con agilidad, lo cual han logrado conectando a colaboradores y empleados sin importar desde dónde y cuándo laboran, pero generalmente eso se traduce en conectarlos de la casa a la oficina central.



Tecnología de alcoba

Si bien el concepto del porqué y las herramientas de usuario final que sustentan la posibilidad del trabajo desde la casa son claras y sencillas de entender, desde el punto de vista de la empresa es bueno ahondar en dos aspectos fundamentales del modelo: la plataforma tecnológica y sus implicaciones. La segunda se relaciona más con el aspecto compensatorio, pues el trabajo desde casa les ahorra gastos a las empresas, pero se los genera a los trabajadores en sus hogares como conexión a internet, energía eléctrica y telefonía, para lo cual hay esquemas de compra de paquetes corporativos y pago por demanda, que realiza la organización interesada con los operadores requeridos.

Sobre la primera, hay que decir que tener una conexión a internet, un teléfono fijo, uno celular y un computador portátil no es suficiente para un trabajo eficiente. Hay que pensar en la seguridad de la red a la que el trabajador deberá estar conectado para descargar y enviar información. Una red con conexiones externas exige mayores medidas de seguridad para evitar pirateo y robo de información, lo cual implica seguridad en la red local de la empresa y un prestador de servicio de conexión responsable y confiable. Esta es la primera preocupación que debe resolverse desde la empresa.

De la misma forma, los portátiles pueden convertirse en portadores de problemas, si no están bien protegidos, y son víctimas de una inoculación desde una red pública inalámbrica (aeropuerto, café, hotel…) y luego son conectados en la empresa. La seguridad tanto para conexiones externas como internas debe contemplar el monitoreo de equipos portátiles (pronto, incluyendo teléfonos inteligentes) desde el momento mismo de iniciar el intercambio de datos dentro o fuera de las instalaciones de la compañía.

Un tercer aspecto vital al definir el modelo de trabajo desde la casa, es el almacenamiento de la información. Un punto estratégico con la información es que no se pierda en la cabeza de los empleados y menos en sus portátiles. El activo más valioso de la empresa, con crecimiento incesante día tras día, debe estar concentrado en los servidores internos de la compañía (internos por propios, no porque están ubicados físicamente dentro de la organización). Por ello, es importante contar con un sistema de captura de información que lea y transporte la información de los equipos remotos periódicamente, programando las descargas. Los expertos sugieren que cada semana, los agentes remotos deben conectarse para realizar transferencia de datos y así ser autorizados a descargar información de la compañía. De esta forma, junto a los esquemas de identificación y administración de identidades (que ya hemos tocado en otros artículos), se incrementa la seguridad de la información, pero sobre todo se asegura su retorno a la empresa y su almacenamiento para la gestión de conocimiento y la alimentación de los sistemas de toma de decisiones.

A pesar de que el trabajo se haga por fuera de oficina, se debe buscar que la información estratégica no se pierda y la estructura interna de información se enriquezca, no que pierda elementos.

Otro aspecto importante es el de la estructura de costos. Como lo veíamos con el caso de Industrias Estra, no es suficiente poder hacer conexiones externas para pensar que se está integrado. La eficiencia de las tecnologías que permiten realizar los enlaces es fundamental para lograr verdaderos ahorros y aumentar la productividad. En este sentido, no se debe escatimar en inversión a la hora de adquirir dispositivos, y de consultar a un experto como Avaya, Cisco, Lucent, Nortel y lograr el aprovechamiento de internet, no solo para el transporte de datos sino para la telefonía con el protocolo IP y para videoconferencias, esquema integral en el que se verán las ventajas mayores a mediano plazo para cualquier compañía.
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