| 8/4/2006 12:00:00 AM

Lo que vale es el contenido

El valor estratégico del conocimiento en las empresas, crece y viaja en documentos impresos y digitales. La gestión documental busca optimizar los procesos que rigen su ciclo de vida.

Las inversiones en tecnología se encaminan a la productividad y al crecimiento de las empresas, objetivos con los que va de la mano el crecimiento de información. Saber dónde, cuándo, quién y cómo se produce un documento y en qué formato es una cuestión de valor y no solo de estética y orden. La gestión documental trabaja en aumentar la calidad de vida de los documentos y con ella la calidad de los procesos de las empresas.

El desarrollo de soluciones de gestión y administración de documentos y contenidos es una industria de gran dinámica si se tiene en cuenta que cada año se producen 7,5 billones de documentos en todo el mundo, según un análisis de la Universidad de California, y si se piensa que a pesar de ello, las empresas (el 90%) no son capaces de calcular cuánto gastan en documentación, según la consultora IDC, las empresas gastan hasta un 15% de sus ingresos en documentos. Se trata de un gasto estructural muy grande.

Tal monto de inversión en documentos no es para nada descabellado, si pensamos que en muchas empresas los documentos son el producto (cédulas de inversión, pólizas de seguros, etc.), en otras complementan a los productos (manuales del usuario de teléfonos móviles, folletos de productos, etc.), y en el resto complementan procesos empresariales vitales (contabilidad de proveedores, contabilidad de clientes, solicitudes de tarjetas de crédito, etc.).

De hecho, el mismo estudio de IDC revela que el 82% de los altos ejecutivos del mundo piensa que los documentos son vitales para el éxito de sus operaciones empresariales y, en consecuencia, el 70% de los ejecutivos considera que el retraso en la actualización de los documentos quita agilidad a los procesos de negocio de la compañía, sobre todo en los que se relacionan con las ventas, donde, según Palo Alto Research Center Inc., el 90% de las comunicaciones de los clientes se realiza por medio de documentos.

Suficientes razones y números para respaldar la preocupación de más y más empresas por mejorar la forma en que desarrollan, almacenan, comparten, aseguran e imprimen sus documentos. Tal crecimiento no es solo un reflejo lógico, las investigaciones de IDC muestran que, de las grandes compañías de Latinoamérica, el 45% ya está invirtiendo en soluciones de administración electrónica de documentos y contenidos, y de ellas el 9% ya se ha decidido por una administración total de sus documentos por outsourcing, mientras el 47% está desarrollando soluciones internamente.

En la región, el tema viene creciendo; por ello, la japonesa Ricoh ha hecho grandes inversiones para fortalecer su presencia y posicionar sus soluciones de gestión documental. En Colombia, anunció hace un par de meses la compra de Fotomoriz con el objeto de apalancar su presencia directa en el país, sumándolo a los anclajes estratégicos de México, Brasil y Argentina, además de su bastión, Puerto Rico. La compañía hizo su desembarque con la visita de Kiyoshi Shimizu, presidente de Ricoh para Latinoamérica, y el colombiano William Zapata, director financiero, de informática y calidad total para la región. "Las necesidades en gestión documental son crecientes y, en el mercado colombiano, las disposiciones gubernamentales hacen que la digitalización y puesta en línea de documentos públicos y la información estatal cree oportunidades de crecimiento y expansión del negocio", aseveró Shimizu.

Por su parte, Xerox, líder del mercado, anunció la visita al país de Jean-Noël Machon, presidente de operaciones en mercados emergentes (DMO, Developing Markets Operations), quien dijo a Dinero que los servicios de gestión documental son la piedra filosofal de la estrategia Xerox desde hace un lustro en el mundo y "en la medida en que han venido evolucionando los mercados de tecnología en cada región, ha venido creciendo como herramienta para las empresas", explicó. "En Colombia, las empresas crecen a un ritmo fuerte, y vamos con ellas enseñando las ventajas de la gestión documental y lo que significa un manejo profesional del documento como herramienta de productividad. Por lo demás, este es un mercado con mucho espacio para implementar soluciones de este tipo", sostuvo Machon.

Ser y no ser

Con el más allá suele pasar que todos sabemos qué es, algunos entienden de qué se trata técnicamente y pocos lo conocen, por obvias razones. En la gestión documental sucede algo similar. Muchos la entienden por su nombre; algunos piensan que se trata de archivística, otros que es una cuestión de impresoras, faxes o fotocopiadoras; los más expertos la entienden bien y solo algunas empresas, las más grandes, saben exactamente lo que significa para sus operaciones.

Clara María Bernal, directora de Xerox Global Services en Colombia, esclarece lo que es y lo que no es gestión documental: "si lo definimos de una forma sencilla, hablamos de la administración de los procesos de manejo interno que desarrollan las organizaciones de sus documentos desde su creación hasta su salida. Nos referimos a dónde reside la información, cómo y hacia dónde fluye y para quién y para qué", explica. Lo que nos permite entender que gestión documental va más allá del uso de un dispositivo electrónico que manipula un documento impreso, e incluso, sobrepasa el manejo financiero de la impresión.

En la calidad y claridad de los procesos de manejo de los documentos radica que una empresa consiga o no ahorros que pueden oscilar entre el 10 y el 20% de su gasto en papelería, tintas, máquinas de impresión, fotocopiado, diseño gráfico, almacenamiento, espacio físico, mensajería y TCO (costo total de propiedad de la tecnología), evitando duplicar, perder, deformar o filtrar información. "Todas las áreas de una empresa son susceptibles de aplicar soluciones de gestión documental", dice Bernal. "En cada área, los trabajadores destinan hasta el 50% de su tiempo laboral en manipulación documental, parte del cual está representado en la búsqueda de información y creación de documentos. Conocer la información disponible y creciente de la organización y controlar el gasto de salida de documentos es la médula de la gestión documental", dice Kiyoshi Shimizu, de Ricoh.

En la pyme, este tipo de operaciones es muy sencillo, pero cuando crecen las operaciones y el tamaño de las empresas, también lo hace el universo documental, y así los dispositivos e insumos relacionados. "La cultura interna de una empresa determina las necesidades de gestión documental. A mayor precisión y exigencia de las operaciones, se requiere mayor cuidado en la administración de documentos, y así mismo puede aumentar el costo de este tema en la empresa. Ahí es donde actuamos. Cuánto está gastando innecesariamente y cuánto vale realmente lo que la empresa requiere en producción documental. Cuánto se puede hacer digitalmente y cuánto es necesario pasar a papel, eso lo podemos establecer y estructurar nosotros", explica Bernal, de Xerox. "Lo podemos hacer dentro de la organización o mediante un outsourcing", complementa.

La gestión documental se puede abordar paso a paso, es decir, implementando soluciones a la medida de las necesidades de un negocio. Para ello, empresas como Redcolombia y Tecnoimágenes, socias de HP, desarrollan soluciones de work flow y administración documental atendiendo las necesidades de compañías medianas, mientras Xerox atiende a las de gran calado y es la única que cuenta con soluciones propias para todo el ciclo de vida del documento. Acuda al consejero más adecuado para el manejo de sus contenidos, lo que más importa en su empresa.
¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 531

PORTADA

La Bolsa de Valores necesita acciones urgentes

Con menos emisores, bajas rentabilidades y desbandada de personas naturales, la Bolsa busca recuperar su atractivo. Finca raíz, su nueva apuesta. ¿Será suficiente?