| 10/1/2010 12:00:00 PM

La red interna se mueve

Las intranet dejaron de ser sitios web estáticos donde los departamentos de recursos humanos les contaban a los empleados qué pasaba en la empresa. Ahora son sistemas dinámicos con herramientas transaccionales y de productividad.

Hasta hace unos años, las intranet eran una forma costosa de reemplazar las carteleras que las empresas ponían en los corredores de sus sedes. Estos sitios web, para los colaboradores internos, simplemente informaban de las decisiones de la compañía, mostraban los nuevos servicios de gestión humana o publicitaban productos para los empleados.

Con la integración de los sistemas corporativos y la adopción de nuevas tecnologías web, como redes sociales y computación en la nube, ahora están en capacidad de centralizar toda la operación de la compañía. "Las intranet son el portal de entrada a las aplicaciones de productividad e información de la empresa que, como tal, responden a sus objetivos de negocio y cuentan con su imagen corporativa", dice Luis Linares, arquitecto de nuevas soluciones de Microsoft Colombia.

Inicialmente, las nuevas intranet ayudan a elevar la productividad de la empresa y de su personal, al permitirles gestionar los activos tangibles de la información, como los sistemas de CRM, ERP, facturación o programas para administrar la cadena de distribución.

"La idea es crear centros de servicios compartidos, donde todas esas aplicaciones trabajen para el usuario cuando las necesite, en un modelo de control, gestión y autonomía. Por ejemplo, si una persona debe hacer un viaje de negocios podrá adquirir pasajes, gestionar los permisos y generar los reportes desde la misma intranet", dice Delio Cardona, director de operaciones de negocios de Heinsohn.

Gracias a esta integración con los sistemas de gestión empresarial, la compañía libera recursos y elimina trámites burocráticos, con lo cual beneficia al usuario. "Antes, si una persona necesitaba una certificación tenía que ir al área de gestión humana, solicitarla y esperar un par de días, mientras alguien validaba la información. Ahora, sólo llena un formulario en la intranet y obtiene la certificación de inmediato. La persona puede autogestionar sus solicitudes y autoaprovisionarse", dice Linares.

Contenidos cuentan

Junto con la gestión de transacciones, las nuevas intranet también coordinan los activos intangibles; es decir, aquellos basados en el conocimiento que los empleados tienen de su compañía, sus labores y sus expectativas futuras. "Estos sitios web gestionan todo el ciclo de vida de la información en la compañía, desde que nace hasta que se archiva, al tiempo que garantizan su seguridad, confiabilidad y alta disponibilidad", comenta Cardona.

Mediante herramientas de web 2.0, como mensajería, wikis o blogs internos, dinamizan el trabajo en equipo, estimulan la colaboración entre diferentes áreas y crean comunidades al interior de la compañía. Así mismo, eliminan barreras comunicativas entre la alta gerencia y los departamentos operativos: empleados y jefes pueden crear conversaciones directas.

A esto se unen las posibilidades para que los colaboradores controlen su información privada y sean parte activa en la definición de sus planes de carrera. De hecho, las nuevas intranet incluyen sistemas de redes sociales, en las cuales cada empleado debe crear un perfil similar al de Facebook, pero con un mayor énfasis en sus competencias y aptitudes profesionales.

"Estos sistemas garantizan que las hojas de vida de los empleados siempre estén actualizadas, con los nuevos cursos o las actividades que emprendan, por ejemplo. Si el departamento de gestión humana requiere un perfil muy especializado para un nuevo cargo, puede buscar internamente en la misma organización", dice Luis Linares, de Microsoft.

Junto a esta administración de la información, a través de la intranet los empleados también pueden acceder a las aplicaciones de productividad de sus oficinas, como hojas de cálculo, procesadores de texto y servicios de correo, en la medida en que estas respondan a un modelo de computación en la nube. A esto se suma la posibilidad de tener un disco duro virtual que permita el acceso a documentación institucional cuando el empleado la necesite.

Los expertos concuerdan en señalar que la transición de las viejas intranet informativas haci a estas operacionales no se logra de la noche a la mañana. De hecho, siempre requieren de un proceso de capacitación y asesoría por parte de la compañía, que garantice no solo la utilización correcta de las herramientas sino la seguridad de los datos.

El entrenamiento es esencial para el uso apropiado de una intranet. Sus usuarios tendrán diferentes niveles en el uso de la tecnología, por lo que esta capacitación le ayudará a un gran porcentaje a entender el objetivo del sitio y cómo utilizar las diferentes herramientas. "Los temas que entregan más beneficios durante el entrenamiento son las técnicas para realizar búsquedas, las aplicaciones personalizadas (como tablas contables) y las herramientas de comunidad, como foros o programas de mensajería instantánea", dice un estudio de la analista Solid State Group.

Las intranet se han convertido en elementos indispensables para la estrategia de cualquier organización, al ser los órganos idóneos para transmitir mensajes, recibir sugerencias y elevar la productividad de los colaboradores. Por esto, deben tener unos objetivos claros que, ante todo, respondan a las necesidades de los trabajadores y del negocio.

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