| 4/18/2006 12:00:00 AM

La primera cita

Saber escoger las mejores herramientas tecnológicas y aprovechar todo su potencial no se hace a simple vista. Conozca lo que debe mirar y lo que debe preguntar para asegurar un buen comienzo.

La relevancia de comprar tecnología para hacer más eficiente su gestión, es innegable para toda empresa en la actualidad. En esta coyuntura, para empresarios y directivos es un deber considerar los porqué y los para qué de esa inversión y no solo adquirirlos basados en razones presupuestarias o en la tendencia del minuto. David Norton, experto de gestión estratégica y creador del modelo de negocios Balanced Scorecard (BSC), asegura que las compañías que orientan todas sus acciones y recursos para cumplir su misión corporativa lograrán mejores resultados, ya que las decisiones claves, como la adquisición de tecnologías (de información, comunicación o aplicadas a la producción), se tomarán alineadas a las metas estratégicas de la organización y no bajo necesidades segmentadas. Así que entrando en materia, cuando piense en comprar tecnologías lo primero que debe hacer es resolver las siguientes preguntas: ¿Cuál es la meta estratégica de mi empresa? ¿A qué voy a enfocar los esfuerzos operativos y de conocimiento? Y al obtener la respuesta sabrá qué tipo de tecnología debe ser intensiva en inversión para su negocio. Por ejemplo, al adquirir una nueva herramienta tecnológica puede inclinarse por aquella que ayude a aumentar el volumen y variedad de producción, como una nueva máquina para fabricar más artículos por minuto y de diversos diseños, pues se decidió que el núcleo del negocio era el producto; y en otro caso se puede decidir por tecnologías de información y comunicaciones (TIC) que potencien la relación entre la empresa y los clientes, pues aquí el núcleo es el servicio al cliente y la atención posventa. "La cuestión es que cualquier inversión en tecnología asegura retornos si va alineada con la estrategia interna de la empresa. Ese es el primer aspecto a tener en cuenta, pero no el más importante por sí mismo", dice Nicolás Dueñas, consultor senior de Azurian. "Resulta que en cualquier tecnología el factor humano es fundamental. Ninguna tecnología trabaja aislada. Además de una solución tecnológica se debe trabajar en la gente, en que asimile el cambio y esté capacitada para aprovechar todo su potencial en pos de la productividad", comenta Dueñas. Un ejemplo es el uso de la tecnología de código de barras, que al principio no era bien entendida. Pensaban que con poner una etiqueta y adquirir el equipo indispensable (software, impresora y escáner) todo iba a caminar bien. Esto es falso porque no sabían el impacto que iba a tener con sus proveedores y clientes; es decir, no existía una estructura lógica que unificara los estándares de la organización y en un momento esto generó confusiones en inventarios e incomodidad para los clientes. Al adquirir TIC para alguna o todas las áreas de negocio es clave estar conscientes de que los sistemas vienen vacíos por dentro y por fuera. Esto significa que los datos que manejen y la forma en que se ejecuten dependen de la estructura organizacional. "En este caso, la tecnología no es un diferenciador; lo es su aplicación al negocio, lo es la forma en que la tecnología apoya las prácticas positivas de la empresa. La tecnología se alinea con la estrategia del negocio; por eso, no puede solucionar problemas organizacionales estructurales. Las TIC hacen más eficientes y fáciles los procesos, pues replican las mejores prácticas de una industria en una empresa particular, pero no estructuran la empresa. Eso es un trabajo que debe hacerse antes de su llegada", dice Dueñas. Cuándo y por dónde empezar Para soluciones TIC, el tamaño de la empresa no importa. Es decir, cualquier compañía pequeña, mediana o grande debe considerar acoplarlas a su operación. El tipo de negocio, el número de empleados, el volumen de su operación, la capacidad financiera, el estado tecnológico de sus socios y proveedores, las necesidades de eficiencia, estos son los aspectos que sí importan. Empiece por ahí. Analícelos y construya un perfil de su empresa. Un consultor experto en tecnología le ayudará en la pesquisa y en las conclusiones que lo llevarán a saber cuánto, en qué y para qué va invertir en TIC. "Hay que empezar por pensar en lo que quiero resolver. Trabajar con el consultor o proveedor en construir una perspectiva de mi negocio para encontrar la solución y en qué forma debo adquirirla de acuerdo con lo que se define como el rumbo de mi empresa de acuerdo con la estrategia de negocio", explica Thack Brown, director de portafolio management para Latinoamérica de EDS. "Es muy frecuente que los empresarios compren una solución porque su competencia tiene un CRM o una red inalámbrica, por ejemplo. Al no saber a ciencia cierta para qué sirve, el dinero invertido generalmente no regresa", comenta Brown. De la misma manera que no importa el tamaño de su empresa para considerar si la tecnología es una necesidad, tampoco lo es el tipo de industria en la que se mueve. Seguramente, algún socio de su cadena de valor, su líder comprador o, incluso, su competencia ya pueden tener corriendo algún proyecto interno de implementación, y el tiempo que usted toma en enterarse de que su empresa requiere una solución TIC para mejorar procesos lo está llevando a lo que los expertos llaman un lag competitivo. Pero incluso si la competencia tiene una solución montada, eso no quiere decir que su empresa requiera lo mismo. Sobre los servicios de consultoría para construir el perfil de la organización y la solución que se ajusta, el precio no es problema, hay consultoras para cada segmento de empresas. Desde Azurian hasta PricewaterhouseCoopers, hay una oferta profesional y confiable para asesorarse antes de gastar un peso en una máquina nueva. Con quién y por qué Luego de asesorarse, conocerse y autoevaluarse para saber el rumbo, el monto y la solución TIC que le conviene a su negocio, y si su empresa tiene capacidad para la inversión, el cuándo también está despejado: es ahora. Pero entonces llega el momento de escoger el proveedor que además la implementará, y decidir si además se hará cargo de administrarla. Es decir, llega el momento más crucial, pues es aquí donde usted determina un socio estratégico para su negocio con el cual estará mínimo por 3 años. Además, decidirá el tipo de relación que llevarán. Primero, recuerde que grande o pequeño todo proveedor es un vendedor, así que como en cualquier negocio investigue sus antecedentes y experiencia en los servicios que le ofrece. "Se debe hacer un análisis detenido del proveedor, que debe mostrar una capacidad real de investigación y desarrollo de sus soluciones, lo que le permitirá ofrecer mejoras y extensiones de las soluciones de su portafolio", recomienda Dueñas, de Azurian. Es indispensable que el proveedor tenga experiencia en implementación de soluciones en el sector en que se mueve su empresa, que trabaje en mercados internacionales o cuente con socios que lo hagan para asegurar que su oferta es compatible globalmente, que demuestre experiencia y cumplimiento en implementaciones y consultoría a largo plazo, que cuente con solidez financiera para sostenerse en el mercado. Todos aspectos que le asegurarán que su relación no será flor de un día. "Es importante que el proveedor ofrezca una cobertura lo más amplia posible en toda la cadena de la solución, desde el hardware hasta los servicios de implementación y actualización, pues una arquitectura TIC compuesta por remiendos y varios proveedores no será eficiente ni rentable a mediano plazo siquiera", afirma Brown, de EDS.
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