| 9/28/2007 12:00:00 AM

Juguetes estratégicos

Varias de las más usadas herramientas de colaboración y productividad que utilizan casi todas las empresas del mundo, fueron tachadas de moda pasajera. Hoy les ayudan a ganar o ahorrar dinero.

En el mercado se pueden encontrar buenos y muy completos portafolios que entregan herramientas de colaboración a las empresas.
 
Desde los muy conocidos y apreciados de Microsoft Exchange, que todos de una u otra manera conocemos al menos por Outlook; pasando por Lotus, impulsado por IBM, y que puede ser un poco más sofisticado para el usuario promedio; hasta las soluciones de videoconferencia y de telefonía virtual extendida y sistemas de presencia: los reyes de la convergencia, y las herramientas de colaboración más avanzadas quizá, al permitirle leer sus mensajes de voz y escuchar sus correos electrónicos.

Los desarrolladores de tecnología ofrecen productos de mensajería instantánea corporativa, plataformas de directorio de contactos, calendarios compartidos, muros de anuncios, como herramientas básicas generales; pero llegan más allá y permiten tener almacenamiento centralizado de documentos, bases de datos compartidas, conferencias virtuales y por demanda.

"Las soluciones de herramientas de colaboración que son pagas están diseñadas para solucionar problemas de seguridad como intrusiones y piratería de datos. Pero además están concebidas pensando en que las personas somos información, y que esto requiere ordenar a los participantes de un equipo de trabajo en grupos de interés para que lo que intercambien sea relevante y útil", dice Alejandro Navarro, gerente de producto de Avaya.

El experto habla además de una oferta que incluye conferencias por demanda, que permite establecerlas por comandos de voz desde el teléfono celular, lo cual es muy útil para una persona que está moviéndose continuamente por cuestiones de trabajo,pero necesita coordinar información y tomar decisiones de último minuto con un equipo de trabajo.
 
También existen en el mercado aplicaciones que combinan una interfaz web, a través de la cual una persona puede programar la búsqueda y ubicación de varias personas (4, 8, 20...) y luego programa reuniones de acuerdo a las opciones que dan las personas contactadas; "ahorra tiempo porque el sistema las busca mientras usted sigue trabajando y haciendo otras tareas. Imagínese el tiempo de encontrar y cuadrar diez personas. El sistema lo hace.", explica Navarro, de Avaya.

Este tipo de herramientas trabaja sobre un sistema de presencia, que es a su vez otra herramienta, con la cual usted puede saber desde su computador si la persona que necesita está al teléfono, fuera de la oficina, en conferencia o en reunión, y así entonces decidir la mejor manera para ubicarlo y ponerle una cita o compartirle información urgente.
 
"Estos sistemas de presencia facilitan la búsqueda de una persona donde está conectada, y si yo le escribo un correo a él/ella lo sabrá por su celular, y si no puede leerlo lo podrá consultar llamando a su extensión fija, donde el sistema se lo leerá. Es fabulosa para hacer seguimiento de tareas y para coordinar operaciones", asegura Hernando García, consultor de tecnología de Hewlett Packard Colombia, empresa que coordina sus equipos alrededor del país a través de herramientas de colaboración.

Todas estas maravillas pueden ser posibles gracias a otra herramienta, la telefonía IP, el poder pasar voz a través de redes de datos.
 
"Este desarrollo convergente hace posible los servicios de extensión virtual también, en los que sin importar dónde estén las distintas oficinas de una empresa -separadas por calles o valles- se pueden comunicar por los números tradicionales de extensión como si estuvieran dentro del mismo edificio. Además, para su soporte y administración, no requieren de nadie especializado en plantas telefónicas, lo que baja los costos de comunicaciones entre sedes nacionales o internacionales, y no se requiere mantenimiento de hardware o software, porque el proveedor de servicio lo hace todo", expone Mauricio Prieto, gerente regional de valor agregado de IFX Colombia, una compañía muy conocida por ser la dueña de Tutopia, pero que a través de Latinoamérica se ha expandido prestando servicios de telecomunicaciones corporativas con énfasis en herramientas de colaboración.

Públicas y globales
Hasta ahora hemos hablado de herramientas pagas, de las que echan mano las grandes empresas para poner a colaborar a sus 100, 500 o 1.000 empleados. Pero para empresas de menos empleados, menor presupuesto o poca apertura espiritual a los nuevos mundos tecnológicos, no aplican estos paquetes comerciales. Entonces es cuando entra en el parque el equipo de lo gratis y bueno... aunque no seguro.

Y vemos en el juego a los servicios de mensajería instantánea como messenger de Microsoft, el mensajero de Gmail de Google, el de Yahoo..., las herramientas públicas y gratuitas de colaboración, que usan empresas y personas alrededor de todo el planeta y que hasta las grandes firmas, con sus paquetes de pago corriendo al mismo tiempo, necesitan para trabajar con proveedores y clientes de todo tipo y donde se encuentren.

Estas herramientas públicas son la clave de toda la cadena y la evolución de la colaboración virtual y la mayor productividad como las entendemos hoy, además de que han inspirado a las de pago y empujan el nacimiento de nuevas y mejores alternativas, sin sepultarse unas a otras.

Al repasar un poco las herramientas que tenemos a la mano gratuitas y efectivas, vemos que internet y sus contenidos es una, el correo electrónico otra, la mensajería instantánea otra más y en la actualidad las comunidades virtuales empiezan a serlo también.

Cada una en su momento fue, ha sido y es catalogada como una moda, un juguete pasajero o un elemento inútil. De hecho, el auge del e-mail no fue en las empresas sino en las universidades. Igual con los chats y posteriormente con los messengers, que fueron vistos por algún tiempo como distractores e inútiles juguetes de internet. Incluso los buscadores han sido subvalorados y subexplotados, pero con la nueva visión de Google y su oferta de herramientas como Google Apps, Docs, Calendar y Talk esto va cambiando, y lo público y global toma fuerza vital frente a lo pago y local.

El mismo caso de falta de visión y de subvaloración viven las comunidades y redes sociales como MySpace, Hi5 y la de mayor crecimiento en el país, Facebook.

En el caso de los messengers, de juguetes y piezas de recreo pasaron a ser herramientas de negocio, así lo asevera Navarro, de Avaya y dice que son muy importantes en empresas donde se debe hacer gestión de conocimiento, o empresas distribuidas, es decir, con partes en distintos lugares geográficos, "donde compartir información de una manera sencilla es importante para agilizar las operaciones".
 
Prácticamente no existe en la actualidad una empresa donde no se usen, si se entiende su potencial. La única barrera es la seguridad, pero ante esto solo políticas de buen manejo son la respuesta. "Se difunden campañas para uso racional de las herramientas, todas, ya sea el teléfono, el chat, el correo electrónico o la mensajería instantánea, de esta forma evitamos que información sensible y estratégica pueda ser robada por redes públicas", dice por su parte Astrid González, directora de mercadeo de Hewlett Packard Colombia.

Respecto al impacto financiero de herramientas como la mensajería instantánea, los expertos aseguran que se logran ahorros de entre un 30 y 40% en cuentas telefónicas por su uso, pues "concentrando [las] comunicaciones informales por este medio, frente a llamadas de larga distancia el ahorro es total, además no son soluciones pesadas por lo que no saturan la red. Incluso se pueden realizar llamadas telefónicas a través de la mensajería instantánea, aun videocomunicación si se requiere", asegura Prieto, de IFX.
 
Además, al usar estas herramientas "se libera infraestructura tecnológica en tareas no críticas o estratégicas, para asuntos más críticos del negocio. Se aliviana la carga de trabajo en los servidores de correo y en los transaccionales", argumenta.

Del futuro de herramientas como MySpace o Facebook, que en la actualidad son desconocidas en su potencial y de seguro desaprovechadas para ganar espacios antes de que otros lo hagan, los expertos dicen que a mediano plazo serán importantes para ciertos aspectos comerciales y de mercadeo (pre-lanzamientos y exploración de mercado con prospectos), e incluso para gestión de información con grupos de consumidores o posibles aliados (microsegmentación y seguimiento, por ejemplo).

En tecnología, mediano plazo puede ser solo unas semanas, y las ganancias se obtienen solo si se saben manejar bien las herramientas. Así que adelante, úselas, conózcalas, no las ignore o bloquee, mejor adelántese a su competencia aprovechándolas.
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