| 5/22/2008 12:00:00 AM

Internet a la medida

La autopista de la información puede adaptarse a las necesidades y objetivos de conectividad y productividad de su empresa. Intranet es la solución.

Si bien el desarrollo de internet desde finales de la década de los 60 ha sido exponencial, y su uso ha sido muy promocionado, principalmente gracias a las aplicaciones de cara al cliente externo y a proveedores, su potencial interno es enorme y ha seguido expandiéndose y multiplicándose muy aceleradamente, aunque no con tanto despliegue.

Internet, como herramienta estratégica y de eficiencia interna, se despliega en las intranets que permiten a las organizaciones desarrollar múltiples operaciones y tácticas en torno al mejoramiento de la productividad de la compañía, desarrollando esquemas de teletrabajo, potenciando la fuerza de ventas extendida, disminuyendo los tiempos y los costos de los procesos internos, tales como los de recursos humanos o comunicaciones internas, al implantar esquemas de autogestión del empleado y cruzando las fronteras terrestres, aprovechando la tecnología para comunicar las tácticas organizacionales por este canal.

Una intranet es una red interna que utiliza la tecnología de internet y los formatos web para darles a sus empleados un fácil acceso a la información de toda la compañía, desde carpetas creadas por los propios usuarios hasta librerías con todo tipo de información, incorporadas desde sitios externos. Su propósito es llevar información de misión crítica a los escritorios de los empleados que la necesiten y hacerlo de una manera económica y eficiente, estén dentro o fuera de las instalaciones de la compañía.

"En la práctica, es un mecanismo de comunicación y gestión organizacional que permite a los usuarios de las empresas acceder mediante un navegador (Opera, Firefox, Explorer...) con múltiples funcionalidades a un ambiente de colaboración y eficiencia. Allí es posible ingresar, publicar y administrar, de manera dinámica, efectiva, actualizada y segura, información de diversa índole pertinente a la comunidad que conforma el conglomerado de empleados que laboran en ella", explica Augusto Hernández López, gerente comercial de Soluciones de Negocios, Heinsohn Software House.

En esta red se despliegan contenidos que se consideran 'públicos', a cualquier usuario que acceda a la aplicación web, aún sin registrarse, mientras que restringe el acceso a aquellos contenidos considerados como 'privados' de acuerdo a los distintos perfiles de los usuarios del sistema.

Muchas empresas ya han incorporado intranet en sus sistemas de información como un mecanismo de comunicación, pero su utilidad y posibilidades van más allá de ser tan solo un canal de comunicados o calendarios compartidos.

Más que un pizarrón virtual

Una intranet en forma básica y asociada a grupos de trabajo y sus rutinas, en primera instancia provee piso para aplicaciones de captura, informes y consultas, con el fin de facilitar el trabajo eficiente y productivo de dichos grupos de trabajo. En segunda instancia, es un importante medio de divulgación de información interna a nivel de grupos de trabajo.

"Pero bajo ciertas condiciones de acceso a terceros (proveedores, clientes y otros) y de contenido, intranet puede convertirse en una extranet con condiciones de seguridad y de calidad de administración de la información que no son fáciles de configurar con otras herramientas", comenta Hernández, de Heinsohn.

Por ejemplo, una compañía tiene su información en plataformas ubicadas en servidores centrales, estaciones de trabajo y PC's. Intranet puede hacer que la información de estas tres fuentes sea de fácil acceso y se pueda utilizar en toda la compañía, sin importar el tipo de terminal o computador que el empleado tenga.

En empresas multinacionales y algunas nacionales, donde se ha dado gran impulso al uso de intranet, esta apoya el trabajo en equipo entre personas de diferentes países, al integrar cada vez más a la empresa en torno a una sola política de producción de información y conocimiento y a una forma de hacer las cosas facilitando un entorno operativo más heterogéneo. Además, se reducen los problemas de incompatibilidad de plataformas dentro de la compañía al trabajar en ambientes compartidos.

Estos proyectos, sin embargo, requieren de inversiones, las cuales no son, en ocasiones, necesariamente bajas, sobre todo si intranet se convierte en un portal que tiene integración con otras aplicaciones de la empresa, como las aplicaciones de recursos humanos y nómina, el ERP y el CRM, entre otras, pero esto no es un impedimento para llevar a cabo los proyectos, pues estos, al contrario de ser un gasto, pueden medirse como proyectos de inversión que generan retornos por sí solos, fundamentados en ahorro de tiempos, papel y energía, y en sinergias, entre otros.

"La recomendación que Synapsis hace a sus clientes, es la de emprender el camino hacia los portales intranets abordándolos como proyectos de inversión, con un PyG propio, y con retornos tangibles, de manera que las empresas vean el beneficio de contar con una herramienta de gestión y de comunicación absolutamente orientada al mejoramiento de la productividad, que debe alimentarse, mantenerse, crecer y actualizarse constantemente, pues no basta con poner información en línea, que se desactualizará en 48 horas y que luego no será usada por los empleados. Se recomienda que el proyecto sea afrontado en tres frentes: el tecnológico, el de recursos humanos y el de comunicaciones, pues no es una responsabilidad exclusiva del departamento TI, y esta triada garantizará en gran parte su éxito", expone Sonia Rodríguez, gerente de gestión de personas de Synapsis Colombia.

Usándola al máximo

Los procesos operativos organizacionales son los principales candidatos a formar parte de las aplicaciones intranet, ya que cuentan con mecanismos claros para la realización de cada una de sus actividades. Esto permite agilizar y controlar la ejecución de tareas, mientras se hace posible la identificación de cambios y requerimientos en los flujos de trabajo operativos.

Según investigaciones de las grandes compañías dedicadas a desarrollo de soluciones iIntranet, los procesos que aprovechan mejor sus desarrollos como herramientas productivas son:?

Los procesos de negocio que involucran la producción, distribución y actualización de información tradicionalmente en papel, como directorios de empleados y clientes, boletines y servicios de noticias, manuales de uso y especificaciones, listas de precios, manuales de procedimientos, formas, formatos y plantillas y solicitudes de procesos, entre otros.

 Procesos que requieren consolidar información de diversas fuentes internas (empleados, soluciones ERP, CRM...) y externas (proveedores, auditores, empresas consultoras) para la toma de decisiones.

 Procesos de planeación dentro de la organización que requieren de un alto grado de comunicación y colaboración entre grupos de trabajo, tales como el diseño de nuevos productos, rediseño de procesos y proyectos de ingeniería y programas de innovación.

Sin embargo, los usos de intranet pueden ser tan numerosos como la compañía quiera, la clave para que funcionen exitosamente es que cualquier miembro de la organización encuentre fácilmente lo que busca y que utilizarla sea provechoso para sus actividades. Es por esto que en el mundo se extiende la tendencia a asociar sitios como Google, Yahoo! y hasta redes como LinkedIn y Face-book a las intranets corporativas. Esto se mueve rápido como todo el universo tecnológico, así que manos a la obra.
¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 531

PORTADA

La Bolsa de Valores necesita acciones urgentes

Con menos emisores, bajas rentabilidades y desbandada de personas naturales, la Bolsa busca recuperar su atractivo. Finca raíz, su nueva apuesta. ¿Será suficiente?