| 4/13/2007 12:00:00 AM

Gobierno en línea. El buen ejemplo

A más de un año y medio de lanzarse la primera ventanilla única en el país, multiplica sus beneficios y muestra que los trámites on line sí funcionan. Pero, ¿qué pasa en el resto del Estado?

Este año se cumplen ocho de la promulgación de la Ley de Comercio Electrónico, que fue el arranque inicial de la locomotora que debería mover la implementación de un universo virtual de intercambio de datos y productos entre el sector real, industrial y estatal del país.
 
Desde entonces, quizá el primer ejemplo real y eficiente de gobierno en línea de punta a punta que se ha logrado en un trámite, es la Ventanilla Única de Comercio Exterior (Vuce). Luego de más de año y medio trabajando, y de superar oposición e incomprensión, esta herramienta resume la filosofía de la Agenda de Conectividad.

La Vuce es un logro del entonces Ministerio de Comercio Exterior, no solo contra los trámites, sino contra la corrupción y a favor de la conquista de un estado más eficiente en favor de los colombianos. No es demagogia. Solo hay que ver la historia del proceso para conseguir una licencia de importación antes y después del Vuce, para entender fácilmente que es mucho lo que se puede hacer en transparencia y atención usando documentos electrónicos.

"Vivíamos un caos en varias dependencias y entidades del Estado, producido por la forma en que debía manejarse un solo trámite: la expedición de licencias de importación. 18 entidades, incluyéndonos, tienen que participar en la expedición de todas o algunas licencias, lo que hace unos años implicaba un vía crucis cargando papeles y esperando días hábiles para dar el siguiente paso a quien hacía una solicitud.
 
Era desastroso. Además, al interior de las entidades todo se hacía a mano y en papel, lo que implicaba que entre radicaciones y aprobaciones, solo se podía atender cuatro horas diarias a los solicitantes. Las colas eran inmensas y con ellas los tramitadores.
 
Y entonces la corrupción ganaba espacio, pues la gente harta de la espera y los gastos para sacar una licencia, se convirtió en un buen mercado para los falsificadores. Además de crearse un mercado negro basado en la reventa de formularios", explica Edgar Carrillo, gerente de sistemas del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como se llama actualmente la entidad.

La solución
La problemática que se presentaba en el Ministerio de Comercio no es ajena a muchas entidades públicas, y el vía crucis tampoco es desconocido para los empresarios. La diferencia es que en esa entidad decidieron en 2002 que debían empezar a trabajar en una solución. Y comenzaron por casa, desde adentro.
 
Entonces, dispusieron que por medio de licitación se debía encontrar un desarrollador que les permitiera implementar una solución a su medida para administrar, gestionar y expedir las licencias, abarcando en un principio las operaciones propias del Ministerio.

"Con las disposiciones para poder manejar documentos electrónicos en firma digital, como soportes equivalentes e incluso sustitutos del papel, pensamos en mejorar nuestros procesos internamente. Empezamos por resolver una especie de consultorio de preguntas frecuentes para atender a la gente, que muchas veces debía volver una y otra vez, ya no para un trámite concreto sino para resolver dudas de lo que debía hacer en otras instituciones, o después de haber ido a ellas, quitándonos tiempo y recursos para gestionar y evacuar las solicitudes diarias", comenta Carrillo del Mincomercio.

En el proceso licitatorio, la empresa colombiana Sertisoft se quedó con la oportunidad para desarrollar lo que buscaba la entidad. "Desde hace varios años, como desde 1999, habíamos entendido que el futuro estaba en los documentos electrónicos. Es decir, no en la digitalización de documentos y su almacenamiento como imágenes o comprimidos, no.
 
Desde que nacimos, tuvimos la idea de que el papel podía suprimirse de muchos procesos. El documento electrónico tiene tanto valor y es tan maleable como uno en papel, solo que es más seguro y además viaja por la red, lo que ahorra costos de envío y mensajería", asegura Luis Fernando Ancines, gerente general de Sertisoft.
 
"Vimos en la propuesta de esta empresa un gran avance en formato XML, que es más fácil de manejar para conseguir la interactividad que imaginábamos en una aplicación, además de que es más fácil de implementar y menos costoso que formatos como EDI, con el que se venía impulsando la idea de comercio y gobierno electrónico", complementa Carrillo.

Las entidades que pueden participar en un proceso de expedición de licencias para importar (dependiendo del producto, pueden ser todas o no) son los ministerios de Comercio, Industria y Turismo, Minas y Energía, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Transporte, Protección Social, Relaciones Exteriores, Agricultura, Defensa y Cultura; las Superintendencias de Industria y Comercio y de Vigilancia y Seguridad Privada; Incoder, ICA, Ingeominas, Invima, Indumil, Dirección Nacional de Estupefacientes y el Fondo Nacional de Estupefacientes.

Como se ve, un universo burocrático bastante marañoso. Pero que con la Vuce, desarrollada por Sertisoft y el Mincomercio, se llegó a simplificar al punto de que hoy todas estas entidades, incluyendo la DIAN para la verificación final, están conectadas y cada paso para aprobar o no una licencia se hace a través de la red.
 
"Luego de implementar el sistema de respuesta a preguntas frecuentes, fuimos un poco más allá y pensamos que podíamos desarrollar una plataforma de gestión que nos permitiera hacer todo el proceso, desde la recolección de datos de los solicitantes, hasta el pago de cada revisión por entidad, a través de ella", dice Carrillo, y enfatiza que luego de mucho trabajo y ardua gestión, que incluyó convencer a muchas entidades de que podía hacerse, y a la ACH de que el Estado sí paga, o mejor, que los ciudadanos sí lo hacen.

La ACH Colombia es una Cámara de Compensación Automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras, permitiendo a sus clientes una forma segura, eficiente y económica de hacer pagos y a las empresas de lograr recaudos con oportunidad.
 
"La ACH no quería dejarnos conectar a su sistema, pues en un principio, cuando los responsables de Agenda de Conectividad estaban haciendo sus gestiones para lograr por su lado un acuerdo para diferentes entidades estatales, se transmitió la idea de que se quería gratis. A nosotros nos tocó aclarar que se pagaría comisión.
 
Finalmente los convencimos, pero nos tocó acudir, por intermedio del ministro de comercio de ese momento, Jorge E. Botero, a la Asobancaria, para que de allí respaldaran el acuerdo. Logramos todo y nos conectamos", relata Carrillo.

Finalmente se había logrado juntar todas la piezas. Un desarrollador colombiano, Sertisoft, había demostrado la capacidad para mantenerlas trabajando unidas, y en el gobierno se daban los pasos correctos para que todo marchara bien en beneficio de la gente: en 2004 se decretó la unificación de proceso para todas las entidades involucradas en la expedición de licencias. La última tuerca estaba apretada.

Sin embargo, faltaba quizá la clave para que todo funcionara en realidad: que los importadores la usaran. "Ese fue también un trabajo arduo, nos enfrentamos a una oposición muy grande. Culturalmente la gente ya estaba acostumbrada al desorden. Y la corrupción había dado sus respuestas, así que había intereses creados que necesitaban el caos para sobrevivir.
 
Incluso, ya había cultura de sobornos a funcionarios para agilizar los trámites. Así que los procesos centralizados y ordenados electrónicamente, molestaron y estorbaron a muchas personas. Había oposición interna y externa", asevera Carrillo.
 
El orden se hizo luego de varios meses de guía y educación a los usuarios, y hoy los más de 7.000 solicitantes de licencias han asimilado ya el proceso electrónico y han entendido que se acabaron la colas y los pagos en efectivo ventanilla tras ventanilla. "El sistema permite almacenar de forma archivística toda la información que se recoge de cada usuario. Esto es visto por los funcionarios encargados en todas la entidades conectadas, incluso los bancos, que sin importar de qué cuenta-entidad viene un pago por una licencia solicitada, lo aceptan.
 
Para el ciudadano todo es simple y transparente, además de que se demora menos de una semana en conseguir una licencia. El éxito de la Vuce consiste en que se acordó que nada, ningún paso, se realiza en papel. Todo es electrónico", dice por su parte Luis Fernando Ancines, de Sertisoft.
 
"Esto es posible ya que no manejamos solo imágenes o una página, sino que manejamos documentos en toda su extensión como herramienta legal. La firma electrónica, que cada solicitante debe comprar a Certicámara, y las leyes que respaldan los documentos electrónicos nos permiten esto", concluye Ancines.

La Vuce en todo su proceso muestra las bondades que guarda el gobierno electrónico y la unificación de procesos, pero también los obstáculos que pueden encontrarse en el camino y que solo una política unificada, guiada por expertos técnicos, no solo jurídicos, puede vencer. La pregunta es: ¿por qué, con la evidencia de lo positivo que resulta la implementación rápida de soluciones tecnológicas al interior del Estado, aún, el buen ejemplo no cunde y la mayoría de los proyectos de gobierno en línea no se ven? Ese es tema de un próximo artículo.

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