| 6/22/2007 12:00:00 AM

Espaldarazo a la factura electrónica

El gobierno expidió por fin el decreto que reglamenta la aplicación de la facturación electrónica, un gran paso para la transparencia tributaria pero sobre todo parael e-commerce.

En la era digital son cada vez más los procesos empresariales que pasan del papel al mundo de los unos y los ceros en un computador, que viajan por internet y que se desligan del control humano, quedando bajo la automatización informática. Esta vez el turno es para las facturas. Hace tres semanas el Ministerio de Hacienda expidió el decreto que reglamenta el uso de la facturación electrónica, una decisión esperada desde 1995 cuando empezó a abrirse el camino para este tipo de herramientas, pero que aún necesitaba de la maduración de los sistemas informáticos del gobierno, la Dian principalmente, y de las mismas empresas del país.

La facturación electrónica ya es una herramienta clave en países como Chile, México y España tanto para lograr transparencia en los procesos de tributación de las empresas, como en la reducción de costos de una acción tan básica y plana como la facturación de un negocio. Tan solo en el país ibérico, la Asociación de Fabricantes y Distribuidores (Aecoc) afirma que después de cuatro años desde que la e-factura (como se denomina allá) entró a su país, ya son más de 5.000 las empresas que han apostado por ella; y expone que tan solo para una industria como las compañías de alimentación, ha significado un ahorro de unos 100 millones de euros anuales, pues aporta ventajas de eficiencia administrativa y seguridad.

En Colombia, según cifras de Certicámaras, los costos de una factura son de $21.000 en promedio cubriendo toda su cadena de vida, y se estima que la reducción para el emisor está en el 30%, mientras que para el receptor oscila entre un 60% y 100% de acuerdo a la profundidad que alcance la herramienta.

Para Colombia, el tema es primordial y de gran relevancia para el desarrollo de los canales transaccionales electrónicos en nuestro país, es decir para estimular el crecimiento del comercio electrónico (e-commerce), y como lo dice el viceministro de Desarrollo Empresarial, Sergio Díaz-Granados, "contribuye a la competitividad de la nación frente a los procesos de modernización del Estado, al disminuir los costos de la transacción que se presentan con la factura de papel". La meta del gobierno es que para el año 2010, se pueda alcanzar un total de 5.000 empresas beneficiarias de la factura electrónica.

Para el gobierno, la factura electrónica es parte de los objetivos de la Agenda de Conectividad, y por ello han estado muy pendientes de su implementación. De hecho, un gran ejemplo de la desmaterialización de esta clase de documentos se encuentra en las licencias de importación y de exportación, que se tramitan y se entregan electrónicamente.

Además de la reducción de costos, la factura electrónica permite la creación de servicios como el enlace del proceso de compra y adquisición de una factura hasta los sistemas de quejas y reclamos, pago automático en distintos bancos, rebajas por cierto volumen de transacciones en un periodo de tiempo, entre otras posibilidades de fidelización.

Sobre el decreto

El Decreto 1929 establece que la factura digital es un documento equivalente a la factura física en papel que soporta transacciones de bienes y/o servicios y que para efectos fiscales su expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, debe hacerse en un formato electrónico de conservación y la tecnología de información autorizados. "La factura electrónica sólo se podrá utilizar cuando el receptor la haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto, deberá suscribirse, de manera independiente, un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, quienes intervienen en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica y los procedimientos", señala el Decreto.

El documento tiene otra recomendación importante: "Para el control de emisión de la factura electrónica, el obligado a facturar que opte por utilizarla deberá informar las distintas situaciones relacionadas con el uso de la misma, tales como: inicio de operaciones bajo esta modalidad, agotamiento de numeración, contingencias, cese de esta forma de facturación, en los términos que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales", lo que implica que aún esperamos los términos que la Dian disponga para expedir las autorizaciones, tanto para las empresas que quieran usar la factura electrónica como para las desarrolladoras de software que quieran poner sus soluciones en el mercado. "El modelo chileno es una buena guía de lo que se puede hacer en el montaje de una reglas para el nuevo mercado que se abre alrededor de la facturación electrónica y sus requirimientos, tanto legales como tecnológicos", dice Marcela Bello, directora de Certicámara.

"En Chile se ha logrado captar un universo de más de dos millones de documentos tributarios mensuales a través de la facturación electrónica. Tanto las grandes empresas, como las pymes han logrado en un lapso de dos años integrarse al sistema que impulsa el SII (Sistema de Impuestos Internos) de Chile", afirma Robin Barquin, gerente general de Synapsis Colombia. ?

Facturando ando

El uso de la factura electrónica no es una obligación, porque si bien existen aplicaciones y compañías de software para la facturación electrónica, tendrá que ser la Dian la que reconozca la validez y seguridad de sus soluciones para la facturación y la emisión de facturas a través de internet. La Dian espera tener esto establecido antes de 12 meses.

Y así como para poder expedir la factura digital se requiere un acuerdo entre las partes, para el uso masivo del mecanismo y la transparencia del proceso, quien la expida tendrá que conseguir una autorización en la Dian, luego de demostrar el cumplimiento de los requisitos asociados a la factura electrónica.

Sin embargo, y para ir adelantando procesos, cada empresa debe tener firmas digitales autorizadas, cuya certificación la hace en este momento Certicámara; y luego contar con una certificación digital para "garantizar la identidad inequívoca de quien usa un certificado y expide facturas electrónicas y su contenido", explica Marcela Bello. Se requiere un certificado por cada firma digital que usted quiera tener en su empresa, y de solo un certificado para toda la facturación que usted vaya a expedir.

Se espera que en el mediano plazo los primeros en acoger la facturación digital a gran escala sean las empresas de servicios públicos domiciliarios y de telefonía celular, televisión por suscripción, y luego vendrían empresas con gran número de proveedores como las grandes superficies.

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