| 6/12/2009 12:00:00 AM

Encuentros cercanos

Gracias a sistemas de alta definición, la tele-presencia permite tener reuniones en el mismo cuarto con personas en otras ciudades.

Los viajes de trabajo se han constituido en un 'mal necesario' para aquellas empresas con operaciones en varios mercados. Si bien representan un alto costo por concepto de tiquetes y hoteles, también son la forma preferida para estar en contacto con los clientes e integrar a los colaboradores de sus oficinas en otras ciudades.

Ante la actual desaceleración económica, las organizaciones han comenzado a buscar cómo reducir este gasto y, a la vez, conservar sus niveles de servicio e interacción. Una alternativa es la tele-presencia.

La idea de la tele-presencia es crear la ilusión de reuniones 'cara a cara', mediante imágenes en alta definición que se transmiten a través de la red. "Lo que hacemos es simular una realidad virtual en la cual la persona esté en la pantalla con una gran calidad de audio y video", dice Pierre Rodríguez, director de operaciones y marketing de Polycom para América Latina.

No importa si las personas están en el mismo edificio, en otra ciudad o en otro país, esta tecnología les brinda las mismas posibilidades de interactuar y compartir recursos de forma inmediata. Esta solución está diseñada para que todos los asistentes sientan que comparten el mismo salón; así, la interacción es tan real y natural como una reunión en persona.

A diferencia de las videoconferencias tradicionales, que simplemente 'proyectan' imágenes en cualquier lugar, la tele-presencia requiere de conexiones de internet de banda ancha, cámaras y televisores de alta definición (como LCD), equipos de audio que entreguen sonidos libres de distorsiones e incluso mesas en media luna. Además, los fabricantes de esta tecnología recomiendan contar con la asesoría de expertos que tengan en cuenta las claves y los requisitos para contar con una verdadera solución de tele-presencia (ver recuadro).

"Es fundamental la colaboración y el uso de herramientas que estimulen la interacción. Todos los participantes se deben sentir incluidos en la reunión y tener la posibilidad de compartir sus experiencias en cualquier momento", comenta José Berruecos, gerente general de Cisco para Centroamérica y norte de Suramérica.

Ahorro y productividad

Las posibilidades de ahorro que brindan las soluciones de tele-presencia son tan altas que, de acuerdo con la analista Gartner, reemplazarán unos 2,1 millones de tiquetes de avión este año, lo que significa un ahorro cercano a US$3.500 millones en transporte y servicios de hotelería.

Pero, más allá del aspecto monetario, la reducción en viajes también representa menor pérdida de tiempo en traslados y un aumento en la productividad de los colaboradores. "Una persona que antes debía viajar entre Bogotá y Medellín, ahora tendrá el día entero para trabajar en su oficina, para producir, asistir a juntas o visitar clientes", comenta Pierre Rodríguez, de Polycom.

La tecnología también ayuda a que las reuniones sean más ordenadas y a que las personas permanezcan más enfocadas en los temas de discusión. Según José Berruecos, de Cisco, las soluciones de tele-presencia ayudan a distribuir mejor el tiempo e impiden que las juntas sean 'eternas y maratónicas'. "Los colaboradores participan más activamente y evitan retirarse de las reuniones, pues sienten que su presencia es más necesaria", dice.

En la actualidad, las organizaciones que mayor provecho le sacan a esta tecnología son multinacionales con oficinas distribuidas en varias partes del mundo y que pueden asumir el costo de implementación, el cual depende de la complejidad del proyecto (comienza en unos US$40.000). Por ejemplo, el BBVA implementó una solución de tele-presencia para integrar a todas sus sucursales en América Latina con su casa matriz en España, de forma tan simple como oprimir un botón en la sala de juntas.

Ahora bien, la tele-presencia no es la respuesta para cada circunstancia y siempre habrá razones para realizar encuentros cara a cara. "Las compañías deberían poner de lado los prejuicios y los malos recuerdos de los servicios de videoconferencia e investigar seriamente estas nuevas tecnologías", concluye Steve Prentice, analista de Gartner.


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