| 4/3/2009 12:00:00 AM

Crisis controlada

Los programas informáticos de gestión empresarial permiten afrontar el duro momento económico de forma eficiente y sin perder productividad en la organización.

El país está en medio de una desaceleración económica que afecta por igual a empresas de todos los sectores que comienzan a buscar estrategias para administrar de forma más eficiente sus recursos y controlar mejor los gastos asociados a cada actividad. Por eso, como nunca, comienza a ser prioritaria la integración de herramientas informáticas que simplifiquen y aceleren estas labores.

En este sentido, existen aplicaciones de software que ayudan a las compañías a recopilar en tiempo real toda la información de estado de cada departamento, con lo cual generan reportes que ayudan a crear estrategias adecuadas y a desarrollar nuevos procesos internos, más eficientes y rápidos. Entre estas sobresalen los software de planeación financiera (ERP, por su sigla en inglés).

A grandes rasgos, los ERP son sistemas que se encargan de guardar y organizar toda la información que produce una empresa y compartirla con quienes la necesiten. Por ejemplo, permiten que los vendedores creen paquetes de productos 'a la medida' de sus clientes, al conocer en tiempo real los tiempos de entrega, los descuentos de los artículos, las cantidades en bodega e, incluso, la producción esperada.

Para Sandra Rubio, vicepresidente comercial de Heinsohn, las soluciones de ERP permiten ampliar la base de clientes, generar rápidamente cuentas por cobrar, anticiparse a las necesidades del cliente y hacer seguimiento de los niveles de inventario y movimientos de existencias, entre otras funciones.

Según Oracle Colombia, estos sistemas modulares incluyen herramientas para manufactura, logística, distribución, inventario, envío, cobro, recursos humanos, clientes y facturación. "Al alinear la información y los recursos adecuados a los objetivos estratégicos, las empresas obtienen un mejor conocimiento de sus negocios y ayudan a alcanzar un desempeño de primer nivel", dice un vocero de la empresa.

Los ERP también realizan inteligencia de negocios al generar reportes completos de la actividad. Esta información ayuda a controlar y mejorar los procesos del negocio y a determinar la integración entre todas las áreas.

Para Fernando Rubio, director administrativo de SAP para América Latina, en este momento las soluciones de ERP toman gran relevancia, pues permiten gestionar mejor los riesgos y actualizar los procesos empresariales de forma dinámica. "Ya no se discute si la tecnología es necesaria para una compañía, pues se da por hecho que quien está mejor preparado es quien aprovecha las oportunidades", comenta.


Conociendo al cliente

También existen otros programas de gestión que impulsan la productividad al realizar tareas muy puntuales que se ajustan a las necesidades de cada compañía. Entre estos programas sobresalen los de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por su sigla en inglés), de automatización de procesos y de análisis de portafolios.

Carlos Flórez, gerente general de Netsac, comenta que estas aplicaciones informáticas tienen el objetivo común de mejorar la visibilidad y la oportunidad de la información en cada uno de los procesos y convertir a los empleados en verdaderos colaboradores organizacionales. "Estas aplicaciones permiten mejorar la comunicación y la integración de información entre diferentes sistemas de información".

De hecho, los CRM se encargan de organizar las bases de datos de los clientes para encontrar más oportunidades y prestar un servicio adecuado a las expectativas de estos, al conocer sus preferencias y necesidades.

Según Jorge Andrés Osorio, gerente de Aranda Software, hasta hace poco tiempo estas eran tareas manuales que hacía cada vendedor. "Ahora es más eficiente, disminuye costos y, lo más importante, deja que los empleados agreguen valor al proceso. La empresa también se asegura de que el aprendizaje y crecimiento se mantengan", dice.

También hay aplicaciones que optimizan los procesos de facturación, al tiempo que reducen tiempos de digitación, brindan seguridad en las transacciones digitales e incrementan la velocidad en la entrega de mercancías. "Al incorporar medios electrónicos a este proceso, se prescinde de engorrosos procesos manuales y la empresa se beneficia de las ventajas propias de la transmisión y almacenamiento electrónico de las facturas, como la eliminación del papel y la reducción de tiempos en la gestión de cartera", dice un representante de Azurian.

Las herramientas de análisis de portafolios permiten simular escenarios para nuevos productos a partir de datos del mercado y de la actividad de la compañía, con lo cual los directivos analizan las oportunidades de negocio y se adelantan a sus competidores.

Por su parte, los sistemas de automatización de procesos determinan inconvenientes en la producción, al simular la operación 'en frío'. "Esto significa reducción de costos de soporte técnico y de costo total de propiedad del sistema, pues los defectos latentes se convierten en incidentes a largo plazo que aumentan el costo del área de TI", dice Marco Bassi, Ceo de HDI de Brasil.

Así pues, en tiempos de crisis lo mejor es estar preparado y dotar a la compañía con herramientas adecuadas para evitar que la productividad se vea afectada.

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