| 8/3/2007 12:00:00 AM

Almacenamiento: Porqué, cómo y dónde

El e-mail cerrado, la red caída o un computador atascado el día de inventario, es molesto, caro y se ve mal frente a los clientes y proveedores. Ábrase espacio y gane en seguridad y productividad.

Así como en algún momento sus archivos de documentos en papel ocuparon cuartos e incluso pisos enteros de su empresa, hoy la información digital de seguro está agotando el espacio en los pc de su compañía, además de ahogar los servidores y ralentizar la red.

Por lo general, sus encargados de sistemas o el técnico externo vienen en su auxilio y todo vuelve aparentemente a la normalidad, pero solo por un tiempo, porque seguro unas semanas después, de nuevo el correo se caerá, y preciso el día de inventario, o en un puente festivo en el que debía estar conectado. No, no es que sus ingenieros lo hagan mal, quizá es que la forma en que se maneja la información en su empresa y sobre todo, cómo y dónde la guarda, es el por qué principal de sus problemas.

La información en su empresa aumenta todos los días: sume la información interna generada por su equipo de trabajo en operaciones, finanzas, cuentas, mercadeo... más la de todos los grupos internos con sus proveedores, clientes y aliados, multiplíquela por dos o tres, de acuerdo a la cantidad de gente que la comparte, agréguele la información que implica tener aplicaciones corriendo en sus pc y las de los servidores.
 
Adicione la información no deseada o no esperada de terceros. Añada los archivos no organizacionales que cada uno de los trabajadores guarda y crece por su cuenta desde distintas fuentes (música, videos, correos personales). Todo esto a diario, así que a todo lo anterior debe incorporar lo que tras una semana es ya histórico. Esa fórmula en crecimiento puede ser la raíz de sus problemas, y la semilla de otros peores: ¿cuánto pierde si se dañan las bases de datos de clientes y cuentas, ¿cuánto más si pierde la información crítica de operaciones?...

"Los riesgos para la información se han convertido en riesgos para los negocios, ya que la pérdida o inactividad de los datos puede significar pérdidas por millones de dólares en utilidades", afirma Rick Steffens, vicepresidente y gerente general de redes de área de almacenamiento de la división StorageWorks de HP. Otro por qué: "Es necesario responder a necesidades estratégicas para el crecimiento de todo negocio como consolidación y simplificación de información, gestión de aplicaciones para evitar desperdicios e inversiones innecesarias en TI, facilitar la integración de sistemas heterogéneos, evitar islas de información", explica Andrea Cubillos, gerente de ventas de Hitachi para el norte de Latinoamérica.

Así que la forma en que usted almacena su información es en gran medida lo que determina la fortaleza y la agilidad de su organización, además de cuál será el retorno de su inversión en TI y la productividad agregada de sus operaciones conectadas. No importa el tamaño, su empresa requiere tener la cabeza ordenada para pensar con acierto y no sufrir de amnesia nunca.

Dónde
Empezando de pequeño a grande, desde la pc, el portátil y la PDA hasta el servidor, toda su información debe fluir a un solo punto. El dónde se refiere a ese punto central, que puede estar dentro de su empresa o fuera. Fuera sería en un Data Center externo y se conoce como Colocation, pero eso ya es otro tema, por ahora nos concentraremos en dónde, dentro de su empresa.

Usted ya debe tener un par de servidores o más, de acuerdo al tamaño de su negocio. Así que lo importante es dónde los ubica y de qué forma los está usando, y cómo empezar a crear su propio Data Center con lo que tiene y un poco más.

"Se tienen alternativas estándar, no de tamaños gigantes pero con alta calidad. Lo que se hace es implementaciones entre servidores redundantes por la red. Lo hemos logrado en proyectos para el sector educativo. Un buen ejemplo es el centro médico Imbanaco en Cali, donde nos concentramos en fortalecer su servidor en internet, pues quería dar resultados a través de ella, así que la información requería ser almacenada con alta seguridad, pero además rápidamente y con alta disponibilidad", explica Sergio Uribe, consultor técnico para data center y sistemas inteligentes para Latinoamérica de Systimax.

En este caso y por lo que se pudo indagar, lo que se hizo fue consolidar la información en una máquina, un servidor central, replicando información en otra para seguridad, teniendo equipo de origen y uno de respaldo central general, a alta velocidad de entrada y salida por la red. Se invirtió en switches, en cableado, refrigeración de las máquinas, una sala única para los equipos, aplicaciones y asesoría para la implementación. Pero se ha ahorrado en costos operativos de atención al cliente, desperdicio de citas por falta de documentación médica, imagen frente al cliente (intangible de alto valor) y se ha mejorado la atención al tener información completa en el momento de las consultas.

Tal tipo de implementaciones también las han hecho empresas del sector real, no solo servicio o financiero, como Cadbury Adams, que a pesar de cambiar oficinas, decidieron no tercerizar el manejo de su información y requirieron de un data center, 'uno mediano', para información crítica de fórmulas, productos y procesos.

El ritmo con que crece su información, frente a la capacidad de su infraestructura, es una variable para medir el acierto de su inversión en un data center. Al almacenar correctamente su información, usted reduce los costos en seguridad y gestión de información para toda la infraestructura, además de poder contar con una base fácilmente escalable, de acuerdo al crecimiento de su negocio y sin traumatismos para su operación, protegiendo lo fundamental: la continuidad del negocio.

Cómo
Existen empresas como Systimax, Hitachi, IBM, Getronics y otras, que asesoran en la construcción de redes, switches, cajas y aplicaciones para poder tener los distintos módulos de almacenamiento, respondiendo por la actualidad de las necesidades de almacenamiento y las perspectivas de crecimiento de la información. Algunas como Hitachi ofrecen las consultorías de diagnóstico y plan sin costo.

Sea cual sea, en el levantamiento e implementación de un data center para su empresa (pyme o mediana) se siguen tres etapas bajo un esquema que se conoce como ILM: administración del almacenamiento por nivel, que organiza la información de tal forma que se asignen mayores recursos a tareas más críticas, y a tareas e información de menor 'importancia', soluciones menos costosas. "El cliente entiende que toda su información no es igual a pesar de que toda ella crece. Entonces, es importante la evaluación de costos de su administración y qué recursos está destinando a qué labor", dice Jesús Ramírez de IBM.

Las etapas en ILM parten desde la infraestructura, que ya ha sido creada, y buscan maximizar su utilidad y organizar la información de acuerdo a criterios de criticidad y uso.

En la primera, conocida como 'simplificación de infraestructura', se estudia el universo de máquinas de cómputo (grandes y pequeñas), se determina su uso y forma de trabajo y se busca ordenar el cerebro de la empresa con lo que se tiene, maximizar las unidades de almacenamiento preexistentes y conseguir su centralización. Sobre esta base se determinan las necesidades de respaldo (en cinta y/o disco) de la información y se estructura el plan de montaje del data center.

Posteriormente, se llega a 'aseguramiento de la continuidad del negocio', que tiene que ver con ofrecer a la empresa su operación 24x7, y en este aspecto "brindan soluciones, tanto de réplicas locales, como de réplicas remotas de la información que permitan tener sitios en los cuales pueda levantar sus datos a nivel de almacenamiento e implica todo lo relacionado con el concepto de recuperación de desastres", asegura Juan Manuel Soto de IBM.

Por último, está la gerencia del ciclo de vida de la información, la que le da el nombre al proceso (ILM), donde se busca específicamente organizar diferentes tipos de información que están esparcidas de manera desordenada entre distintos o entre un mismo sistema de almacenamiento.
 
"Existe información que es histórica y que las empresas no consultan durante un periodo de tiempo, la cual se encuentra muchas veces alojada en discos de producción de alta velocidad. Por lo tanto se está perdiendo la capacidad efectiva de almacenamiento que podría utilizar una máquina de gran capacidad, mientras en otra menos robusta tiene aplicaciones críticas, por ejemplo", explica Ramírez de IBM.

En resumen, este no es un tema que atañe solo al área tecnológica sino a las áreas financiera y de planeación, que deben analizar los riesgos del negocio, y la forma de encarar contingencias. La decisión está en escoger sistemas simples de back up, o sistemas complejos de réplica externa y almacenamiento remoto. Como sea, empiece por ordenar su cabeza para que todo el cuerpo de su empresa se vea más fuerte.
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