| 8/21/2009 12:00:00 AM

Ajustando el cinturón

Reducir los costos de las compañías y cuidar el medio ambiente son los principales factores que contemplan los fabricantes de impresoras para crear herramientas que generen relaciones de largo plazo con sus clientes.

La impresión se ha convertido en uno de los gastos que impactan de forma más fuerte los resultados de las empresas. Según CAP Ventures y Gartner, las organizaciones invierten entre 1% y 3% de sus ingresos totales en este tipo de soluciones. "En promedio, los empleados imprimen 12.000 páginas por año, lo que representa entre US$300 y US$500 en costos de tinta por empleado. Esta cifra sube hasta US$1.000 en industrias de alta producción de documentos", dicen las firmas de análisis.

A esto se suma el tiempo que utilizan las áreas de tecnología para administrar y dar soporte a estos dispositivos. Según la empresa Printelligent, el 50% de los requerimientos técnicos que reciben los departamentos de tecnologías de la información (TI) están relacionados con la impresión de documentos. Tan solo cambiar el cartucho de tinta en una máquina empresarial (conocido como toner) toma en promedio 23 minutos.

Tristemente, este gasto no parece que vaya a cambiar en el futuro, si tenemos en cuenta que el volumen de hojas que imprimen las organizaciones ha crecido constantemente entre 10% y 15% anuales, desde 1995. "En la medida en que los empleados acceden a más información, crece la cantidad de páginas que creen que deben imprimir", dice Julio Tuñón, director de marketing de soluciones para América Latina de Lexmark.

Como una forma de afrontar esta situación, los fabricantes han creado sistemas para gestionar contenidos empresariales que centralizan la operación de los equipos a través de internet o redes internas. Esto ayuda a conocer la situación de cada máquina para brindar soporte oportuno, al tiempo que integran aplicaciones que evitan el desperdicio y comprometen a los empleados con el ahorro de papel y tinta.

Según Tuñón, las compañías se acostumbraron a utilizar impresoras para todas sus actividades, al punto que el 67% no sabe qué imprime ni para cuáles procesos. Más preocupante aún: una de cada cinco páginas impresas se tira a la caneca sin ser leída. "Esta tecnología permite que los documentos se impriman en la máquina más cercana al usuario y únicamente cuando esté frente a ella, pues debe autorizarla al pasar su carnet de la empresa por un lector especial. Así se reduce el número de páginas que nunca son reclamadas".

Los sistemas de gestión también entregan privilegios diferentes a cada usuario. Así, por ejemplo, solo quienes realmente lo necesiten pueden imprimir contenidos de sitios de internet o sacar copias a color, mientras el resto de los colaboradores solo podrá sacar copias para funciones propias de sus trabajos.

Justamente, Juan Carlos Armendaris, gerente general de Xerox de Colombia, destaca que una clave de los sistemas de gestión documental radica en su facilidad para pasar documentos físicos al mundo digital y viceversa. "Un sistema de gestión documental con una interfase fácil de usar, segura y basada en la web ofrece a los empleados acceso instantáneo a la información que necesitan, desde cualquier lugar del mundo, con lo cual eliminan la necesidad de imprimirla".

Estas tecnologías de administración también generan reportes de uso, gracias a los cuales los departamentos de TI pueden crear políticas de uso y mecanismos para modificar las conductas de impresión. "Si un usuario suele imprimir sus mensajes de correo electrónico para tenerlos como respaldo físico, el área de tecnología puede diseñar una función que almacene copias digitales en sus servidores y así la persona no tendrá que imprimirlos", dice Tuñón.

Lo verde cuenta

Los fabricantes también han hallado funciones en las tecnologías 'verdes', que se traducen en reducciones de costos y beneficios para los usuarios. Estas tienen como característica principal su foco en el cuidado por el medio ambiente y en la reducción en el uso de recursos no renovables.

"Es cada vez más común el uso de tecnologías que requieren menor consumo de energía, ahorran papel al imprimir automáticamente por los dos lados de la hoja, y utilizan consumibles de larga duración que ofrecen menores precios de impresión por pagina", comenta Leonardo Valencia, gerente de impresión para empresas de Hewlett-Packard (HP).

Los nuevos equipos de impresión incluyen características que reducen drásticamente el consumo energético. Entre las más comunes: se apagan automáticamente después de cierto tiempo de inactividad, utilizan componentes que no necesitan calentarse previamente y calculan la cantidad de hojas antes de comenzar un trabajo para utilizar únicamente la electricidad que necesita.

Según Carolina Vásquez, gerente de marketing y ventas para Colombia de Canon, cada día toma mayor importancia la centralización de los procesos de impresión, copiado, digitalización y fax en un solo equipo multifuncional. Estos dispositivos ofrecen ahorros significativos en electricidad, pues requieren un solo consumo para todas sus funciones, al tiempo que satisfacen las necesidades de los usuarios de forma económica y rápida.

Valencia, de HP, agrega que el mercado busca este tipo de máquinas porque suple sus necesidades con mayor calidad y servicio. "Las características que busca una empresa antes de adquirir un multifuncional dependen de la cantidad de usuarios que piensan usar el equipo, de las necesidades de impresión a color y de la funcionalidad requerida", dice.

Ahora bien, a pesar de los grandes ahorros que podrían traer a las compañías, estas nuevas tecnologías deben estar acompañadas por un cambio en la mentalidad de los usuarios y una revisión cuidadosa de los procesos internos de las compañías. Solo si la gente comprende el impacto que tiene una impresión innecesaria podrá autorregularse y utilizará los recursos solo cuando son necesarios.

¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 531

PORTADA

La Bolsa de Valores necesita acciones urgentes

Con menos emisores, bajas rentabilidades y desbandada de personas naturales, la Bolsa busca recuperar su atractivo. Finca raíz, su nueva apuesta. ¿Será suficiente?