| 10/1/1993 12:00:00 AM

Ya casi empiezo

En Estados Unidos se le llama procastinar. Aquí se llama dilatar. Es cuando usted está lleno de trabajo, pero es incapaz de empezar.

Eduardo y Juan trabajan juntos en una agencia de publicidad en Cali.

Ambos trabajan mucho algunas veces hasta 10 horas al día o más para terminar una tarea a tiempo. Al final del día, cuando Eduardo sale de la oficina, su maletín está lleno de trabajo que debe hacer en casa. Juan se va para su casa a disfrutar de su familia. El mismo trabajo, la misma oficina, las mismas horas. ¿Por qué algunos tienen que trabajar horas extras para hacer lo mismo que otros hacen en la oficina? Ambos son hombres de éxito y eficaces pero Juan es tanto eficaz como eficiente.

Peter Drucker, el consultar en administración, define la efectividad como el hacer la labor apropiada saber qué hacer y cuándo hacerlo para una mejor inversión del tiempo y un óptimo rendimiento. Define la eficiencia como el hacer lo correcto en la forma correcta. La combinación de ambas hace que el empleado sea más valioso.

Muchos empleados y especialmente los administradores pierden el tiempo, no debido a interrupciones externas sino por malos hábitos, tales como dilación, perfeccionismo y un estilo ineficiente. Quedan atrapados en el ciclo de hacer las cosas como siempre las han hecho. La solución está en reconsiderar su estilo y deshacerse de los hábitos improductivos que lo están entorpeciendo.

La gente posterga su trabajo por muchas razones: no les gusta lo que tienen que hacer, o no saben por dónde empezar o se preocupan de que no lo harán bien. Otros disfrutan del placer de terminar algo a última hora y dicen que los hace trabajar mejor. Sólo son capaces de trabajar bajo presión.

He aquí algunas de las razones más comunes de la dilación y sugerencias para volverse más eficiente.



PROBLEMA: UNA TAREA ABURRIDA O DESAGRADABLE.



Solución N° 1: delegar. Si realmente no quiere hacerlo y tiene la autoridad, encargue a alguien el proyecto o de parte de éste, o consiga quién lo haga. Pídale a un compañero de trabajo a cambio de algo que él no quiere hacer. Solución N° 2: regálese un premio al terminar la tarea cómprese algo que ha venido aplazando o dese el gusto de una comida especial con un amigo.



PROBLEMA: LA TAREA ES DIFÍCIL Y ABRUMADORA.



Solución N° 1: divida el proyecto en partes manejables. Es más fácil de terminar si se establecen pequeños objetivos y se piensa en terminar proyectos pequeños en lugar de uno grande. También puede asignar a otros compañeros las partes que a usted no le gusten; ellos le ayudarán a terminar a tiempo. Solución N° 2: destine un tiempo específico cada día, en el cual no será molestado, y dedique ese tiempo a su proyecto. Que nada lo distraiga ni llamadas, ni visitas. Tres horas son por lo general el tiempo máximo que debe destinar a un proyecto; pasado éste, los expertos dicen que se reduce la efectividad. Los proyectos a largo plazo que pueden tardar meses para concluirlos deben ser divididos en paquetes y establecer un plazo para cada paquete. Escriba las fechas en el almanaque y no deje pasar el plazo sin haber terminado el paquete.



PROBLEMA: NO SABE POR DÓNDE EMPEZAR.



Solución N° 1: empiece por cualquier parte. Haga algo. Cualquier acción lo pondrá en marcha. Solución N° 2: identifique los pasos necesarios para empezar. Escribir memorandos, hacer llamadas, recoger información, tener una reunión. Cualquiera de éstos lo hará moverse; el establecer los plazos lo mantendrá en movimiento.



ESTOS OTROS CONSEJOS LE SERVIRÁN PARA SALIR DE LA DILACIÓN:



- Programe un acontecimiento: si no logra que sus compañeros terminen de desempacar después de trastear la oficina, organice un coctel. Eso los obligará a arreglar todo.

- Entréguese: si no puede empezar, deténgase. Siéntese en su escritorio y mire los papeles que ha estado postergando. Después de 15 minutos de no hacer nada fuera de mirarlos, cuando finalmente los tome en sus manos, estará ansioso por terminarlos.

- Cree un área cómoda de trabajo: organice su escritorio, reajuste su silla a una altura diferente, coloque el teléfono al otro lado del escritorio. Este nuevo ambiente puede ser más estimulante y cómodo y animarlo a trabajar mejor.

- Si aún no puede definir exactamente cuál es la razón para su dilación, puede ser necesario buscar una razón más profunda. ¿Está trabajando en un proyecto que no le convence? ¿Cree que la tarea está por debajo de sus capacidades o que no le están pagando bien por este tipo de trabajo? ¿Existe algún problema personal que le impida concentrarse? ¿Le teme al fracaso? Si puede explicarse por qué no puede empezar, entonces ya está en camino de solucionar el problema.



Parte del problema de Eduardo es que es perfeccionista. Nunca está satisfecho con el resultado final, a no ser que le haya dedicado un tiempo excesivo, cambiando una palabra por aquí, moviendo un párrafo por allá. Se agota en los detalles, en cosas que sus clientes nunca verán. Algunos de sus proyectos se retrasan porque nunca puede soltar lo que está haciendo o porque le toma varias semanas más que el tiempo que sus compañeros dedican a proyectos similares. Piense si le está dedicando demasiado tiempo a un proyecto. Hágase las siguientes preguntas: 1. ¿Existe una manera más sencilla, menos pesada, de terminar este proyecto? ¿Será el resultado menos bueno si le dedico un poco menos de tiempo a los detalles?

2. ¿Las utilidades del proyecto justifican la cantidad de tiempo y trabajo que le estoy dedicando?

3. ¿Estoy descuidando otros proyectos o a otras personas debido al tiempo que le dedico a éste? ¿Será mi perfeccionismo la razón para que se incumpla un plazo o se cause una demora seria a la empresa?

La verdadera eficiencia no es trabajar demasiadas horas o llevarse más trabajo que los demás a la casa. Nada de esto va a causar impresión a los otros y puede tener el efecto contrario. La eficiencia es la economía de medios hacer lo que hay que hacer en el tiempo destinado para hacerlo y de la mejor manera posible. El dedicarle demasiado tiempo a un proyecto puede reducir su efectividad, puede diluirlo tanto que ya pierda su valor. Lo mismo le podría pasar a usted.
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