| 4/16/2004 12:00:00 AM

Sociedades sin papeles

Las cámaras de comercio tienen casi lista una de las bases electrónicas de información empresarial más importantes de América Latina. Comenzó a operar un sistema para formar sociedades por internet en Bogotá, Bucaramanga y Medellín.

Las sociedades sin papeles y sin trámites complejos y lentos son el sueño de las organizaciones eficientes. En Colombia, la distancia entre ese ideal y la realidad se ha reducido muy poco. Las filas demoradas, incluso en su versión mejorada que usa pantallas de televisión y máquinas dispensadoras de números de turno para alivianar la carga de la espera, no desaparecen.

Pero las 57 cámaras de comercio del país, lideradas por Confecámaras, avanzan en la senda correcta. Su proyecto de Registro Único Empresarial (RUE) acaba de recibir el tercer lugar en un concurso mundial organizado por Microsoft, como uno de los modelos para internet más originales y que mayor valor agrega. La lista de quinientos participantes demuestra que las cámaras colombianas hicieron un trabajo profesional y bien enfocado.

¿Qué hay en el proyecto para los empresarios? A partir de enero, la expedición y cancelación de matrículas, la asignación de NIT, la expedición de certificados, consulta de información de empresas y la verificación de homonimias se podrán hacer por internet desde la oficina de los interesados.

La comodidad no es la única ventaja, hay ganancias en eficiencia y control. La verificación de homonimias, que impide que haya varias empresas con el mismo nombre, se realizará ahora en todo el país y no solo en las cámaras locales. También permitirá el acceso de terceros interesados en estos procesos. Así, la DIAN podrá expedir el NIT de los afiliados, las notarías podrán enviar electrónicamente las escrituras digitalizadas, las gobernaciones o las secretarías de planeación podrán recibir información de constitución de sociedades y las secretarías de Hacienda municipales podrán registrar las nuevas empresas en su base de contribuyentes para impuestos locales.

El cronograma de implantación del RUE en línea marcha según lo presupuestado. Las aplicaciones para administrar la base de datos se iniciaron en mayo de 2003 y el envío de la primera carga de datos se efectuó en enero. Las pruebas de las aplicaciones deben estar culminadas a finales de abril y las cámaras de comercio deben integrarse al sistema en mayo para terminar las pruebas a finales del año.



Simplificación de trámites

Detrás de la automatización, está el proceso de simplificación de trámites que se inició en 2001 y que ya está mostrando resultados.

Uno de los más concretos es el de las Cámaras de Comercio de Bogotá, Bucaramanga y Medellín, donde ya se pueden crear empresas usando internet. Se llenan formularios pro forma, que en la mayoría de los casos evitan acudir a abogados para la preparación de las minutas, que se envían por vía electrónica a las notarías. Tras una revisión de los notarios, las escrituras quedan listas para que el empresario las firme y que se dispare lo que llaman la 'cascada de legalidad'. En la notaría se solicitan electrónicamente el registro a la Cámara de Comercio, el NIT de Impuestos Nacionales y los números de identificación de Impuestos locales. Además, automáticamente se anuncia a las secretarías de planeación y de allí se reparte la solicitud a las entidades de vigilancia y control para cerrar el ciclo de constitución. El certificado de Cámara de Comercio llega luego por Servientrega al domicilio de la firma.

Norberto Salamanca, notario 19 de Bogotá, ha realizado en un mes de operación del sistema 160 constituciones electrónicas. Siete de cada diez empresarios prefieren usar el trámite electrónico, dice. Además, el número de constituciones pasó de 60 mensuales a 160, muestra de la ventaja para los empresarios. "Póngase en los zapatos de cualquier empresario en un país con tantos trámites inútiles", agrega, para señalar la satisfacción de los usuarios actuales. En Bogotá, diez notarías están capacitadas para iniciar este tipo de trámites. En Bucaramanga cinco y en Medellín nueve.

Otro resultado concreto es la puesta en marcha de los Centros de Atención Empresarial, CAE, que resultaron de la aplicación de un programa de simplificación de trámites que cofinanció el Banco Interamericano de Desarrollo, BID. "Al inicio del programa, en promedio, para constituirse, un empresario debía cumplir 17 trámites, relacionarse con 10 entidades, responder a 24 contactos, pagar US$300 en promedio y esperar entre 55 y 60 días hábiles para completar su formalización", señala Eugenio Marulanda, presidente de Confecámaras. Hoy en un CAE, en medio día, se pueden realizar todos los trámites para constituir y formalizar una empresa, además de recibir todos los servicios de las cámaras.

Con la simplificación se redujeron también los costos, en especial en los segmentos de micro y pequeñas empresas. "Las microempresas deben pagar 76% menos que al inicio del programa y las pequeñas, 42%", señala Marulanda, que no incluye en esa cuenta los gastos de desplazamientos, copias, intermediarios y tiempo del empresario dedicado a los trámites.

En los CAE, el empresario puede consultar el uso del suelo permitido para el local donde funcionará la empresa, el código CIIU de la actividad que va a desarrollar y el nombre bajo el cual va a registrar su empresa. Allí mismo, puede tramitar los formularios de registro mercantil, lo mismo que los libros de actas y de contabilidad, inscribirse en el registro único de proponentes, pagar el impuesto de timbre y solicitar la inscripción al RUT, al RIT o Industria y comercio local o la asignación de NIT.



'Ciberalfabetización'

El problema que identificaron las cámaras es que muchos de sus afiliados, sobre todo en pequeñas y microempresas, no conocen las herramientas de internet o no tienen acceso a computadores conectados a la red. Para disminuir ese problema, establecieron el programa Prymeros, al cual le invirtieron por mitades entre el BID y las cámaras US$2 millones para preparar pequeños y medianos empresarios en tecnología de internet.

Entre septiembre de 2003 y marzo de 2004, 2.559 empresas se 'sensibilizaron' en el uso de computadores y comunicaciones virtuales. En una segunda fase, se harán diagnósticos empresariales que atienden empresarios agrupados en comunidades susceptibles de hacer comercio electrónico. A esta etapa ya llegaron 470 empresas en Medellín, Cartagena, Cali, Manizales, Bucaramanga, Bogotá y Barranquilla. Por último, las cámaras ayudan en la implantación de los programas de internet. A esa etapa ya llegaron 17 empresas en el sector químico farmacéutico.

Con esto, la posibilidad de la sociedad empresarial con menos trámites y costos queda un paso más cerca.
¿Tiene algo que decir? Comente

Para comentar este artículo usted debe ser un usuario registrado.

EDICIÓN 531

PORTADA

La Bolsa de Valores necesita acciones urgentes

Con menos emisores, bajas rentabilidades y desbandada de personas naturales, la Bolsa busca recuperar su atractivo. Finca raíz, su nueva apuesta. ¿Será suficiente?