| 8/1/1993 12:00:00 AM

PERDEDORES DE TIEMPO

Tácticas para ahorrar tiempo y trabajar en forma más eficiente. Cómo ahuyentar a los inoportunos.

Los hombres y mujeres de negocios en Colombia tienen que trabajar más horas que las personas que ocupan los mismos cargos en Europa y los Estados Unidos. Las congestiones de tráfico, los fax y teléfonos que no funcionan y los largos almuerzos de negocios son sólo parte del problema. Otra razón por la cual los colombianos tienen que trabajar más son las constantes interrupciones de llamadas telefónicas y de visitas innecesarias, que parece que nunca quisieran salir de su oficina.

Hay maneras fáciles y corteses de abordar ambos problemas. El manejo del tiempo es una de las formas más importantes de lograr hacer más cosas en la oficina y le proporciona la sensación de que controla su trabajo y su tiempo.

La reducción de las interrupciones externas es un aspecto crítico para vencer a los perdedores de tiempo. Algunos negocios, naturalmente, dependen de las "interrupciones" (oficinas de ventas o de finca raíz, por ejemplo) y el manejo del tiempo bajo estas circunstancias es más difícil. Pero en la mayoría de los casos se puede establecer un sistema con sus colaboradores para que usted pueda tener tiempo para dedicarse al trabajo que tiene que hacer.

Y o sólo - Señale una hora u hora y media cada día (por ejemplo, de 9:00 a 10:30) e instruya a sus empleados para que no lo interrumpan a esa hora, a menos que sea una emergencia o ciertas personas. Dele a su secretaria una lista de las personas cuyas llamadas usted atenderá o que siempre serán bienvenidas en su oficina (asegúrese de incluir a su cónyuge). Pase la orden por escrito. Durante su tiempo privado, lea su correspondencia, conteste las cartas, lea el periódico para estar al día en la información importante para su negocio, atienda lo que requiere atención especial.

Si tiene problemas con la gente que "le cae" en la oficina sin cita previa, hay varias maneras de acortar las visitas o de mantener por fuera a los indeseables:



Esconderse detrás de las faldas - Coloque el escritorio de su secretaria frente a la puerta de manera que nadie pueda entrar sin pasar frente a ella primero. Mantenga su puerta cerrada cuando quiera estar solo. Pídale a su secretaria que le pregunte al visitante inesperado: "El doctor (su nombre) está ocupado en este momento. ¿Quiere que le interrumpa?" Muy pocas personas pedirán que las dejen seguir estando la puerta cerrada, a menos que el asunto sea importante. Pídale a la secretaría que haga una cita con el visitante para más tarde.

Si siguen las interrupciones, llévese su trabajo a otra parte - trabajar en casa no es una buena idea porque siempre le buscarán allí. Trate de irse a otra oficina o a la sala de conferencias en la piscina - Programe las citas y reuniones durante un bloque específico de tiempo. Lo mejor es después del tiempo privado y antes de almuerzo. Las citas al final del día con frecuencia se convierten en largas visitas porque la gente quiere evitar las congestiones de tráfico camino a la casa, o siguen de la oficina a una comida o cóctel.

Para que la gente que trabaja en su oficina no se sienta que usted es inaccesible, destine algunas horas del día a una "casa abierta" para hablar con todos y anímelos a que entren durante esas horas y traten los problemas o las ideas con usted.



Establezca los limites - Cuando alguien de su equipo de trabajo entra a su oficina sin previa cita, usted tiene dos opciones. Recíbalo, pero agregue: "Tengo sólo cinco minutos porque..." o pregúntele si podría esperar al momento de la "casa abierta" porque usted tiene un trabajo que terminar. La otra idea es iniciar la conversación con: Tratemos de terminar esta reunión a tal hora, con lo que logra tres cosas a la vez: se establece una meta inmediata, agiliza el ritmo de la conversación y le facilita terminar la conversación cuando llegue la hora fijada.



Cruce el mar - Cuando un compañero de trabajo quiere reunirse con usted, trate de hacerlo en la oficina de él en lugar de la suya. Es más fácil salir de una oficina ajena que sacar a alguien de la propia.



¿ES USTED UN INTERRUPTOR? Si usted es culpable de interrumpir a los demás con frecuencia, pregúntese antes de levantar el teléfono o de ir a la oficina de otro: ¿Qué es lo peor que puede pasar si espero? Guárdese la pregunta, si puede, hasta la hora de la "casa abierta" o envíe un memorando si puede esperara recibir una respuesta por escrito.

Un problema común es el deseo del jefe de manejar todo y a todos al mismo tiempo. Trate de no hacer esperar a la gente, especialmente a sus empleados que necesitan una solución a un problema urgente. Es una mala costumbre hacer esperar a las personas que tienen una cita con usted. Es cierto que en Colombia todo el mundo tiene la costumbre de llegar tarde, pero no hay razón alguna para que usted aumente el problema. Les hace perder tiempo y contribuye a la ineficiencia en general.

Si el personal de su oficina tiene que interrumpirlo frecuentemente para preguntar simples detalles como plazos, decisiones, consejos o información, quizás el problema esté en usted. Tal vez no se ha expresado claramente en reuniones anteriores. Trate de cerciorarse de que cada uno conoce sus responsabilidades antes de que termine la reunión y de que tenga la autoridad para hacer lo que usted les pide. Evitará interrupciones posteriores innecesarias.



TÁCTICAS TELEFÓNICAS

Se requiere más valor para no contestar al teléfono que para hacerlo cada vez. que suena. Siga estos consejos y podrá tener más control sobre su tiempo:



La voz dulce - Su secretaria debe practicar maneras sencillas y corteses de proteger su privacidad. También debe estar en capacidad de ser firme con las personas que llaman insistentemente. Pero cerciórese de que no está alejando a personas importantes.

Dígale que pregunte: ¿"Puedo decirle al señor fulano de tal (usted) de qué se trata esta llamada?" Algunas veces hay preguntas que las secretarias pueden responder sin molestarlo a usted. Si decide tomar la llamada, ya sabe de qué se trata. Si no tiene secretaria, pídale a un compañero de trabajo que conteste sus llamadas y usted contesta las suyas.

Asigne a sus empleados las llamadas de algún cliente en particular. Llámelo el "representante personal" de ese cliente. Esto motivará al cliente para que llame a la persona que mejor conozca sus problemas y a su empresa, en lugar de llamarlo siempre a usted.



Corte - Las llamadas deben ser lo más cortas posible. A un hombre de negocios que viaja con frecuencia le gusta responder las llamadas desde la sala de espera del aeropuerto. Cuando el vuelo va a salir en cinco minutos, la gente tiende a ir al grano. Los teléfonos de los' carros parecen tener el mismo efecto. Estas son algunas frases para cortar a los interlocutores que hablan mucho:

1."Me está esperando otra llamada".

2."¿Puedo llamarlo cuando tenga más tiempo?"

3. "Tengo que asistir a una reunión ahora mismo".

4. "Lo llamaré cuando haya hecho algo al respecto".

5. "Tengo que irme. Me está llamando el jefe".

Reduzca a un mínimo la conversación trivial. Generalmente 30 segundos de "¿Qué más, cómo estás? ¿La familia?" son suficientes. Recuerde que debe ser cortés con todo el mundo, si es posible. Nunca se sabe cuándo el que llama hoy será el ministro mañana.



Todo de una vez - Trate de contestar todas las llamadas en un momento determinado del día, empezando por la más importante. Lo mejor es justo antes de almuerzo o al final del día cuando la gente por lo general está en su oficina.

Nunca use un teléfono con altoparlante, demora las conversaciones. Trate de no esperar más de dos días para contestar una llamada.

El eliminar las conversaciones y las visitas que le hacen perder tiempo le ahorrará más de un dolor de cabeza. Recuerde, "el tiempo es oro", incluso en Colombia.
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