| 11/9/2017 12:01:00 AM

La facturación electrónica impacta la productividad de la empresa

Más allá de ser una norma de obligatorio cumplimiento, implementar la facturación electrónica es una ventaja que genera ahorros, tiempo y utilidades.

Las empresas que están asumiendo el reto de pasar de las facturas de papel al sistema electrónico deben, ante todo, comprender por qué la adopción de nuevas tecnologías puede ser de utilidad para sus negocios. Así lo resaltan directivos de empresas que apoyan este proceso tecnológico.

Erick Rincón, experto en Derecho Tecnológico e investigador de la Universidad del Rosario, asegura que la factura electrónica debe verse desde dos perspectivas: como documento tributario y como título valor.

Para el académico, en este momento se debe trascender el tema de la obligatoriedad para darle un impulso desde el punto de vista de la factura como título valor.

“Resulta relevante por eso que se defina el Registro Nacional de Facturas por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, porque de esta manera se equiparan los documentos digitales con los de papel, que tienen actualmente toda la validez como título valor”, señala.

Rincón cree que el título con valor comercial es fundamental, porque fija un escenario de negociación electrónica que permite, entre otras, hacer operaciones de factoring, lo cual es fundamental para que las compañías consigan recursos para apalancar sus operaciones.“El uso de este sistema digital impacta, además, el desarrollo del comercio electrónico, porque se genera un ecosistema que permite a los empresarios mayor eficiencia en sus negociaciones”, resalta.

Se debe avanzar en este proceso, en su opinión, porque es necesario que las compañías alcancen mayor eficiencia operativa y porque este tipo de cambios requieren una acogida gradual hasta que se logre la digitalización de todos los demás documentos que validan y complementan las facturas electrónicas.

El experto explica que desde 1995 se dictaron en Colombia las primeras normas de factura electrónica, pero no se logró una adopción masiva, por lo que es importante que en este momento se le dé un nuevo impulso para poner a Colombia a tono con el entorno internacional.

Mayor provecho

Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latinoamérica, considera que uno de los mayores retos de las firmas especializadas del sector es precisamente ‘evangelizar’ sobre los beneficios que trae este cambio para que se le saque el máximo provecho posible.

Redondo precisa que en las empresas ha primado más el mensaje impositivo porque se enfocan en cumplir con la norma tributaria, cuando pueden utilizar aplicaciones tecnológicas que contribuyen con el mejor desempeño de sus negocios.

“De nada sirven las facturas electrónicas si no se validan como un mecanismo de trabajo con beneficios, porque, por ejemplo, al automatizar la información se le puede hacer seguimiento digital de manera más sencilla”, dice.

El directivo es enfático en afirmar que la tecnología de la factura electrónica permite realizar procesos automáticos más competitivos en las empresas y por eso su adopción debe ir acompañada tanto de cambios internos, como también de relacionamiento con sus clientes y proveedores.

El reto para sacarle provecho –según lo destaca– está en crear en las empresas un entorno técnico propicio para que adapten este sistema electrónico utilizando las tecnologías necesarias.

Por su parte, Hartmut Bock, presidente de Stupendo, menciona que en Colombia muchas empresas hacen caso omiso de las ventajas que trae consigo la facturación electrónica, como es el ahorro en distribución e impresión. Un sistema digital –en su criterio– elimina y minimiza errores en los documentos, lo que lleva a que sea menos demorado hacer las cobranzas y la conciliación de pagos, evitando que las firmas pierdan dinero en estos procesos”. “Hacemos un llamado a que más empresas den ese paso de manera voluntaria y antes de que se convierta en un requerimiento obligatorio, con el fin de optimizar los tiempos en la implementación”, advierte.

Las compañías deben entender, como lo visualiza el directivo, que si invierten en el proyecto de implementación de la factura electrónica, estos recursos retornan porque se pagan con los ahorros que genera el sistema en corto tiempo (entre uno y dos años). Según reportes de Stupendo, si bien este año no se ha visto aun un boom en la demanda de facturación electrónica, poco a poco va cobrando más interés en las empresas.

La firma actualmente maneja en Colombia unas 100.000 facturas mensuales y espera subir, al finalizar este proceso en 2019, a una cifra cercana a los 10 millones de documentos.

Los beneficios

Firmas del sector como Seres y Stupendo, así como reportes de la Dian, destacan ventajas de este sistema que impactan en la productividad empresarial:

Gracias a la factura electrónica se generan ahorros, debido a que disminuyen los costos asociados al uso de papel, el archivo de documentos y la gestión de cobranzas y tesorería.Hay una reducción en los costos de impresión y distribución de documentos por cerca de $750 por cada unidad, debido a que una versión electrónica puede valer, dependiendo del alcance, entre $150 y $300.Las empresas ganan rapidez con el manejo electrónico porque los documentos digitalizados permiten un procesamiento de datos e información más ágil y eficiente, lo cual mejora los negocios.Este mecanismo permite ampliar las posibilidades del teletrabajo y desplazamiento hacia donde los clientes se encuentran, porque se puede manejar la información sin necesidad de ir a la oficina a buscar los respaldos físicos de las facturas.Las organizaciones incurren en menores costos por alquiler o tenencia de espacios físicos para archivar documentos. A su vez, se reducen los requerimientos de número de empleados para archivar y cuidar el respaldo físico de sus cuentas.Hay ahorro en tiempo de trabajo, porque por cada 20 facturas emitidas se disminuye media hora de trabajo, lo que permite que las personas se dediquen a labores de mayor impacto para el negocio.Las compañías contribuyen con el cuidado del medio ambiente, porque el intercambio electrónico de documentos elimina el uso de papel. Para producir una tonelada de papel se deben talar hasta 24 árboles y el uso de grandes cantidades de agua.

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