Contratación en línea

| 7/26/2002 12:00:00 AM

Contratación en línea

Con la realización de subastas en línea, Ecopetrol se puso a la delantera de las entidades estatales en e-business.

En noviembre del año pasado, Ecopetrol adjudicó un contrato de 22.000 toneladas de soda cáustica y ahorró 7% frente a las compras del mismo material efectuadas en el 2001. Un mes después, hizo una nueva contratación para la venta de 21 vehículos retirados de servicio. La subasta, fuera de sobrepasar en $79,2 millones el precio base, logró una participación activa de 43 oferentes en todo el país, con un promedio de 22 ofertas por vehículo. Lo novedoso de esta historia es que todas estas mejoras se lograron gracias a que las subastas se hicieron en línea.



Estas dos contrataciones también hicieron que Ecopetrol se convirtiera en la entidad estatal líder en la implantación y uso de Tecnologías de Información (TI) para mejorar y volver más eficientes todos sus procesos. Si bien, a la fecha, las 201 entidades del Estado deben estar haciendo contratación en línea, la única institución que efectivamente lo ha logrado ha sido Ecopetrol.



"La contratación electrónica permite llevar a cabo procesos más transparentes, porque todo el mundo tiene la misma información, al mismo tiempo y además reduce los costos en tiempo, desplazamientos, papelería, etc.", afirman Mario Fernández, jefe de e-business, y Rodolfo García, abogado de Ecopetrol.



Aunque la empresa está en la última fase del programa de la Agenda de Conectividad, mediante la cual el gobierno busca masificar el uso de tecnologías de información en las instituciones públicas, aún falta mucho camino por recorrer. Por una parte, la legislación colombiana no permite que todo el proceso se haga electrónicamente. Por ejemplo, la Ley 80, de Contratación Estatal, exige la notificación personal al ganador de una licitación, lo cual no se puede suplir por vía electrónica. Por su parte, la Superintendencia Bancaria exige que las pólizas de cumplimiento estén en papel original. "Todos los sistemas de comercio electrónico aterrizan en algún momento en papel", explica Rodolfo García.



Por otra parte, solo dos de las cuatro subastas programadas se pudieron llevar a cabo, lo que ha servido de experiencia para ajustar los procesos en futuras ocasiones. En el caso de la compra de tubería, Petrocosmo, la firma contratada para realizar la subasta, cambió las cantidades que demandaba Ecopetrol. Por esta razón y en pro de la transparencia en el proceso, la empresa decidió reiniciarlo, pero esta vez utilizando medios físicos. La compra de energía para diferentes puntos de la red se declaró desierta pues no se presentaron ofertas para la licitación porque el valor del contrato era muy bajo. Según Fernández, "si el proceso se hubiera hecho en papel, habría sucedido lo mismo: también se habría declarado desierta la contratación".



La idea de realizar estos experimentos de contratación en línea fue puesta en marcha desde el segundo semestre del 2000 y ha estado enmarcada en el proyecto Censor de Ecopetrol, que se alineó posteriormente con las políticas de la Agenda de Conectividad.



Los pasos del proceso de contratación electrónico son básicamente los mismos del proceso físico. La diferencia está en los medios utilizados y en la mayor interactividad en el proceso electrónico (ver recuadro).



Las lecciones que deja un caso como el de Ecopetrol son muchas. Entre otras, demuestra que las TI en procesos de contratación se traducen en mayor transparencia, eficiencia, competencia y participación ciudadana, además de reducir la corrupción. Las licitaciones electrónicas permiten que toda la información esté disponible para todos los interesados al mismo tiempo, lo cual implica una mayor transparencia. Así mismo, aumentan las posibilidades de que nuevos participantes oferten. Una muestra de ello es lo ocurrido en Orito, Casanare, donde se anunció en la cartelera virtual una contratación y se recibieron 100 correos de personas interesadas en participar, principalmente originarias de la misma región.



En el corto plazo, el objetivo de Ecopetrol es la utilización intensa de la contratación electrónica, una vez los directivos aprueben el Manual de Contratación Electrónica que fue escrito con base en las 4 experiencias. En el largo plazo, la empresa planea explorar más a fondo la etapa poscontractual, es decir, el desarrollo e implementación de catálogos y órdenes de compra virtuales y recibo y pago de facturas por medios electrónicos. Sin embargo, para que se pueden alcanzar los estándares de países como Australia y Canadá, donde además de la contratación, la compra y el contrato se hacen electrónicamente, será necesario modernizar la legislación con las nuevas perspectivas que abren las tecnologías de información.
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