| 6/1/1993 12:00:00 AM

B.A.P.A.L.

Botar, archivar, pasar, actuar, leer.

Debido a la estructura piramidal de los negocios y a la tendencia de los gerentes de querer hacerlo todo, en la mayoría de las organizaciones una montaña de papeles pasa diariamente por los escritorios de los ejecutivos colombianos. Las montañas de papel exigen rápidas decisiones de los ejecutivos, o éstas crecerán al día siguiente. Y a medida que se aumentan los papeles se hace más lento el proceso de toma de decisiones.

En aquellos papeles que no se tramitan hay oportunidades perdidas, información perdida, tiempo y decisiones perdidos.

Pero existe también el ejecutivo opuesto, que piensa que un escritorio limpio de papeles es señal de eficiencia e inteligencia. Este ejecutivo puede estar perdiendo las mismas oportunidades que el ejecutivo desordenado. En el afán de aparecer eficiente, puede estar barriendo los papeles a archivos y gavetas sólo para que se vea organizado y no le está dando al papeleo la atención merecida.

La verdadera causa de la acumulación del papeleo no radica en el número de papeles, sino en lo que le ocurre a éstos cuando llegan a su escritorio. Si usted toma seis veces el mismo papel en sus manos y lo vuelve a dejar otra vez porque no

puede decidir qué hacer con él, entonces está perdiendo tiempo precioso y su empresa está pagando el precio de la productividad perdida.

¿Qué puede hacer para ser más eficiente? Así como un recogedor de café debe decidir cuáles granos recoge, cuáles se quedan y de qué calidad son, usted se debe considerar como un procesador de papeles. Sea decidido, actúe rápidamente y con el tiempo se le hará más fácil.

En realidad sólo hay cinco cosas que se pueden hacer con un papel. Al tener esto en cuenta y al tomar una decisión para ejecutar una de esas cinco cosas cuando toma un papel en su mano, su trabajo se agilizará y usted será más productivo.

Piense en las letras siguientes: BAPAL. Hasta puede imprimirlas en un papel y colocarlas frente a usted cuando empiece esta práctica.

Botar: La revista Business Week dice: "El mejor amigo del hombre, después de su perro, es el cesto de basura". Algunas cosas son fáciles de botar: los papelitos que llegan con la cuenta de su tarjeta de crédito cada mes o las propagandas de viajes que usted no puede darse el lujo de hacer. Botar otros papeles puede ser más difícil. Pregúntese, ¿qué será lo peor que puede pasar si boto este papel? ¿Hay copias? ¿Está la información a mi alcance en otra parte? ¿Me van a preguntar después sobre ésto?

Si no puede decidirse a botarlo, no guarde el papel en su escritorio. Abra una carpeta encima del escritorio y téngala por unos días. La mayoría de los papeles pierden valor en una semana, y si sigue siendo importante, archívelo.

Actuar: Todas las cartas o memorandos que quiera contestar personalmente se deben colocar en la caja o carpeta de "acción", que permanece en el mismo lugar de su escritorio, de manera que usted siempre sabe exactamente dónde encontrarla. También coloque allí los items de "no sé que hacer con esto". Invente un código personal -como una estrella amarilla o una marca verde- para llamar su atención a una carta o memorando en particular cada vez que abra la carpeta. Debe abrirla todos los días. No deje nada en la carpeta por más de un mes. Si algo se queda ahí todo ese tiempo, ya es hora de tomar una decisión, aun si la decisión es botarlo.

Pasar: Si alguien más en la empresa puede tramitar una carta o un memo, por ejemplo la secretaria o alguien con experiencia en ese campo, envíele el papel a esa persona. Nadie espera que el jefe conteste todo. Si considera que una carta requiere seguimiento, abra una carpeta con el nombre de la persona a quien usted remitió la carta y ponga allí una copia. Revise estas carpetas una vez por semana para verificar el curso de la carta.

Archivar: Mantenga una caja al lado de su escritorio para colocar las cartas "para archivar" y pídale a su secretaria que la revise varias veces al día. Si puede marcar cada carta con el nombre del archivo correspondiente, esto le ayudará a su secretaria. Si no, no le gaste tiempo a pensarlo y déjeselo a ella. También trate de ponerle una fecha de descarte -seis meses, un año en cada papel que dejará de ser útil con el tiempo. Así, cada cierto tiempo sus archivos se desharán de los papeles que usted no necesita. Además de los papeles que usted normalmente archiva, algunos papeles deben ser archivados, por ejemplo: los que necesite para impuestos, información sobre un nuevo producto o ciudad que piense visitar pronto, información que pueda utilizar en un próximo discurso, etc. Si el papel requiere algún tipo de acción, no debe ir en el montón de "archivar".

Leer: Todo papel que necesite más de cinco minutos de su atención, debe colocarse en una carpeta marcada "leer" y manejarse por separado. Esto incluye informes largos, revistas, periódicos o cualquier cosa que no caiga en las categorías anteriores.

Para agilizar las cosas, pídale a su secretaria que saque las cartas de los sobres antes de ponerlas en su escritorio, a no ser que digan "personal". Si procesa sus papeles a primera hora en la mañana, logrará ponerse en marcha más rápidamente y ayudará a reducir el tiempo dedicado al papeleo. Aprenda a delegar responsabilidades y tendrá más tiempo para hacer las cosas que un jefe debe hacer.
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