| 8/31/2011 12:00:00 AM

7 antídotos contra la ‘reunionitis’

7 antídotos contra la ‘reunionitis’
1| Solo se justifican cuando hay una decisión de por medio

Peter Drucker solía decir que “muchas reuniones son un rasgo característico de compañías ineficientes”. Uno se reúne o trabaja; pero no puede hacer ambas cosas al mismo tiempo. Es por esto que Pittampalli considera que las decisiones deben ser el eje central de las reuniones modernas. “Son el motor que mueve a las empresas. Una reunión vale la pena para debatir una decisión o para analizar como ejecutarla”, explica.

2| Son ágiles y terminan a tiempo

Al Pittampalli tiene la analogía perfecta para describir una buena reunión. “Estas deben ser menos como los aburridos comerciales en un partido de fútbol y más como los pits en una carrera de autos”, ilustra el autor. Todos hemos vivido la experiencia de sentirnos frustrados en una larga reunión. El problema es que nos obligan a parar el trabajo. Entonces, según Pittampalli, más vale reunirse para empujar y no para adormecer.

3| Se invitan pocas personas

Este es un tema difícil de manejar. A veces nos sentimos mal cuando no nos tienen en cuenta, pero la verdad es que asistimos a muchas reuniones donde no tenemos nada que hacer. Según Pittampalli, cuando las reuniones son muy grandes se crea la cultura de que se puede pasar el tiempo sin trabajar. “Como el eje de las reuniones modernas son las decisiones. Usted debe asegurar que solo invita a las personas clave”, explica.

4| No se aceptan personas mal preparadas

De acuerdo con Pittampalli, nos hemos acostumbrado a llamar ‘reunión’ a cualquier momento que estamos juntos en una empresa. No es raro entonces que cualquier despistado entre a una reunión sin haberla preparado de antemano. Para este autor, la preparación en una reunión arranca por quien la dirige. Esta persona debe establecer muy claramente: lugar, tiempo, participantes, objetivos, decisiones y, por sobre todo, responsabilidades.

5| Se establecen planes de acción definidos

Uno de los argumentos más contundentes de Pittampalli lo vemos a diario: las reuniones se han convertido en una excusa para aplazar decisiones. A cuántos de nosotros nos han dicho: ‘es que el jefe no se ha reunido’. La gran diferencia con las reuniones modernas es que, al final, cada decisión tiene un doliente. “Cuando la gente tiene claras sus responsabilidades siente que no perdió el tiempo en la reunión”, asegura.

6| Las reuniones modernas no son informativas

Para Pittampalli existen varios tipos de reuniones que se deben evitar al máximo. “Muchos gerentes hacen reuniones simplemente porque sienten que ese es su trabajo”, asegura. En particular, considera que las reuniones meramente informativas deberían quedar en el pasado. “Si su interés es solo dar una información, hoy en día existen mil formas de hacerlo, sin alejar a la gente de su trabajo”, explica.

7| Van de la mano con espacios para crear ideas

En la propuesta de Pittampalli, las lluvias de ideas traen equilibrio al sistema. Es decir, si vamos a concentrarnos en ejecutar decisiones en las reuniones, también es crucial crear espacios para identificar nuevas posibilidades. Aunque son totalmente opuestas deben ir de la mano. “Muchas compañías no entienden el valor del brainstorming. Dedicar un tiempo a imaginar un nuevo futuro”, concluye el autor.
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