| 5/26/2006 12:00:00 AM

Seis Sigma crea la empresa esbelta

Herramienta y filosofía de los negocios, Seis Sigma permite generar crecimiento y aumentar el retorno de la inversión (ROI) en la empresa.

La mayoría de las empresas tiene problemas para medir el desempeño y la gestión, y planear con base en ellos. Cuando los directivos y operarios se dedican a apagar incendios y no realizan un análisis constante del desempeño en sus actividades, se crea una estructura obesa y de bajos niveles de crecimiento, y utilidades con tendencia a la baja.

Frederick Taylor, Henri Fayol y Max Weber y cada uno de los clásicos que les han dado forma a la administración, a las empresas y a las industrias, se han preocupado por mejorar el desempeño y las utilidades de la empresa. Las teorías han evolucionado desde la producción en serie de la revolución industrial, hasta la calidad total, reingeniería y el benchmarking, que buscan resolver las problemáticas de las empresas. Constantemente llegan más herramientas y metodologías que las empresas incorporan como modas de momento pero no las aplican con rigurosidad y constancia para aprovecharlas al máximo.

El gran dilema que ha enfrentado la administración es la brecha entre la ciencia o teoría con la estadística y las verdaderas realidades de la práctica empresarial. Son dos mundos que caminan por senderos distintos, pues cada uno está jugando con otras perspectivas.

En este contexto nace Seis Sigma, que incorpora los conceptos de calidad total con una medición estadística de todos los procesos de la organización, incluyendo además de la producción temas como tomas de decisiones gerenciales. Desde la década del 80, la teoría ha evolucionado, perfeccionando cada vez más el uso de indicadores en el ADN de la empresa para apoyar la toma efectiva de decisiones y reducir a cero la posibilidad de un error, aumentando de esta forma las utilidades de la empresa.

Los principios

Joseph Juran es el pionero en el tema. En su libro Managerial Breakthrough, da los primeros pasos en el desarrollo de Seis Sigma, al retomar los avances de la reingeniería, administración por objetivos y calidad total, en todos los niveles de la organización para la consecución de calidad.

En 1985, Tom McCarty, como director de Seis Sigma para la Universidad de Motorola, logró que esta fuera la primera empresa en aplicar la metodología, así como perfeccionarla. Esta iniciativa nace debido a los niveles de competitividad mayores que les exigen a las empresas ser más eficientes en el mercado mundial.

El propósito de Seis Sigma es convertir a la empresa en una organización esbelta, lo que significa analizar cada uno de los procesos y funciones desarrollados por todas las áreas, así como al personal gerencial y operativo. Todo esto para encontrar las actividades y procesos innecesarios o superfluos e identificar los procesos que le generan valor agregado a la compañía y que le permiten desarrollarse con más eficiencia.

Seis Sigma comienza por examinar todos los detalles del área y prescinde de lo que no sea necesario para hacer el trabajo; examina el flujo (organiza las herramientas y los componentes); luego localiza y clasifica herramientas, máquinas, funciones y procesos; pone en orden todas las herramientas, máquinas y funciones de la empresa; homologa y estandariza procesos de la empresa, permitiendo desarrollar modelos medibles; y genera autodisciplina para continuar en el mejoramiento continuo.

Lo clave de Seis Sigma, según Bruce Williams, cofundador del Six Sigma Management Institute, es que "genera una combinación de herramientas y técnicas, la filosofía de negocios es de mejoramiento continuo, los errores no son castigados, sino celebrados. Es usar el poder y el control en la operación todo el tiempo, para que el desempeño sea universal para toda la organización y el efecto o resultado es medido en dinero y en utilidades".

Los primeros pasos para generar la administración esbelta son utilizar un conjunto de técnicas, métodos y herramientas como Balanced Score Card o cuadro de mando integral; y Benchmarking para que las empresas hagan un adecuado uso de sus recursos, su tecnología, su equipo y especialmente del conocimiento, las habilidades y las actitudes de su personal. Para ello realizan el DMAMC, que es definir, medir, analizar, mejorar y controlar, de acuerdo con el libro Seis Sigma, una parábola sobre el camino hacia la excelencia y una empresa esbelta, de Barbara Wheat, Chuck Mills y Mike Carnell (ver recuadro).

Al utilizar el DMAMC, se incorporan las técnicas estadísticas de la campana de Gauss, que es la ecuación matemática que corresponde a una distribución normal para la distribución de las probabilidades de ocurrencia, y poder medir así el error sistemático de las actividades desarrolladas por la empresa. El ideal de Seis Sigma es eliminar el error de la empresa.

La experiencia de Johnson & Johnson

En el caso de Johnson & Johnson, el despliegue de esta filosofía en Latinoamérica se inició en los niveles más altos de la empresa con la orientación de sus líderes, quienes hacen parte del comité ejecutivo de las compañías para lograr el entendimiento del proceso, que se desarrollaría dentro de sus organizaciones. Para Ramiro Valencia, líder de Process Excellence en J&J subregión norte de Latinoamérica, "una disciplina de medición sistemática es parte integral de la filosofía Seis Sigma". Esto ha llevado a que en los tableros de efectividad y de eficiencia se identifiquen las áreas que requieren atención prioritaria en el proceso de mejoramiento, todo esto derivado de una instancia previa de planeación estratégica. "Cada indicador tiene un dueño y un análisis de causalidad conduce a determinar qué variables influyen en el desempeño de un proceso medular", explica.

El establecimiento de metas de mejoramiento va acompañado de un plan —cómo hacerlo— y dentro de él los proyectos específicos para cada área de la organización. Estos proyectos requieren la asignación de responsabilidad, un cronograma de actividades y la utilización de herramientas específicas dentro de la filosofía de Seis Sigma, afirma.

Según Hugo Estrada, consultor de Remolina Estrada, la ventaja de aplicar Seis Sigma en el país es que los trabajadores colombianos son muy comprometidos con el desarrollo de sus labores, comparados con otras culturas. El reto es comprometer a los directivos a aplicar la metodología.

El gran logro de Seis Sigma ha sido acostumbrar a la gerencia y al nivel operativo a trabajar sobre resultados medibles, y analizar sus procesos para darles mayor valor agregado. Gracias a esto, las compañías logran desechar las actividades superfluas y que no generan valor, aunque hayan hecho parte de la cultura organizacional por años. Pero para que esta herramienta tenga éxito, necesita el compromiso de la dirección, el empoderamiento de los empleados y un compromiso continuo por parte de todo el equipo.

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