| 4/11/2017 6:00:00 PM

La recta final de la implementación de la factura electrónica

La introducción de la e-facturación en el país ha recibido respaldo y argumentos a favor; pero, ¿están listos los contribuyentes para dar el paso?

El proyecto de factura electrónica de la Dian entró en la fase de implementación. Por estos días se definen los proveedores tecnológicos autorizados que prestarán el servicio a las grandes empresas, y el calendario tributario marca en rojo el “día D”: 1 de enero de 2019.

En los 21 meses que restan hasta esa fecha, todos los negocios –de cualquier tamaño– tendrán que adoptar la facturación digital y a partir de entonces no habrá más plazos. Todo aquel que esté obligado a generar facturas, porque recauda IVA o impuesto al consumo, lo hará como se hace hoy en cada vez más países: utilizando las tecnologías de la información.

El impacto de este proyecto es enorme. La Dian aspira a reducir, de un tajo, en 50% la tasa de evasión en el corto plazo, y en su totalidad en el mediano plazo. Las empresas se encontrarán con ahorros notables y una mayor eficiencia en sus procesos, puesto que el costo del ciclo de vida completo de una factura se reducirá en más de 80%, y las Pyme colombianas tendrán tiquete de entrada al mundo formal del factoring digital.

Parece un negocio en el que todos ganan y las experiencias internacionales así lo confirman. Aunque el documento en papel todavía domina el panorama, proyectos de factura electrónica han sido puestos en marcha en todo el mundo. En Brasil y México la facturación electrónica está implantada en 100% de los contribuyentes y en varios países europeos es opcional, pero obligatorio para las entidades públicas, que suelen ser responsables de al menos 18% de las compras en la mayoría de casos.

En Europa la e-factura ha sido acogida como parte de los procesos de transformación digital y el foco está puesto en mejorar la eficiencia y la competitividad de las empresas, en tanto que en Latinoamérica se ha masificado básicamente como una medida de control fiscal, dadas las altas tasas de evasión y fraude en la región.

En el caso colombiano, además del control a la evasión, la Dian quiso agregar un ingrediente nuevo que los expertos en la materia han aplaudido: la integración con el beneficio del factoring. El proyecto de factura electrónica colombiano está atado a la creación de un registro único de facturas, que garantiza la trazabilidad de las mismas y su consulta rápida por los actores que participan en los mercados de compra y venta de estos documentos.

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Actualmente se estima que alrededor de 7% de las facturas totales que circulan en el país van a los mercados formales de factoring, pero con el nuevo sistema de facturación electrónica se espera que se llegue a 30% del universo. Las Pymes deberían estar especialmente interesadas en este elemento.

El factoring es una fuente alternativa de financiación para empresas que no pueden esperar 90 días hasta que la factura sea convertida en dinero real. Hoy muchas de ellas acuden a mercados informales, pagando tasas de usura para monetizar estos documentos antes de la fecha estipulada, pero con el nuevo sistema se fortalecerá un mercado legal y transparente, que será atractivo para el sector financiero y de fácil acceso para las Pymes.

Ya no habrá que acudir hasta las oficinas de los compradores (generalmente fondos de inversión, corredores de bolsa y fiduciarias) ni empeñarse en demostrar la legitimidad de una factura, puesto que el comprador podrá revisarla en el registro único y habrá un mercado masivo en el que facturas de valores pequeños podrán participar. “El verdadero ahorro de costos de la factura electrónica en las Pyme no es medioambiental, sino el hecho de asegurar que la factura llega al cliente y acceder a mecanismos de financiación alternativos”, explica Alberto Redondo, de la compañía española Seres, que participó en la consultoría del proyecto de la Dian.

Foto: Mario Fernández, CEO de Gosocket y Alberto Redondo, marketing Manager para España y Latam de Seres.

La eficiencia

Desde luego, la eficiencia en los procesos es uno de los atractivos de la factura electrónica. La actual facturación física implica una cadena de costos, especialmente logísticos, que incluyen el valor del talonario, que suele venderse a razón de $360 por factura; más el costo de la impresión, estimado en $50, y el costo del despacho, que oscila entre $600 y $3.000, dependiendo del volumen.

Conservarlos en archivos durante cinco años como exige la ley cuesta $5.000 por cada una, lo que supone un precio promedio de entre $6.000 y $7.000, según cálculos de Certicámara. “Bajo el sistema de factura electrónica, todo el ciclo completo de vida, incluyendo la producción, el envío y el almacenamiento digital cuesta entre $350 y $800”, informa Héctor García, presidente de Certicámara, una de las empresas participantes del piloto establecido por Dian para facturar con el nuevo sistema.

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Para tener una idea de los ahorros que pueden lograrse, el Grupo Cadena ofrece un buen ejemplo. Ellos producen 50 millones de facturas en papel mensualmente para sus diferentes clientes, y en los últimos diez años han generado y entregado 5 billones de facturas. Todo eso pasará al mundo de los bits y la huella de carbono mejorará sustancialmente. No obstante, ese no es el principal atractivo. “Estos beneficios son muy pequeñitos para justificar todo este operativo tan grande en un país. En realidad, el principal beneficio es la recaudación y el factoring”, sostiene Mario Fernández, CEO de Gosocket, una compañía que provee servicios de facturación electrónica en varios países y que asesoró a la Dian en el diseño del proyecto.

La fábrica de facturas

Es claro que las empresas que proveen servicios de facturación electrónica están a las puertas de un verdadero festín. El negocio de fabricar las facturas de otros funciona como un BPO, en el que el cliente paga por cada factura generada. Los proveedores se encargan de todo el proceso, incluidas la entrega al destinatario y el almacenamiento. Pero el negocio permite ir más allá de solamente generarles facturas a las empresas.

El servicio se puede complementar con otros de valor agregado, como los portales de clientes, la radicación de las facturas que el cliente recibe y su introducción en el sistema ERP de la empresa y, especialmente, las soluciones financieras alrededor de la compra y venta de facturas, mediante el mercado conocido como factoring.

Gosocket, por ejemplo, es una red de relacionamiento empresarial basada en el intercambio de facturas electrónicas, que se ofrece como complemento al software de facturación Signature, con presencia en diez países de la región. Su fundador, Mario Fernández, está tratando de explotar al máximo las posibilidades que este nuevo mundo ofrece. Gosocket pretende ser una especie de “Facebook empresarial” a partir de facturas. El acceso es gratuito, pero se monetiza mediante servicios financieros y otras opciones como botones de pago que faciliten las operaciones con facturas sobre dispositivos móviles.

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La Dian autorizará a varios operadores tecnológicos para prestar sus servicios bajo el nuevo modelo establecido con el decreto 2242 de 2015, que es el que puso en marcha la nueva era de la factura electrónica en el país.

A partir de ahora solo quienes obtengan la nueva certificación de la Dian podrán explotar esta actividad, y están candidatizados y en espera de la decisión final las siguientes empresas: Carvajal (que es el jugador número uno en este mercado), F&M, Grupo Cadena, Certicámara, Paradigma, Egesa, The Factory HKA, Napsis, Edición Facture SAS y Safetti. Todos ellos llevan años en el negocio de proveer plataformas de facturación para las empresas, pero lo hacían bajo el marco regulatorio anterior, el cual tuvo vigencia hasta el pasado 31 de diciembre, y tuvieron que ajustar sus tecnologías para cumplir con los nuevos estándares de la Dian.

El modelo de funcionamiento de la factura electrónica en Colombia supone que los contribuyentes no tendrán que complicarse con desarrollos o adquisiciones de tecnología, sino que acudirán a estos proveedores tecnológicos certificados por la Dian, quienes se encargarán de generar las facturas por ellos, en un típico proceso de outsourcing. El mercado potencial que estos proveedores disputarán es de al menos 9.700 grandes empresas y 29.100 medianas, ubicadas en las regiones de Antioquia, Pacífico, Bogotá, Eje Cafetero, Santander y Valle del Cauca.

La factura electrónica es importante en la economía por las razones que se han mencionado, pero sobre todo, es una gran oportunidad para la formación de nuevo negocios alrededor de ella. Además de factoring se pueden ofrecer pasarelas de pago, conciliación del recaudo, servicios de comunicación con los receptores de las facturas a través de correo electrónico, mensajería y chat, y se pueden llevar al mundo digital las campañas de promociones y mercadeo de productos y servicios que ya se realizan sobre facturas en papel, con la ventaja de la personalización para cada individuo que permiten las tecnologías de la información. Es claro que los proveedores tecnológicos no se limitarán sólo a generar facturas. Carlos Matallana, presidente de Dispapeles, hace énfasis en el interés que su compañía tiene en el campo de la consultoría de procesos. “La facturación electrónica ofrece una oportunidad increíble para las empresas, pero hay una complejidad grande en su adopción y nosotros ofrecemos la consultoría para facilitarla”, explica.

Las Mipymes, así como los profesionales independientes, no tendrán que pagar un peso sino que utilizarán una plataforma gratuita provista por la Dian, vía Web, para generar sus facturas.

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