| 3/16/2006 12:00:00 AM

Utilice el conocimiento de su empresa

Para vivir más años, las empresas deben superar la tarea de manipular con celeridad y precisión los grandes flujos de datos que reciben y generan, e identificar el conocimiento. Esto se logra sistematizando procesos e incorporando la experiencia de los trabajadores. La administración del conocimiento es un activo que vale millones.

La vida de las empresas se ha hecho más corta. Un análisis no muy exhaustivo de las firmas que están en el índice Standard & Poor's 500, muestra que entran y salen del mercado con mayor frecuencia. ¿A qué se debe esto? Estamos en un momento en el que la información y la comunicación fluyen de manera constante y en tiempo real, acortando distancias y tiempo. Así, las empresas asumen nuevos retos y la clave es aprender a usar el conocimiento interno y externo para mantenerse en el mercado.

Para darle utilidad, es importante distinguir entre el conocimiento explícito -el de un manual o un libro-, y el conocimiento tácito -el de un experto-. La clave es convertir el conocimiento tácito en explícito, y que la organización acceda y trabaje con base en estas lecciones, competencias y buenas prácticas adquiridas por los empleados, e innovar a partir de eso.

Por ejemplo, el Banco de la República automatizó sus procesos de colaboración y gestión documental del área jurídica. Manejaba grandes volúmenes de información que reposaba en papeles archivados y en personas expertas. Camilo Morales, director de gestión informática, encontró un mecanismo para el área, por medio de la herramienta de colaboración Microsoft Windows SharePoint y otros componentes de Windows, almacenando electrónicamente la información relacionada con conceptos jurídicos, digitalizándola y clasificándola por índices. De esta manera, los abogados la utilizan para elaborar nuevos conceptos que a su vez alimentan el programa y permiten acumular la experiencia de los abogados que manejaron temas similares.

Otras empresas usan los sistemas de gestión de conocimiento para conformar equipos de trabajo. "Cuando quiere encontrar un ingeniero con experiencia de cimientos para desarrollar un proyecto, el sistema que tiene los perfiles de todos los empleados, saca una lista de los candidatos más cercanos y todos los documentos que se han escrito en la empresa sobre el tema", explica Ricardo Ánjel, gerente de CA de Colombia. Si la información contiene además de datos profesionales, rasgos de personalidad o habilidades personales, se pueden conformar grupos de tarea excepcionales.

Por su parte, la Compañía Nacional de Chocolates implementó una solución de data warehouse para el área administrativa encaminada inicialmente a analizar los costos de cada uno de sus productos con el mayor detalle posible: canales, centros de costos y estructura comercial de la compañía. Luego soportó este proceso con las herramientas de Business Intelligence, de IBM, que usaban los datos completamente depurados, validados e integrados en la fase anterior, para construir modelos de análisis para las diferentes áreas. "Hoy la empresa cuenta con una comunidad de usuarios identificada con las soluciones de inteligencia de negocios y con el conocimiento de la filosofía y herramientas alrededor de la solución. Esto permite implementar proyectos y estrategias que dan mayor competitividad", dice Natalia de Greiff, gerente de IBM.

Pero hay cosas nuevas. Según Fabio Castellanos, gerente de software de IBM. "Lo que se vislumbra sobre el nuevo paradigma empresarial en la administración del conocimiento es el término ONE (Open Networking Entreprise, compañías abiertas e interconectadas), que implica cambios en la forma como las empresas son concebidas, operadas y gerenciadas", explica. ONE es un proceso integrado y transversal en red del conocimiento de todas las áreas funcionales que permite, por ejemplo, seguir en tiempo real el volumen de ventas de la empresa, el margen de error en producción, las solicitudes de los clientes, el cumplimiento de los proveedores e integrarlo con indicadores financieros, cruzando la información clave de cada uno de estos módulos funcionales de la organización generando decisiones acertadas.

En el almacén virtual de ropa WebLand's End, los clientes digitan sus medidas físicas y pueden ver en pantalla cómo les quedarían las prendas que quieren ordenar. Pero cuando analiza el comportamiento de los clientes en el portal, la herramienta permite conocer más sobre los gustos e, incluso, anticipar sus necesidades. Además, con las compras y las entradas al vestier electrónico, la empresa almacena los gustos específicos de cada cliente y le puede sugerir prendas de su agrado.

Este nuevo paradigma implica cambios en la concepción de las compañías porque comparte sus experiencias con otras partes de su cadena de valor. Las compañías antes se basaban en sistemas rígidos de conocimiento. Hoy generan conocimiento a partir de su propio capital intelectual y del capital intelectual que generan otras compañías, incluso competidoras.

Hay múltiples programas, aplicaciones y herramientas como Business Intelligent, Partitioning, RAC, Data mining, OLAP, que pueden apoyar al desarrollo productivo de la organización. Lo importante es reconocer las necesidades de acuerdo con el tamaño y el contexto en el que se mueve la industria. Para escoger los más adecuados, puede contestar preguntas como: ¿cuál es la aplicación de los conocimientos que necesito?, ¿cómo se utiliza esta información en los procesos de negocio de la organización?, ¿cuáles fuentes de esta información son internas y externas?, ¿cómo puedo generar apoyo y colaborar con mis empleados, clientes, proveedores y competidores?
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