Durante la alerta mundial que ocasionó la pandemia mundial de gripe AH1N1, hace algunos meses, el teletrabajo se presentó como el gran salvador de muchas organizaciones que vieron el riesgo de una infección generalizada, pero que no podían detener sus actividades al enviar a sus empleados a sus hogares.

Básicamente, este conjunto de herramientas les permitió a las compañías crear las condiciones propicias para que sus colaboradores pudieran acceder desde sus hogares a las mismas herramientas, medios y aplicaciones que utilizaban en sus oficinas, gracias a sus conexiones a internet.

Aunque esta alarma contribuyó a que muchas empresas lo descubrieran, el teletrabajo ha estado presente en el mercado por varios años y, poco a poco, se ha convertido en una alternativa para ahorrar dinero y ofrecer a los empleados un acceso directo a la empresa desde cualquier lugar: la casa, un cuarto de hotel o el automóvil, por ejemplo.

Las primeras en descubrir sus ventajas fueron las corporaciones multinacionales, que evitaron grandes inversiones en adecuación de oficinas cuando ingresaban a nuevos mercados: el empleado podía trabajar desde su casa, al tiempo que mantenía una interacción con clientes y colegas, muy parecida a la que tendría si estuviera en la casa matriz.

Según Ricardo Mateus, especialista de producto de Global Crossing Colombia, está comprobado que muchos empleados se concentran y rinden más cuando trabajan desde sus casas. "La empresa puede reducir costos al unir personas que están geográficamente distantes, para compartir información y aplicaciones en tiempo real, con lo cual evita los desplazamientos", dice.

Otra ventaja para las empresas es el poder acceder a una base más amplia de talento que normalmente no estaría interesado en trabajar para ellos dada su ubicación física.

Para Luis Alberto Álvarez, ingeniero de ventas de Citrix, el teletrabajo también brinda la posibilidad de tener una fuerza de trabajo móvil, así una venta o un negocio importante para la compañía no se pierde porque el responsable se encuentra lejos de su puesto de trabajo y no puede acceder a información privilegiada. "El empleado puede acceder a toda la información necesaria con apenas una conexión de internet y un computador portátil", señala.

Los beneficios de 'trabajar en el hogar' también les llegan a los empleados, que pueden elevar su autonomía y satisfacción con relación a sus labores. "Hemos descubierto que las personas que teletrabajan se sienten más a gusto con su trabajo, están menos motivadas para dejar su empresa, tienen menos estrés, mejoran el equilibrio trabajo-vida privada y, además, obtienen una buena evaluación de sus supervisores", comenta Álvarez.

Pierre Rodríguez, director de operaciones y marketing para Latinoamérica de Polycom, destaca que las empresas de la región han cambiado su visión en cuanto a que la persona 'se quedaba en su cama durmiendo'. "La globalización ha cambiado la percepción y las empresas se dieron cuenta de que el teletrabajo aumenta la productividad; aunque no somos tan maduros en la asimilación del concepto como Estados Unidos, se dimensiona que las ganancias no son solo para la empresa sino también para el profesional".

Los colaboradores que realizan sus labores de forma remota también ahorran una gran cantidad de tiempo en sus traslados y están capacitados para cumplir con sus responsabilidades, incluso si se encuentran en viajes de negocios. "Un trabajador a quien se le permite el teletrabajo está típicamente más satisfecho porque tiene la posibilidad de balancear mejor su vida entre el trabajo y la vida privada", dice Gerardo Chaves, gerente de desarrollo de negocios para tecnologías de colaboración de Cisco Systems.

Para completar, un estudio adelantado por la Asociación de Electrónica de Consumo (CEA, por su sigla en inglés) dice que el teletrabajo también ofrece beneficios para el medio ambiente. Así, por ejemplo, un empleado que realiza el trabajo desde su hogar deja de gastar 1,4 galones de gasolina diariamente en promedio, con lo cual reduce las emisiones de CO2 desde 23 hasta 17 kilogramos.

Manda la banda ancha

La clave para todas las iniciativas de teletrabajo está en crear una experiencia consistente: lograr que el colaborador no extrañe un lugar físico para cumplir con sus responsabilidades. Los teletrabajadores deben tener acceso, con condiciones similares, a las mismas aplicaciones de datos, voz y video que tendrían si estuvieran en la oficina.

"Las únicas variantes son la calidad y el ancho de banda del enlace de datos que utilicen y el entorno en que se encuentran en cuanto a la privacidad y niveles de ruido. Por eso es que la seguridad es tan importante, pues restringirles acceso a ciertos servicios, solo por ser remotos, es contraproducente y no permite aprovechar al máximo el teletrabajo", dice Gerardo Chaves, de Cisco Systems.

Así, lo primero que debe contemplar una compañía para adelantar una iniciativa de teletrabajo es contratar canales de internet de banda ancha, adecuados para transmitir datos a velocidades altas. "La solución tecnológica debe ser escalable, para permitir que el número de usuarios crezca de acuerdo con las necesidades de la empresa. Idealmente, la solución debe ser redundante, lo cual permite continuar prestando el servicio a empleados remotos en caso de alguna falla", argumenta Ricardo Mateus, de Global Crossing Colombia.

Esto mismo se aplica para los empleados, que deben contar con conexiones de banda ancha, lo que les permite acceder a aplicaciones y recibir información con una velocidad similar a la que usarían en las instalaciones de la empresa. En este caso, es recomendable contratar servicios que ofrezcan velocidades mínimas de 2 Megabits por segundo (Mbps).

A partir del nivel de confidencialidad en la información que utilizan, algunas organizaciones podrían contemplar la utilización de Redes Privadas Virtuales (VPN, por su sigla en inglés), tecnología que utiliza la infraestructura física de telecomunicaciones para transferir datos de forma segura y oculta. Estas elevan el nivel de confidencialidad y seguridad con la cual se transporta la información, al exigir una identificación única por usuario.

Para Pedro Castro, country manager de SonicWall, en la medida en que las personas utilicen dispositivos cada vez más diversos para acceder en línea, las compañías están más propensas al robo de datos, las descargas inseguras y las infecciones de virus, entre otros inconvenientes. "Con usuarios ingresando a la red desde diversos lugares, los gerentes de TI necesitan tener equipos con soluciones de seguridad de red que puedan monitorear, conceder y denegar el acceso a ella y adicionalmente protegerse de todas las amenazas que provengan de cualquier origen", comenta.

De programas y equipos

Existen nuevas tecnologías que han impulsado al teletrabajo, pues permiten que los usuarios cuenten exactamente con los mismos programas, archivos y recursos que tendrían en una oficina dentro de la organización. Entre estas, la virtualización de aplicaciones se ha consolidado en los últimos años.

A grandes rasgos, esta tecnología permite que la persona ingrese y utilice programas de productividad que están alojados en los servidores de la empresa, que podrían estar en cualquier parte del planeta. Según Luis Alberto Álvarez, de Citrix, las aplicaciones funcionan exactamente igual que si estuvieran instaladas en el computador o teléfono inteligente de la persona.

En este sentido también existe una virtualización de escritorios, donde los empleados acceden de forma remota a sus equipos de oficina desde cualquier dispositivo. El teletrabajador entonces verá exactamente el mismo escritorio de su computador (con los mismos archivos y accesos directos, por ejemplo) y podrá utilizar los programas que tiene instalados en su disco duro. En este caso, la empresa mantiene el control sobre el equipo y disminuye drásticamente los costos de operaciones.

Junto a estas soluciones y los canales de comunicaciones para transmitir datos, entra en juego el computador que debe tener la persona en el hogar y que se convierte en la forma como accede y manipula la información de la compañía.

De acuerdo con Álvaro Muñoz, gerente de ThinkPad en Lenovo Colombia, es necesario contar con un computador que le permita tener todo en un solo entorno: máquina robusta en configuración que incluya herramientas de asistencia técnica que minimice la improductividad causada por las fallas.

Para el experto, el equipo también debe incluir herramientas y aplicaciones que contribuyan a realizar una labor eficiente. En este caso, debe contar con sistemas de correo electrónico, el formato de los documentos, la comunicación con el equipo de trabajo, las videoconferencias y la asistencia técnica para solucionar cualquier problema informático causado por un virus, malware, spyware, fallas de sistema operativo o un error humano.

Finalmente, los expertos concuerdan en comentar que, junto a su aspecto técnico, el teletrabajo también debe contemplar una parte administrativa y legal, donde la empresa se cerciore del nivel de confidencialidad que el usuario debe tener con los datos y aplicaciones.