| 3/19/2010 12:00:00 AM

Tecnología propia, pero arrendada

El outsourcing de recursos tecnológicos se constituye en una alternativa para que las pequeñas y medianas empresas reduzcan sus costos y puedan concentrarse en el corazón de sus negocios. Estas son algunas de las ventajas de tercerizar dichas herramientas.

Casi la mitad de las pequeñas y medianas empresas colombianas consideran que la única forma para contar con una infraestructura tecnológica adecuada para el desarrollo de sus negocios consiste en adquirirla. Según el estudio Adopción y uso de las TIC en las Pymes colombianas, elaborado el año pasado por Cisco Systems, 46% de esas organizaciones desconocía de la existencia del outsourcing o tercerización de servicios digitales.

El principal objetivo detrás de este modelo operativo de tecnología es liberar a las Pymes de labores y procesos administrativos que no están relacionados con el desarrollo directo de su negocio, a través de la subcontratación de un proveedor que se encargue de ellos. Por ejemplo, no tiene sentido que una empresa de calzado invierta en la creación de un call center para realizar campañas telefónicas entre sus clientes.

Gracias a la aparición de nuevas tecnologías, como la virtualización, y a la consolidación de servicios de banda ancha, han aparecido nuevos esquemas de tercerización que permiten entregar servicios y realizar la gestión de los recursos a través de internet. Las compañías ya no deben invertir en la compra o adecuación de equipos, en el licenciamiento de software ni en la adecuación de infraestructura interna de redes o comunicaciones.

Para Juan Carlos Uribe, gerente de ventas de Lenovo Colombia, el outsourcing ayuda a que las empresas en crecimiento que no cuentan con una infraestructura formal puedan enfocar sus recursos al desarrollo de su negocio y no a una adquisición de herramientas que afecte su flujo de caja. "Las organizaciones no necesitan capitalizar activos sino pagar por un servicio, que además les permita operar infraestructuras más pequeñas en la parte de tecnología", dice.

En este sentido, las compañías prestadoras de servicios son las responsables de cumplir con las exigencias técnicas que imponen sus clientes, a través de su propia infraestructura y personal. En este caso, pueden optimizar sus recursos para generar economías de escala que les permitan aumentar su rentabilidad y ser competitivas en el mercado.

Por su parte, las Pymes pueden reducir las áreas internas de soporte técnico o reubicar a sus colaboradores clave en labores más estratégicas para el negocio. Al fin y al cabo, el mantenimiento, la actualización de las herramientas y el servicio técnico corren por cuenta del proveedor.

Según Juan Fernando Olier, gerente senior de advisory para Ernst & Young Colombia, las compañías notan una drástica reducción de sus costos operativos al eliminar estas áreas internas, así como sus necesidades de capacitación, entrenamiento continuo y rotación de personal, al tiempo que ganan mayor flexibilidad para unir sus inversiones en TI con las necesidades del negocio. Entonces pueden contratar solo los servicios y por el tiempo que los necesitan.

"Para una empresa pequeña es más rentable dedicarse a aquello que sabe hacer, que a administrar tecnología. Entonces, en lugar de realizar grandes inversiones en infraestructura y en crear un área interna de tecnología, puede contratar sus servicios e infraestructura de TI", dice Jorge Andrés Osorio, director comercial de Aranda Software para la Región Andina.

La tercerización también ayuda a que organizaciones pequeñas y medianas accedan fácilmente a soluciones tecnológicas que antes estaban reservadas a grandes conglomerados, con lo cual reduce las brechas de competitividad en términos de eficiencia e inversión. "Las nuevas tendencias permiten que las Pymes puedan utilizar las soluciones informáticas más recientes, sin necesidad de realizar altas inversiones de capital ni de tener un 'batallón' de recursos TI internos. Estas iniciativas contemplan servicios en línea por demanda y computación en la nube", comenta Olier.

En esto concuerda Carlos Sarmiento, director senior de ventas de OracleDirect América Latina, quien comenta que el mayor valor que obtienen las empresas en crecimiento, cuando tercerizan sus tecnologías, es la posibilidad de trabajar con tecnología de punta sin incurrir en los altos costos de implementación y administración.

Software para todos

En la actualidad, las Pymes encuentran diversas opciones para tercerizar todas sus necesidades tecnológicas. Según las necesidades que tenga cada organización, podrá encontrar soluciones que comprenden software, hardware e infraestructura o soporte técnico.

Así por ejemplo, la tercerización de software es quizás el área que más ha crecido en los últimos meses, gracias al surgimiento del modelo de Software como servicios (Saas, por su sigla en inglés). A través de este esquema, los usuarios pueden acceder a los programas que requieren para su operación a través de internet. Las Pymes pagan mensualmente por el número de personas que accedieron a las aplicaciones o por el tiempo de uso del software, de forma similar a los servicios públicos domiciliarios.

Para Rafael Orduz, decano de la facultad de ingeniería de la universidad Sergio Arboleda, una de las claves de esta tecnología es la ubicuidad, que permite acceder a la información desde cualquier lugar y por medio de diversos dispositivos. "A pesar de la desconfianza entre algunos empresarios, hay empresas serias detrás de estos servicios, como Google Apps, Salesforce o Amazon, por lo que es de esperar que en breve tiempo se consolide una oferta de servicios para ser utilizada sin reservas", opina.

De acuerdo con María Salazar Nicholls, gerente comercial de DMS, esta modalidad de servicio representa una reducción significativa en los costos por licenciamiento de software y en adquisición del hardware necesario para gestionar las tareas en red, pues la infraestructura pertenece al prestador del servicio que lo entrega a través de internet. Esta reducción en el número de equipos, como servidores o bodegas de datos, se refleja en los costos de refrigeración, energía eléctrica, renovación tecnológica y alquiler de espacio físico.

A su vez, Germán Borrero, gerente de MQA Business Consultants, destaca que las Pymes encuentran unas barreras muy bajas para 'alquilar' con este esquema las herramientas de software que necesitan para su operación. "Los Saas requieren una baja inversión en infraestructura y en inversiones en actualización de recursos para su instalación. Así mismo, sus costos asociados se llevan directamente al estado de pérdidas y ganancias, lo que representa beneficios tributarios", comenta.

Las soluciones van desde la automatización de sistemas contables y de backoffice, hasta la automatización del manejo de clientes, estrategias de marketing y todo el apoyo de software para este tipo de áreas junto con servicios que asociamos a nivel de apoyo en implementaciones en temas de tecnología.

A esto se une la flexibilidad que ofrecen estos servicios para que la organización eleve o reduzca su uso, de acuerdo con sus necesidades. Así, por ejemplo, si la compañía debe aumentar su plantilla de empleados, solo debe solicitar el número de nuevos puestos a través de la red para habilitarlos de inmediato.

Servicios para tocar

En cuanto a infraestructura y hardware, las empresas pueden contar con equipos de última generación a una fracción de su costo. Juan Carlos Uribe, gerente de ventas de Lenovo Colombia, dice que los proveedores no solo configuran los equipos con la imagen corporativa de la empresa, sino que además incluyen el mantenimiento, la administración de mesas de ayuda y el licenciamiento de software, entre otras funciones.

"Con estos servicios, las Pymes obtienen un aliado que les ayuda a optimizar sus tiempos y a no preocuparse por dedicar sus recursos internos a soportar una plataforma de tecnología", comenta Uribe.

De acuerdo con Jorge Andrés Osorio, de Aranda Software, esta tendencia integra incluso una solución llamada 'outsourcing del puesto de trabajo', en la cual los clientes pueden contratar un 'combo' que incluye todo lo que necesita uno de sus empleados para cumplir con sus tareas. Entonces reciben desde el escritorio, la silla, el punto de red, el teléfono, la impresora y el computador personal hasta el sistema operativo, las aplicaciones y el soporte.

A esto se une una opción llamada Infraestructura como servicios (Iaas, por su sigla en inglés), en la cual los proveedores ofrecen mantenimiento, soporte y recursos de cómputo a través de internet. Entonces, por ejemplo, los clientes pueden contratar espacio en disco duro, bases de datos o tiempo para procesar datos en servidores dedicados, y solo pagan por el consumo que realicen de estos recursos.

Por lo pronto, muchos de los proveedores de tercerización han comenzado a concentrarse en zonas francas habilitadas para esos fines. Según Juan Pablo Rivera, presidente de la Zona Franca Bogotá, la mayor parte de las empresas que se ha ubicado en estos complejos industriales son call centers y contact centers, aunque cada vez se ven más compañías dedicadas a servicios de gestión humana, software y tecnología. "Es importante aclarar que cualquier empresa que preste este tipo de servicios puede beneficiarse del régimen de zonas francas siempre y cuando cumpla con unos requisitos preestablecidos y que están relacionados directamente con compromisos de generación de empleo e inversión", comenta Rivera.

En el caso de la impresión de documentos, las Pyme pueden acceder a servicios de outsourcing en los cuales reciben las impresoras, el papel, la tinta y el soporte necesario, sin necesidad de comprar equipos o insumos. "Normalmente, los usuarios pagan una tarifa fija por el alquiler del equipo, los servicios de soporte y el software para la gestión documental. Luego, pagan un cargo adicional por cada página que imprimen", comenta Andrés Velásquez, gerente de Lexmark Colombia.

Según los expertos, esta alternativa genera ahorros adicionales pues, con el solo hecho de medir y comunicar la cantidad de impresiones por departamentos, los empleados dejan de sacar copias de documentos que no están relacionados con sus labores, como tareas, chistes o páginas web, por ejemplo.

Germán Borrero, de MQA Business Consultants, comenta que hay servicios de consultoría que apoyan a las Pymes en la solución de inconvenientes tecnológicos que afecten el negocio. De hecho, dice el experto, la mayoría de veces plantean cambios en el sistema que permiten a las organizaciones mejorar sus procesos constantemente.

A esto se unen soluciones de empresas de seguridad digital, las cuales velan por la integridad de los activos digitales de la organización, a través de la instalación de aplicaciones especiales, el soporte en todo momento y la generación de reportes sobre la actividad de los datos. "A través de estas propuestas, las Pymes se pueden olvidar de problemas de administración de herramientas de seguridad de la información y dedicarse a gestionarla", dice Felipe Gómez Jaramillo, director comercial de Etek International.

La tercerización quizás sea la mejor forma para que una organización acceda a tecnología de última generación para afrontar las nuevas condiciones del mercado, incluso si no tiene mucho dinero para realizar una gran inversión inicial. Es decir, se convierte en una buena alternativa para 37% de las Pymes locales que, según el estudio de Cisco Systems, no tiene presupuesto para inversiones de TI.

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