| 3/16/2006 12:00:00 AM

Tan lejos, tan cerca

Con soluciones tecnológicas, los administradores pueden estar en permanente contacto con todo lo que ocurre en la operación de su negocio. Las pyme pueden conocer en tiempo real información sobre sus finanzas, procesos, proveedores y clientes.

Un cliente frecuente entra a un local de venta de carnes en Bogotá y su dueño en Montería lo reconoce de inmediato. El comprador pregunta de qué región viene cierto corte y a qué edad fue sacrificado el novillo. El vendedor tras el mostrador mira una pantalla y le ilustra todos los detalles del origen del producto. El cliente pide una libra, cancela su valor y se retira del lugar. En ese instante, ya están actualizados el inventario, el rubro de ventas diarias y el total mensual del punto de venta y del negocio en general. Y constató si el vendedor fue ágil, ofreció nuevos productos y cumplió las normas de limpieza.

Así es: desde cualquier lugar del mundo, Juan Felipe Ortega puede controlar y hacerle seguimiento en tiempo real y de una forma amigable a su empresa, Carnes Ecológicas del Sinú. Vigila el cumplimiento de los estándares de calidad, tiene acceso constante a la información contable de cada local, conoce puntualmente lo que ocurre con sus inventarios e incluso determina si un empleado necesita refuerzos en su entrenamiento.

Secretos de tres letras Todo empezó cuando Ortega se propuso montar una cadena de locales de carne tipo gourmet. Pero no podía lograrlo sin satisfacer dos necesidades. Primero, debía operar el negocio desde Montería, a pesar de que los puntos de venta se localizaran en Bogotá. Segundo, el control de calidad requería mirar de cerca cada etapa del proceso. ¿Cómo lograr la administración remota y el seguimiento estricto de todo un negocio? La respuesta parece darse en otro idioma "la integración entre las soluciones ERP y POS". Es normal no entender lo que esto significa, como le pasó al mismo Ortega cuando le hicieron la propuesta. Un empresario paisa que se acerca a los 40 años y se dedica al ganado no habla con esas siglas. Su preocupación era otra. Si un cliente busca carne de novillo certificado de calidad 5 estrellas, se le debe garantizar que así sea. Con la asesoría de TCE Colombia S.A., se estudió el tipo de infraestructura tecnológica necesaria para comenzar el proceso de darle solución a sus necesidades. El tipo de servidores web y las bases de datos que soportarían el trabajo requerido, además de los proveedores de internet y los de otros accesorios de infraestructura básica se escogieron de acuerdo con el plan que incluía vigilancia remota. En concreto, se requería una base que le permitiera integrar el trabajo administrativo con el seguimiento de la producción, pero que también fuera lo suficientemente flexible para soportar soluciones más complejas, si era indispensable en Carnes Ecológicas del Sinú. Así se hizo, y no fue en vano, pues como solución final se implementó una aplicación ERP (Enterprise Resource Planning). Este sistema gerencial incorpora la información de la contabilidad, las compras y las ventas, y hasta la preparación de materiales para producción. Más que sistemas contables, este tipo de aplicaciones de dirección le permiten al gerente consultar en línea la información completa de su empresa. En este caso, se implementó un producto de la marca SAP para pequeña y mediana empresa.

Para comunicar la herramienta gerencial con lo que ocurre en los puntos de venta se optó por implementar un sistema POS (Point of Sale). Se parte del concepto de la caja registradora. Sin embargo, la nueva tecnología permite que el local tenga una conexión con el servidor central para que automáticamente se actualicen inventarios, listas de precios y promociones. Todo esto incluye además una aplicación de "fidelización de clientes", con la cual es posible conocer sus hábitos de compra, y así diseñar la estrategia de CRM (Customer Relationship Management).

A Ortega, como a la mayoría de empresarios, lo que le importa es manejar fácilmente su empresa, perfeccionar su operación y tomar decisiones oportunas. Los tecnicismos se los deja a los iniciados.

Arreglar la casa La realización de la totalidad del proyecto incluyó la compra de computadores, un servidor, cámaras de video y, por supuesto, las soluciones ERP, POS y CRM. "El cambio requirió un aprendizaje de todo el personal en el manejo del software, la capacitación técnica y funcional de cada una de las soluciones implementadas", afirma Ortega. Acepta que se trata de un cambio costoso. Aunque el precio es lo que más se discute en las pyme, en Carnes Ecológicas del Sinú no se concibe la posibilidad de crecer sin estas herramientas, "son indispensables para la gerencia". Considera que si no se hace de esta manera, simplemente no podría controlar el negocio ni vender franquicias. "Los costos se ven altos en un principio. Pero los beneficios que se obtienen hacen que el retorno sobre la inversión sea rápido", agrega Ortega.

Según ellos, los beneficios se traducen en mayor control de inventarios, mejores informes para la gerencia, facturación en línea, contabilidad de ventas por local y un nivel elevado de seguridad. "Lo más importante es la centralización de la información y la capacidad de tomar decisiones inmediatas basados en resultados y en el comportamiento del mercado".

Como si fuera poco, se puede rastrear el origen de todos los productos (trazabilidad). El ganado se cría en el departamento de Córdoba y se sacrifica en Frigosinú. Las canales se reciben en Bogotá. En el momento en que se pesa y se corta la carne, se actualizan automáticamente los inventarios por medio de la solución ERP. El producto se despacha a los puntos de venta, donde las cámaras se conectan a internet y las ventas se registran en línea con el sistema POS. Nada se escapa de la pantalla de quien monitorea el negocio.

La tecnología empieza a acabar con las restricciones de localización para quienes conforman una empresa. El reto de conocer lo que ocurre en tiempo real con el negocio es alcanzable, incluso a distancia. "Si la pyme quiere crecer y competir en este mercado tan globalizado, hay que invertir en tecnología", concluye Ortega.
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