| 5/14/2004 12:00:00 AM

Soluciones sin enredos

La empresa que no invierta en tecnología no avanzará en los mercados internacionales. Pensar en globalizarse sin ella es comenzar con el pie izquierdo. Los proveedores de TI cuentan qué están haciendo para convertirse en aliados del empresario, sin que le cueste más.

Los tratados de libre comercio han generado gran expectativa entre los empresarios. Entre quienes ven una oportunidad, la preocupación es el estado de su operación, sobre todo cuando entienden que ganar y perder en esta dinámica no es producto del azar sino consecuencia de asumir con velocidad y decisión el principal reto de esta era: ser altamente competitivos.

Si bien muchos empresarios saben que en esta coyuntura la inversión en tecnología es un movimiento estratégico para disminuir la distancia respecto a sus competidores, la ejecución de planes para mejorar procesos y hacer eficiente la operación con soluciones tecnológicas, es vista a veces como un lujo: un gasto que solo empresas de gran calado pueden asumir; se piensa incluso que implementar tecnología es una necesidad que nace en procesos muy desarrollados y no una oportunidad para desarrollar rápidamente su operación.

El manejo de los flujos de información de cada unidad de una empresa -administración, logística, distribución, comercialización, contaduría- es importante. "En un mundo cada vez más competitivo, contar con la información adecuada en el momento oportuno es indispensable para prestar un buen servicio. Quienes por falta de información no puedan ofrecer un buen servicio, tendrán amenazada su permanencia", sentencia sobre este aspecto Carlos Velásquez, de Unisys.

Para ser competitivas, las empresas deben tener en cuenta dos conceptos: primero, el conocimiento de su operación es su activo de mayor valor y, segundo, ese conocimiento surge de manejar la información total que arrojan y requieren sus procesos mediante soluciones tecnológicas y no puede estar centrado en los empleados.

Este concepto implica un rompimiento de ciertos procesos y no significa acabar con lo existente sino reenfocar rutinas. "En el mundo globalizado se necesitan mejores prácticas de negocios. El mercado libre requiere que las empresas tengan una alta velocidad de reacción ante la competencia agresiva. En estos aspectos tácticos, la tecnología es la clave", asegura Henry Gómez, gerente regional de ventas para la Región Andina de SAP.

La adopción de tecnología en las grandes y pequeñas empresas ha sido un proceso diverso de acuerdo con las características de su tipo de negocio y de las necesidades específicas que se presentan en sus procesos.

La flexibilidad que muestran las soluciones de las tecnologías de la información (TI), tanto software como servicios, para adaptarse a casos disímiles y circunstancias distintas, deja en claro que no hay sector u operación pequeña o grande ajenos a sus beneficios.

"Una solución tecnológica no es una cuestión de máquinas. Es una decisión aplicada a procesos con el apoyo de asesores calificados y conocedores del sector en que se desempeña la empresa, luego de analizar sus fortalezas y falencias e identificar cuál es el camino para optimizar su operación", afirma Erik Cepeda, financial services sector (FSS), corporate accounts, de IBM.

Estas soluciones trabajan sobre premisas universales y responden a la inquietud y al deseo de cualquier empresario de buscar nuevas oportunidades para su negocio.

"Crecer su competitividad, reducir costos, incrementar curvas de productividad, mejorar la comunicación con sus clientes y proveedores, generar valores agregados paralelos a su servicio y producto sin mayor inversión. ¿Alguien cree que puede prescindir de estos beneficios?", agrega Cepeda, refiriéndose a los logros de la implementación de TI en una empresa.



Para un buen comienzo

Para los consultores es claro que las soluciones tecnológicas deben adaptarse a los modelos de negocios de cada empresa. "Una solución tecnológica no es un parche milagroso. Es un factor que trabaja en comunión y dependencia de la fuerza de trabajo de la empresa y la calidad de sus procesos. Por eso, antes de cualquier decisión, es indispensable estudiar la situación específica de cada negocio", explica Mauricio Velásquez, de Hewlett-Packard Colombia.

La primera característica que hay que revisar es que una solución TI se adapte a la empresa. De hecho, todos los proveedores del mercado tienen esto tan claro, que sus principales desarrollos se encaminan a mejorar esta marca de su portafolio. Sin embargo, las soluciones deben tener otras características para asegurarle mejores resultados al usuario y brindarle más posibilidades de trabajo.

Una de esas características es que posean estándares abiertos de mercado. Es decir, que la solución TI sea de fácil implementación y alta compatibilidad con productos de otros proveedores, para que permita su actualización constante sin que esto signifique grandes costos de personal especializado o la imposibilidad de migrar o complementarla con soluciones de otros proveedores.

Segunda característica, que sea una solución integrada o integradora. Esto se refiere a que una aplicación o plataforma TI debe tener la capacidad de manejar diversos procesos, integrando los flujos de información y agilizando su uso en función, tanto de la operación ordinaria como de las decisiones estratégicas dentro de la empresa y hacia su mercado. De esta forma se evita que las soluciones pierdan eficiencia y se conviertan en un obstáculo a mediano plazo y por ende en un nuevo costo.

"La configuración de sistemas que incluyan PC, laptops, servidores, sistemas de almacenamiento, de servicios y administrativos, permite que la administración de TI sea mucho más sencilla y menos costosa, al igual que el servicio directo al cliente, para ahorrar viajes de ida y vuelta por concepto de reparaciones de sistemas dañados o bien el pago de servicios de consultoría a empresas ajenas a la compañía", explica Juan Lucas Bruno, gerente de Dell Colombia.

La tercera característica primordial es que sea una solución "virtualizada", que maximice su uso en internet, dando acceso a la información sin que el usuario esté en la empresa, desestimando incluso su ubicación geográfica. Esta característica permite también canalizar la información necesaria a clientes o proveedores sin tener que migrarla a otra plataforma.

Así, reduce costos por disponibilidad de la fuerza de trabajo sin su desplazamiento, disminuye costos de oportunidad para los cuerpos de ventas en distintas regiones, hace más eficiente el trabajo de diversas áreas que comparten información en ubicaciones remotas para su operación.

Además, compartir y hacer accesibles determinados flujos de información a proveedores genera oportunidades de negocio con las ventajas de intercambiar datos en tiempo real, y hacerlo con los clientes permite ofrecer un servicio como valor agregado sin costo adicional.

Como última característica, que sea autónoma. Este atributo resume su capacidad de autodiagnóstico y autoconfiguración, que se refiere a entender el entorno determinado para su función y le permite acomodarse al hardware designado de forma autónoma, luego de la implementación de arranque sin necesidad de intervención de un especialista cada vez que requiera un cambio.

Si la solución ofrecida presenta estas características, la TI que se va a implementar tendrá éxito y será útil, con una relación costo beneficio muy positiva para la empresa.



Asimilación,

el siguiente paso

La tecnología es una aliada, pero no la panacea a los problemas de una empresa y no puede responder por los resultados operativos dependientes del factor humano o de la cultura organizacional.

"Aprender a aprender y aprender a desaprender son dos ejercicios decisivos en el éxito de una solución tecnológica. Con el primero, me refiero a aprender la forma en que deben trabajarse las nuevas tecnologías y sus prácticas basadas en la eficiencia. Y con el segundo, a que se deben desaprender los viejos atavíos organizacionales y las prácticas que significaban competencia interna entre polos de información", señala Mauricio Velásquez, de HP.

Lograr sinergias con las nuevas prácticas evitará contratiempos como pérdidas de información o imprevistos por errores en el manejo primario de las soluciones TI y otro tipo de situaciones que implican retraso en la dinámica de implementación en la estructura de la empresa y entorpecerán la llegada de los resultados de la solución.

"Así como se hace un trabajo de adaptación de la tecnología a los esquemas de la empresa, creyendo que lo importante en ese ejercicio es el negocio y no la solución TI, el éxito de su puesta en marcha hasta su pleno funcionamiento tiene un proceso paralelo de asimilación dentro de la organización. Se debe pensar en una administración del cambio, para que el proveedor y cada área de la compañía trabajen para entender y asimilar la solución", expone Henry Gómez, de SAP.



Solución a la medida

Teniendo en cuenta que una de las preocupaciones más importantes del empresariado es optimizar su inversión, algunos proveedores han empezado a ofrecer un servicio de TI por demanda.

En este servicio, las soluciones se implementan de acuerdo con la demanda que presentan los usuarios empresariales, que a su vez responden a comportamientos cíclicos de sus mercados y las implicaciones de sus procesos internos.

De esta forma solo se paga la medida (capacidad, alcance y tiempo de uso) de la solución adicional a la comprada por la empresa, ni más ni menos, permitiéndole atender con la robustez requerida una necesidad coyuntural (por ejemplo, la demanda adicional en la temporada navideña).

Como un servicio más, de acuerdo con las características de cada empresa, las soluciones TI pueden ser instaladas dentro de la empresa bajo compra o en las instalaciones del proveedor. También se pueden adquirir planes compartidos que son de menor costo, pagando solo la porción de la solución que se usa y no su totalidad. Este servicio es prestado por IBM, HP, Unisys, Compunet, entre otros, apoyándose en tecnología de SAP.

Los proveedores ofrecen planes de financiamiento para cada tipo de solución TI de acuerdo con la empresa.
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