| 10/15/2005 12:00:00 AM

Software a su medida

Las compañías de tecnología locales y extranjeras fabrican software empresarial para que la mediana empresa pueda tener información completa y sistematizar todos los procesos de su negocio.

La tecnología es una necesidad para aumentar los niveles de productividad de las medianas empresas y volverlas realmente competitivas. Su importancia radica en que es el medio perfecto para poder integrarse en el mercado grande y globalizado, convertirse en la mano derecha de una empresa corporativa, tener un permanente contacto y seguimiento con proveedores, e identificar las variables que aumentan la satisfacción de los clientes.

Más importante aún, frente al Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos (TLC) es indispensable que las pyme tengan conocimiento completo sobre el proceso de su negocio para alcanzar los niveles y estándares internacionales necesarios, tener claridad sobre sus ventajas competitivas y saber con certeza en qué aspectos la empresa puede negociar eficientemente.



Para lograrlo, las compañías de tecnología nacionales o extranjeras han fabricado software empresarial, que le permite a la mediana empresa tener información completa y sistematizar todos los procesos de su negocio, para reconocer sus fortalezas y debilidades, y ser más competitiva.



Las soluciones de tecnología "deben adaptarse a las cambiantes exigencias del mercado para convertirse en verdaderos activos estratégicos de una organización que desea ser una fuente de innovación y de creación de valor agregado en su industria", afirma Darío Solórzano, presidente de Intergrupo.



La solución perfecta

Las grandes multinacionales como Oracle, SAP y Microsoft, y las compañías colombianas de tecnología han visto en las pyme un nicho muy atractivo que necesitan conquistar al ofrecerle soluciones para mejorar su productividad e incrementar su rentabilidad, teniendo en cuenta que las pyme son tan complejas como las grandes empresas.



Las compañías de tecnología han llegado al segmento de la mediana empresa de diferentes maneras. Por un lado, las desarrolladoras colombianas han crecido con las pyme, como Mecosoft que por medio de su "programa de referidos" ha vendido software empresarial a buena parte de este sector. Por otro lado están las multinacionales que por medio de publicidad, eventos o programas, como las historias o casos de éxito de SAP y de Microsoft, han convencido al sector de la importancia de tener este tipo de solución para ser más productivas.



La solución SAP

SAP ofrece las microverticales, que son específicas para cada tipo de industria. CompuNet y otras empresas desarrollan este tipo de solución para SAP. La estrategia ha sido identificar el sector de la empresa, conocer su nicho de mercado y especializarse en él brindando soluciones eficientes que generen un efecto rápido en la disminución de los costos de la compañía. Ricardo Ortiz, presidente de Informática y Gestión, está convencido de que las soluciones verticales sirven para gestionar con base en información y generar mayor rentabilidad en mercados específicos.



La especialización en los diversos sectores empresariales ha generado excelentes resultados. En la agroindustria, el proceso empieza desde el preciso momento de la siembra de las cosechas, pasa por toda la parte financiera, contable y logística, hasta que se exporta el producto.



En las universidades, se está implementando software para saber el valor real de la matrícula, los costos de tener equipos audiovisuales, de laboratorio y las salas de informática.



En los hospitales, los resultados son muy buenos en la implementación de estas soluciones de SAP, porque le permite saber diariamente con qué recursos cuenta, el perfil de cada uno de sus proveedores y los inventarios existentes, para prestar un servicio eficiente.



Los concesionarios de vehículos han sido otro sector privilegiado con este tipo de soluciones, porque es un negocio que exige tener conocimiento sobre todas las configuraciones del carro, las garantías y el mantenimiento que se le deben brindar al cliente. Esta solución ha facilitado una mejor comunicación con los fabricantes con base en la información precisa de los inventarios. Es de gran importancia saber la estacionalidad, que son los niveles de producción para determinada temporada. Por ejemplo, según la información del concesionario, a mitad de año se venden más carros de color verde, razón por la que debe existir suficiente inventario en junio para no perder los clientes potenciales.



Otro caso interesante es el de las servitecas. En Venezuela, por medio de una solución microvertical, Firestone realizó la integración de 250 servitecas con excelente planeación a futuro, dice Alfonso Mogollón, gerente regional de ventas indirectas de SAP. Se trata de un paquete de soluciones con aplicaciones de avanzada, capaz de reemplazar los que quince años atrás se habían erigido en la corporación como la panacea absoluta: los archivos planos; pero que se perfilaban como un gran reto por la dificultad que suponía el engranaje de sus módulos, junto a la puesta en línea con sus clientes. A pesar del reto, los beneficios de las aplicaciones de SAP se expresaron en agilidad, simplificación de procesos; acceso, flexibilidad y seguimiento de la información; estímulo y energía en la gente, además de la oportunidad de mantenerse a la vanguardia sin una gran inversión, agrega Mogollón.



La oferta de Oracle

Por su parte, con la compra de People Software, que tiene uno de los mejores software de recursos humanos en el mundo, y otras desarrolladoras del orden mundial, Oracle ofrece una solución integral que conjuga una solución tradicional de administración del negocio con administración de gestión de personal.



Adicionalmente, la multinacional ofrece soluciones preempaquetadas de tecnología y aplicaciones fáciles de instalar y utilizar, como el Oracle E Business Suite Special Edition, un sistema de negocios que comparte una sola base de tecnología y permite administrar las interacciones con el cliente de forma eficiente, enviar pedidos, recopilar pagos, etc. La suite se compone de ERP, CRM, SCM y Business Intelligence.



Así mismo, ofrece la aplicación Standard Edition One, que es muy accesible para la mediana empresa, asocia elementos de seguridad y facilidad en las instalaciones y las aplicaciones. Permite el acceso a la información relevante de manera inmediata a los clientes y socios comerciales para incrementar la productividad y mejorar el servicio, según Carlos Sarmiento, director de ventas de Oracle Direct para América Latina.



El portafolio de Microsoft

Microsoft, que siempre ha trabajado de la mano con la mediana empresa, ofrece tres tipos de soluciones atractivas. La primera, Small Business Server, cuesta $3.000.000 y unas 1.200 pyme la han comprado. La segunda, SQL2005, maneja las bases de datos y ante todo crece con ellas. La más importante es Microsoft Dynamics, una completa e integrada línea de soluciones de negocio, basada en la tecnología del proyecto de investigación y desarrollo antes conocido como Proyecto Verde. Incluye una base tecnológica de 50 papeles centrales basados en funciones y trabajos específicos dentro de una empresa mediana.

Por último, el pasado 4 de octubre, Microsoft lanzó el Open Value que ofrece un licenciamiento mediante pagos anuales, que incluye derechos de actualización a las nuevas versiones de los productos.



Por su parte, la desarrolladora colombiana Mecosoft ofrece la versión SQL que permite una menor carga y tráfico de datos en la red y manejo de procedimientos almacenados. Brinda mayor seguridad a los datos y realiza auditorías para lograr hacer un análisis multidimensional sobre la gestión de la empresa. Así mismo tiene soluciones modulares que comparten una base de datos única y completamente integrada.

Sysgold provee soluciones de computación móvil e inalámbrica, que automatizan procesos manuales (formularios en papel, encuestas, pedidos, cobranza, etc.). Esta solución puede ser adquirida por módulos y es posible tener presupuestos para funcionalidades básicas.



CRM

Actualmente, es muy importante tener soluciones para la administración de las relaciones con los clientes (CRM) y establecer negocios rentables con ellos. El CRM (Customer Relationship Manager) es un programa de mercadeo relacional que le permite a la empresa construir un historial de los clientes, identificar sus tendencias, anticiparse a sus necesidades, detectar las posibilidades de negocios, tener conocimiento sobre los proveedores y la competencia. A los vendedores les da una información completa para que sean más efectivos. SAP, Oracle y Microsoft tienen una suite completa de CRM.



ERP

El ERP (Enterprise Resource Planning) utiliza la información mediante la organización proactiva en áreas específicas, como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes. ERP toma todas las variables de autoabastecimiento e integra las operaciones y procesos de negocios de principio a fin, lo que se traduce en mayor eficiencia y productividad.

ERP les proporciona a las pyme la capacidad de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios y a las necesidades de los clientes. La implantación de esta solución incluye licencias, hardware, consultoría de implantación y capacitación. Luego vienen los servicios de administración y el mantenimiento de la solución, dice César Coriat, director de marketing de CompuNet. Microsoft, SAP, Oracle, Software y Algoritmos y CompuNet, entre otras, ofrecen ERP.



Servicios adicionales

Mantenimiento, actualización y capacitación son algunos servicios que ofrecen las desarrolladoras de software empresarial a sus clientes. En la mayoría de los casos, sus consultores transmiten "la buena práctica de hacer negocios" para que el cliente continúe manteniendo la implantación de la solución y pueda operar sin su ayuda.



Parte de la metodología de implantación de SAP incluye la transferencia de conocimiento que se da de dos maneras: durante el proyecto, los usuarios líderes reciben capacitación diaria en la medida en que junto con el consultor tienen acceso a la herramienta y le dan sus propios parámetros. También hay unas capacitaciones formales que se dictan con teoría y luego en práctica sobre la herramienta. Tienen la opción de autocapacitación, conocida como e-learning, que SAP pone a disposición de los usuarios interesados, con acceso a un sitio web durante seis meses para que realice todos los cursos, afirma César Coriat, director de marketing de CompuNet.



La educación va desde conceptos técnicos hasta funcionales. Primero se enseña todo lo relacionado con la plataforma tecnológica de usos, computadores, bases de datos, sistemas operativos y procedimientos de backup. Después viene la instrucción de la parte funcional que es la más importante, porque se refiere al uso del programa e involucra a los usuarios reales de las aplicaciones. Aprenden cómo entrar al sistema, cómo usar todas las opciones que ofrece el programa, afirma Ricardo Ortiz.



En cuanto al mantenimiento, las empresas de software empresarial en algunos casos tienen su propio servicio de soporte técnico, como Oracle, o si no responden por el mantenimiento hecho por terceros, que son sus socios comerciales, llamados también integradores. Ellos son claves para la administración del software.



Los integradores revenden el software empresarial de los fabricantes nacionales o internacionales y facilitan la integración de la tecnología en la cadena de valor de la pyme, dice Jorge Arenas, gerente comercial de cuentas corporativas de Asic.



El integrador "aterriza los procesos de una mediana empresa y los pasa a una herramienta de software. Entiende ampliamente ese software y simplifica los procesos de negocios que no están estructurados", dice Erwin Grautoff, gerente de Software & Algoritmos-Inturia.



Una buena estrategia de integración de aplicaciones minimiza los costos operacionales, reduce los tiempos de espera, agiliza los procesos minimizando los esfuerzos de reentrada de datos y garantiza una información siempre al día y confiable para la organización y planeación de la organización, afirma Darío Solórzano.



En cuanto a las actualizaciones sobre la misma plataforma comprada por los clientes, las desarrolladoras de tecnología tienen contratos de actualización y soporte o contratos de arrendamiento que se firman en el momento de la venta del software o amparos de sistematización, razón por la que no cobran más por esto.



Por otra parte, una de las principales tareas de los integradores ha sido 'la culturización' del cliente, como bien lo afirma Mónica Camacho, gerente comercial de Comware.



Interconectados

El ambiente web es clave para las empresas porque es necesario que la organización, los clientes y proveedores puedan hacer seguimiento a sus procesos de negocio sin importar en dónde estén. Según un estudio de IDC, las medianas empresas en Latinoamérica utilizan la web para educarse sobre tecnología y más del 75% la usa para comparar productos y precios.



La pyme está para crecer y la tecnología la debe acompañar. Debe expandirse a la internet y ante todo, la seguridad debe ser un elemento primordial, afirma Carlos Sarmiento, director de ventas de Oracle Direct para América Latina. Por esta razón, las compañías ofrecen la posibilidad de que la infraestructura IT esté disponible en la red para que la mediana empresa considere quiénes deben tener acceso por internet, protegiendo la información con accesos restringidos basados en un administrador de identidades.



IBM lanzó el pasado 30 de septiembre el sitio web Express Portfolio (www.ibm.com/co/businesscenter/landingmicro.phtml), para que en una experiencia dinámica e interactiva basada en rich media, las medianas empresas accedan a animaciones en flash, locución y gráficos animados, a servicios y productos organizados por industria o por tipo de solución tecnológica, dependiendo de la necesidad específica de negocio, de su nivel de complejidad y con precios accesibles.



Este portal ofrece soluciones de negocios y de industria que les permiten a los clientes manejar la integración. También ofrece soluciones de IT para que proveedores y clientes estén conectados. Por otra parte, E- business on demand es la nueva estrategia de negocios de IBM y se basa en procesos de innovación por internet. Las pyme pagan para adquirir la tecnología que se requiere y la que se necesite a futuro y les permita estar interconectadas con sus clientes y proveedores, según Viviana Lorza, especialista de pequeñas y medianas empresas de IBM.



Crecen con su negocio

Otra ventaja que ofrecen las desarrolladoras de tecnología es la posibilidad de crecer con su negocio. Venden las soluciones con ciertas opciones deshabilitadas pero manejan el concepto de escalabilidad, razón por la que son creadas con el fin de adaptarse a los cambios de la mediana empresa para ser útiles y no generarles mayores costos. Otras, como Mecosoft y Sysgold, ofrecen un portafolio modular para ir creciendo por etapas según la capacidad de inversión de la pyme.



En cuanto a la implementación de nuevas soluciones, sobre sistemas "legados" (soluciones establecidas), las empresas integradoras y desarrolladoras deben hacer un análisis de costos para saber si es mejor reemplazar la solución o por el contrario encontrar tecnología middleware que integre y conecte en línea y fuera de línea, con cualquier tipo de sistemas, incluidos los legados, archivos planos y las hojas de cálculo.

En este tema hay posiciones encontradas. Empresas como Informática & Gestión y Mecosoft sugieren que es mejor trabajar con los legados, porque es muy difícil que los empleados se adapten a nuevas soluciones y se generan mayores gastos para la pyme en el corto plazo.



SAP dice que es mejor reemplazar la solución antigua, porque la implementación e integración con las aplicaciones anteriores terminan siendo más costosas. Por el contrario, las nuevas soluciones generan grandes retornos en el largo plazo.



La experiencia de la mediana empresa indica que la solución implantada en 3 ó 5 meses genera un gran impacto en la producción. Sin embargo, si se demora más del plazo establecido, los costos se incrementan y la solución tiene un menor impacto del esperado.



Por último, las compañías de tecnología ofrecen diferentes medios de financiación. La mayoría tiene convenios con leasing, como IBM, o con instituciones bancarias o fiduciarias para que puedan tener acceso a este tipo de software. Definitivamente, en un segmento tan competido como el de las pyme, si la mediana empresa no es productiva y no está en permanente comunicación con sus clientes y proveedores, será muy difícil que se consolide y crezca a futuro.
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