| 3/16/2006 12:00:00 AM

Moviéndose hacia la productividad

La convergencia de la voz y los datos en soluciones de movilidad ha abierto una oportunidad para mejorar la productividad empresarial. Un solo canal, un solo dispositivo móvil, un único medio para su empresa.

La dinámica empresarial se caracteriza cada vez más por continuos viajes, multitud de actividades de campo que se desarrollan fuera de las oficinas, cambios acelerados en las tácticas de la organización e intensa competencia por el mercado; en este escenario, uno de los requisitos más importantes para una organización es la posibilidad de trabajar dónde y cuándo uno quiera.

Los ejecutivos requieren estar informados a todo momento. Para esto, precisan un dispositivo (teléfono móvil, pc portátil o PDA) que les permita revisar su agenda personal, enviar y recibir correos electrónicos y, si es el caso, distribuir archivos con información estratégica, contratos para aprobación e, incluso, el último video promocional que es clave para el cuerpo de ventas y que acaba de salir fresquito de las salas de la agencia de publicidad.

Los hombres de negocios necesitan que su dispositivo y la red en la cual trabajan estén disponibles sin pausa y sin importar si van a pie o a 80 kilómetros por hora en una ciudad diferente a la de su oficina.

Un estudio de la consultora IDC prevé que el número de empleados con dispositivos móviles que les permitan realizar tareas fuera de sus puestos de trabajo habituales pasará de 650 millones en 2004 a más de 850 millones en 2009, una cuarta parte de la fuerza laboral mundial. En Europa, donde más avances en movilidad se han logrado, una de cada diez empresas tiene un plan para facilitar la implantación de estos dispositivos.

Además, en este informe de IDC, titulado La empresa extendida. ¿Qué hay detrás de la movilidad empresarial?, la consultora fija tres ventajas para las empresas con trabajadores móviles: aumento de la productividad, disminución de costos y mejora de la satisfacción del cliente.

Agilidad, rapidez en la toma de decisiones y menores tiempos de respuesta son expresiones que repite todo el informe como marcas distintivas de cualquier plan de movilidad eficiente.

No obstante, IDC advierte que "no habrá una penetración masiva en las empresas hasta que los fabricantes, proveedores e integradores de sistemas asuman mayores riesgos y se proporcione fácilmente soporte financiero a favor de la movilidad". La demanda de las empresas por mayor y mejor movilidad a los operadores y proveedores de internet, telefonía IP, telefonía móvil y a los desarrolladores de soluciones de comunicaciones, acrecentará el uso de esta poderosa herramienta de trabajo, que opera con la digitalización de cualquier clase de información, desde la factura de la luz hasta la televisión, pasando por la voz humana. "Todo se transforma en dígitos, todo es transferible y traducible", dice Motorola en su campaña de movilidad.

Competitividad en movimiento Hoy, las organizaciones necesitan que sus trabajadores estén disponibles independientemente del lugar donde se encuentren. Requieren la información del negocio actualizada en tiempo real y, claro, con un costo cada vez menor. Sin embargo, como en toda inversión tecnológica, la única forma fácil de establecer el costo inmediato de su adquisición es no tenerla y restar en el balance lo que se ha perdido frente al competidor que sí asumió el reto de dar el siguiente paso.

No cabe duda de que, como en el resto del mundo, las tecnologías móviles han transformado la cotidianidad en Colombia. Pero mientras la comunicación de voz muestra crecimientos a un ritmo vertiginoso, la transmisión de datos se está adoptando a un ritmo inferior. Y quizá eso cambie con el interés de los operadores móviles por ofrecer más servicios en este campo, pero realmente es en el corazón de las empresas donde debe cambiar algo. Y esa transformación nace de entender lo que puede hacer la movilidad por su negocio.

Para empezar, las ventajas económicas de la tecnología móvil parecen evidentes, pues tener acceso instantáneo a la información, en el lugar y el momento precisos, facilita y simplifica el contacto con empleados, activos, productos y clientes dispersos. De esta manera, se pueden lograr incrementos en la productividad de cada elemento, mejoras de la planificación de procesos y la reducción de los costos indirectos (servicios públicos, impresión, oportunidad) y de transporte. Sin olvidar los beneficios no cuantificables e intangibles, como la mejora del servicio, la satisfacción del empleado y del cliente o el fortalecimiento de la imagen corporativa en el mercado, que en últimas son la esencia de la diferenciación en muchas industrias.

"Las organizaciones que han 'movilizado' aplicaciones -como CRM, servicios de campo y herramientas de fuerza de ventas automatizadas-están en el liderazgo en su industria", explica Saúl Olivera, gerente de producto y soluciones convergentes de Avaya. "El mayor beneficio de la movilidad, antes que la reducción del tiempo de servicio de la compañía, ganancias incrementadas, market share y costos reducidos, ha sido el incremento significativo de los rangos de productividad de los trabajadores", destaca Olivera.

Los retos de la movilidad Las oportunidades que hacerse móvil ofrece son evidentes, pero llegar a la implementación exitosa de soluciones -como en cualquier proyecto de TI dentro de la empresa- involucra retos que llegan más allá de la tecnología misma y tocan aspectos como la cultura organizacional.

Entre los retos hay que tener en cuenta posibles resistencias al cambio, no solo de los usuarios de campo, sino también en las esferas administrativas acostumbradas al control presencial de sus grupos de trabajo. Nuevas herramientas implican que las personas modifiquen sus hábitos de trabajo y adopten nuevas maneras de relacionarse. Es necesario, entonces, involucrar a los integrantes de la compañía en un trabajo conjunto para identificar oportunidades y mejoras sobre la nueva solución, una comunicación e información detallada y constante a los empleados sobre los progresos que se consiguen gracias a la innovación, así como el establecimiento de mecanismos de motivación y recompensa que permitan la integración proactiva de los nuevos recursos a los procesos preestablecidos.

Sobre el aspecto meramente técnico, la cuestión no es tan fácil de resolver únicamente con medios propios. "El ecosistema de conectividad dentro de las empresas es normalmente muy variado, si tomamos en cuenta la forma de comunicarse por fuera y hacia adentro de la empresa. Lo común es intercambiar información por medio de las intranets y el vehículo masificado de intercambio de documentos es el e-mail, pero por detrás de la operación y al relacionarse con otras compañías, clientes o proveedores, lo que existe es una gran variedad de vías y formatos", explica Jorge Aguilera, gerente de comunicaciones corporativas de Nokia Latinoamérica.

La traducción cruda de esto es que las empresas realmente viven en un caos de redes. En el trabajo se encuentran internet fijo o/e inalámbrico (IP), WLAN corporativa; en la calle GSM, GPRS, 3G, o CDMA; en lugares públicos con conectividad GPRS, WLAN; y en algunas ciudades preWiMax. Esta sopa de letras no es fácil de manejar si la empresa lo intenta sola. En este punto, los desarrolladores de soluciones móviles muestran su habilidad para los juegos y arman el camino hacia el futuro y lo que será la verdadera y total movilidad.

El futuro se mueve En el primer párrafo hablamos de una cómoda escena de trabajo en movimiento, lo cual ya es una realidad. Alpina, Bavaria, el Dane y otras empresas ya cuentan con fuerzas de ventas y de captura de datos automatizadas, entre otros cuerpos móviles. Hoteles, restaurantes, centros de convenciones, aeropuertos, centros comerciales y zonas públicas e, incluso, ciudades completas ya ofrecen acceso a internet y los operadores de móviles como Telefónica ya prestan servicios de e-mail en el país, con el que se pueden ver archivos adjuntos como fotos, documentos de Word, Excel y PowerPoint. Es un servicio que permite acceder remotamente a los documentos guardados en un computador, visualizarlos o reenviarlos, así como administrar la agenda, enviar mensajes de texto, navegar en internet y trabajar en los sistemas de información de su empresa, todo desde una Palm Treo 650 o desde una Blackberry. Eso era el futuro.

En este instante, cómo será el futuro es una cuestión de ubicación geográfica. Para Colombia, el futuro es la llegada de herramientas como Sales Force Automation (SFA) y Field Force Automation (FFA), que les permitirá a los empleados móviles acceder a información crítica en tiempo real, como tomar órdenes, estado de las órdenes, información de contactos, e-mail y CRM, con un único dispositivo, pasando así de la mera gestión de documentos, a un nivel de integración remota absoluta con las capas más estratégicas del negocio.

Pero más allá está la revolución. La llegada del sistema Seamless sobre una plataforma IMS (generación posterior a GSM y CDMA) que administra medios IP, es el futuro cercano. "De camino al trabajo, usted interviene en una conferencia telefónica con sus clientes de Boston por el sistema de audio de su carro. Al llegar al parqueadero y bajarse del vehículo, la llamada automáticamente se transfiere a su celular. Cuando llega al edificio, la llamada se transfiere imperceptiblemente a la red inalámbrica de su empresa. Entra a su oficina y enciende su PC, automáticamente la ventana de opción para videoconferencia aparece en su pantalla. Imagine que todo esto sucede sin que usted haga nada especial", describe Motorola en su documento de movilidad.

"De esta misma manera fluida y estable, podrá contar con la información que usted tiene en su computador, las llamadas que entren a su extensión llegarán a usted sin importar si está en Marte, podrá contar con opciones simultáneas de mensajería (voz, texto, video) de acuerdo con las opciones disponibles que el sistema identifica de forma intuitiva", explica Olivera, de Avaya.

¿Fantasías cibernéticas? No. Desarrollos en los cuales se basa la diferencia entre ser competitivo o simplemente seguidor en el mundo de los negocios.
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