| 3/16/1998 12:00:00 AM

La clave es el lugar apropiado

Cómo preparar las reuniones empresariales y dónde realizarlas.

Este año las empresas van a tener que incluir un nuevo ingrediente en su receta para preparar reuniones, si no quieren que éstas pierdan audiencia: consultar la programación del Campeonato Mundial de Fútbol de Francia. Pero, por si las moscas, los hoteles ya están preparados para subsanar posibles descuidos. Tienen planeado instalar televisores para que los aficionados puedan seguir al mismo tiempo el certamen deportivo y el empresarial al que fueron invitados.



Para lo que no tienen remedio es para el autogol que se meten las empresas todos los años, al programar sus eventos el martes después de un lunes festivo.



La organización de certámenes es una ardua labor llena de detalles sutiles. No importa si es un gran evento o una discreta reunión de negocios. Por eso, lo más aconsejable es contratar asesoría profesional, exigir la presentación de un plan de trabajo y ejecución, y dar el mayor tiempo posible para que lo pongan en marcha.



Plan de trabajo



La empresa debe nombrar un coordinador encargado de los contactos con los realizadores del certamen y "el resto va por cuenta nuestra", aseguran los hoteleros.



El plan de trabajo que se diseñe debe incluir los aspectos fundamentales:



- Los objetivos que se quieren alcanzar con el evento.



- La identificación del público al que va dirigido. Un sondeo previo que detecte problemas que afecten a un grupo de personas mide las posibilidades de realización de la reunión.



- El establecimiento de un programa académico, con la selección de los conferencistas encargados de transmitir informaciones y conocimientos pertinentes al certamen.



- Un presupuesto claro debe tener en cuenta los costos de instalaciones, equipos, materiales y servicios requeridos para la preparación y realización del certamen.



Los costos



El presupuesto debe tomar en consideración los numerosos elementos que permiten la realización del evento.



- Al elegir las instalaciones debe tenerse en cuenta que el salón posea la capacidad para el número estimado de asistentes, que disponga de los equipos y ayudas requeridos para la comunicación de los conferencistas con el auditorio y que tenga buena decoración.



- El personal de la organización, además de los coordinadores, debe incluir telemercaderistas que promuevan el certamen, personal encargado de recibir las inscripciones, traductores, -si son necesarios-, técnicos atentos al funcionamiento de equipos e instalaciones, y transportadores.



- El alojamiento puede ser negociado con los hoteles de acuerdo con el número de huéspedes y la duración del evento. Es frecuente que el uso de los salones de los hoteles donde se hospedan los participantes de los certámenes sea gratuito. Los organizadores deben ofrecer a los asistentes alternativas de alojamiento.



- El transporte aéreo también permite negociaciones de tarifas especiales, según la cantidad de pasajeros.



- Se acostumbra que la alimentación en los certámenes empresariales incluya los almuerzos y refrigerios, así como un coctel de bienvenida y clausura.



- Servicios de seguridad, según el riesgo que puedan correr los asistentes.



- El material de promoción se reproduce en escarapelas, pendones, banderines, legajadores y todas las muestras de ingenio de los diseñadores gráficos e industriales.



Los ingresos



Los eventos pueden ser comercializados de varias formas: una muestra de productos y servicios en stands vendidos por los organizadores del evento, el patrocinio del material gráfico -escarapelas, carpetas, maletines, bolígrafos, pendones con los logotipos de las firmas interesadas en promocionarse- y las inscripciones.



La situación ideal es que las inscripciones cubran la mayor parte de los gastos del evento.



Para tener en cuenta



Las reservaciones se deben hacer con tiempo suficiente. El establecimiento de agendas de trabajo precisas garantiza que todos los servicios se presten en orden.



Las exposiciones se han convertido en un arte que emplea toda clase de recursos para atraer la atención de los espectadores, con ayudas audiovisuales cada vez más sofisticadas.



Los coordinadores deben conocer muy bien los caprichos y necesidades de los conferencistas para que se sientan a gusto y el evento se desarrolle como el público y el expositor esperan.



Los ambientes campestres son propicios para reuniones que requieran mayor concentración.
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