| 3/16/2006 12:00:00 AM

El valor de la experiencia

Comprar un programa es adquirir de manera implícita los planos para adoptar mejores prácticas empresariales. Cómo aprovecharlos.

Cuando una compañía compra software empresarial, no solo adquiere ciertos conceptos propios del desarrollo de la tecnología misma, sino también experiencias de otros usuarios que han servido de modelo para el desarrollo y pruebas de esa aplicación. Estos procedimientos, conocidos como "mejores practicas", hacen parte de las lecciones aprendidas por otros que ya han recorrido el camino, y son fruto de grandes inversiones de las compañías que los han desarrollado para incluirlos entre los programas genéricos.

Las empresas exitosas, independientemente de su tamaño o del sector en el que se encuentran, se preocupan constantemente por entender las necesidades de los consumidores (esto es, satisfacer la demanda) y establecen vínculos y contactos con ellos, buscando mejorar su conocimiento para aplicarlo a la hora de adquirir, asimilar y adaptar tecnologías que impulsen su negocio. En esta dinámica, las empresas pequeñas pueden tomar modelos exitosos de las grandes. En la actualidad, tienen la ventaja de que estos modelos basados en las mejores prácticas ya vienen incluidos en el software enfocado a administración.

La inversión en una solución informática, por sí misma, no garantiza rentabilidad para la organización. Es una condición necesaria para mejorar la eficiencia que puede traer mayor rentabilidad, pero no suficiente. Sin embargo, hay que considerar -por encima de las razones financieras- que si las mejores empresas del mundo utilizan las mejores prácticas apoyadas en tecnología, y su empresa no, usted está en clara desventaja.

Otro factor es saber adaptarse al cambio, pues esto les permite a las empresas medianas o pequeñas competir en entornos complicados, en los que las grandes han copado el mercado. Al adaptarse, las pequeñas se pueden diferenciar por su capacidad para ofrecer servicios de una forma más ágil y con más calidad que las grandes empresas. Si la inversión en software permite una optimización de los procesos de la organización, ¿por qué no hacer su compañía más ágil, competitiva y, a la vez, reducir costos a partir de modelos probados e incluidos ya en la oferta de software?

LAS PRACTICAS IMPRESCINDIBLES Entre los programas que incorporan mejores prácticas están los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, Planeación de Recursos Empresariales), que manejan información en tiempo real y en línea, lo cual permite que la alta gerencia tome decisiones inmediatas sin tener que recurrir a datos históricos, ya que integran todas las áreas del negocio como logística, finanzas, distribución, inventarios, compras, ventas, servicio al cliente, clientes, nómina, recursos humanos y producción. En conjunto, estas soluciones ERP traducen visión y estrategia en objetivos e indicadores con un conjunto equilibrado de perspectivas.

El retorno de la inversión en estos sistemas es fácilmente demostrable con la reducción de los inventarios, la organización de las ventas y la retención de los clientes mediante prácticas apoyadas en sistemas CRM (Customer Relationships Management, gestión de relaciones con los clientes), que permiten una mayor eficiencia operacional al mejorar los niveles del servicio al cliente.

Hoy, este tipo de soluciones está en ambiente web o internet, lo cual permite realizar desde cualquier parte del mundo operaciones como pedidos, compras, manejo de cartera, aprobaciones, descuentos; así mismo, utilizar dispositivos portátiles (PDA) o computadores de mano, con la ventaja de que la información queda almacenada en el servidor principal de la empresa desde que se realiza la transacción.

Otra herramienta indispensable son los sistemas de WorkFlow (flujos de trabajo) o BPM (Business Process Management), que permiten definir el negocio mediante procesos y no por medio de módulos, involucrando las personas necesarias en cada proceso, de acuerdo con su papel en él. Los BPM sirven para manejar desde la radicación de documentos, importaciones, exportaciones, compras presupuestos, hasta la interacción con sistemas de misión crítica, administrativos, financieros, de logística y de recursos humanos. Con un sistema BPM es posible definir nuevos procesos de negocio o modificar procesos existentes y adaptarlos rápidamente sin pérdida de tiempo o recursos de la organización. Estas herramientas de workflow se integran con las de oficina y de correo electrónico para facilitar el trabajo en grupo y optimizar operaciones.

Además, estos sistemas traen opciones para interactuar con los sistemas diseñados específicamente para el negocio (software vertical ajustado a la cadena de valor característica de un tipo de negocio determinado) con tecnologías EAI y SOA, que permiten que la información fluya en línea, sin perder -como suele ocurrir en integraciones parciales- desarrollos de muchos años.

Al invertir, adquiera software que incluya las experiencias exitosas de otras empresas. En Colombia, hay empresas de software que han desarrollado sus productos con base en conocimiento adquirido al haber trabajado con multinacionales y sus mejores prácticas, capitalizando el desarrollo de los productos mundiales y adaptándolos a las necesidades locales, obteniendo soluciones más económicas en licenciamiento y consultoría, pero de alta calidad, además de contar con servicio rápido y personalizado. Si está pensando mejorar su eficiencia, empezar por aquí puede ser el mejor el paso.
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