| 11/9/2007 12:00:00 AM

Cooperar paga

Sin procesos de colaboración y de cooperación entre las compañías, será muy difícil que se alcancen altos niveles de eficiencia en los procesos logísticos. En Colombia, GS1 ha liderado algunos de ellos que son ejemplo en el mundo y que ya dan resultados. El valor de la información.

Cuando en 2002, el país midió por primera vez el nivel de agotados en los estantes de las cadenas comerciales, la cifra fue de 13,2%. Es decir, de cada cien veces que un consumidor iba a un supermercado a comprar productos, más de 13 veces no los encontraba.

Esa medición se dio en momentos en que la economía apenas se recuperaba de la más profunda crisis de la historia y, para muchas de las empresas, la agregación de valor en los procesos logísticos apenas hacía parte de su estrategia de negocio, pero no era prioritaria.

Hoy, cuando la economía se ha recuperado y los índices de consumo crecen, el nivel de agotados, según GS1, puede llegar este año a ubicarse entre el 7% y 6%. Si bien los estimados en los años anteriores sugieren que esto significa ventas perdidas por cerca de $1 billón -para este año el valor aún no se ha calculado-, muestra que el camino que se ha iniciado es el acertado.

Por sectores, los agotados en la categoría de cuidado personal llegan al 6,9%, siendo la más alta, mientras que el menor porcentaje de agotados lo tienen los medicamentos OTC con el 2,5%.

Estas reducciones se logran solo con procesos de colaboración y cooperación entre las compañías. GS1 trabaja en la actualidad en dos proyectos y en varios procesos para impactar estos indicadores. Los proyectos están relacionados con desarrollos tecnológicos que permitan una mayor visibilidad de los productos a lo largo de la cadena de valor. Uno es el de Almacenes Éxito y ocho de los grandes proveedores -como Zenú, Haceb, 3M, Unilever y Luker, entre otros- al ingresar a sistemas de radiofrecuencia, proyecto que inició con Noel.

Y el segundo, tiene que ver con un proyecto de transporte y distribución con Éxito, Carulla y Cafam y 12 operadores logísticos para identificar camiones y hacerles seguimiento a la entrada y salida de los centros de distribución tanto de industriales y comerciantes como de operadores logísticos. El paso siguiente es llegar a los puertos.

Pero, tal vez uno de los puntos más importantes está relacionado con la sincronización de los procesos y el manejo de la información.

"En un mundo que cambia tan rápidamente, es crítico que los actores de la cadena tengan más y mejor información para tomar decisiones. Con ella, los empresarios mejoran la exactitud de sus pronósticos, planean mejor la demanda, así como la producción, los despachos y la logística", explica Rafael Flórez, presidente de GS1 Colombia.

La sincronización permite alinear las bases de datos de clientes y de proveedores, de tal manera que tengan la misma información e identificación sobre los productos y no se produzcan errores en los despachos. "A principios de esta década, en las compañías más avanzadas, solo el 40% de la información de sus bases de datos coincidía", dice Flórez.

La sincronización impacta en dos variables fundamentales al medir los resultados de la operación logística: los agotados y los niveles de servicio. La herramienta que se usa es el catálogo electrónico que permite que el proveedor mande un mensaje a este catálogo con la descripción, código y características del producto.

Según Flórez, en Colombia GS1 tiene la experiencia de sincronización más grande de América Latina y la tercera en el mundo. "Las ocho cadenas más grandes de Colombia nos dan cada semana información de unidades vendidas de cada producto, en cada punto de venta, así como el número de unidades y el inventario. Cada semana consolidamos esa información y la enviamos a los proveedores. Tenemos cerca de 2.900 empresas y al finalizar el año esperamos llegar a 3.200", explica.

Para medir el impacto en los negocios, la consultora realizó un estudio piloto entre seis cadenas y diez de los proveedores más grandes del país para cuantificar el beneficio de la sincronización.

El primer indicador está relacionado con la efectividad de los mensajes que se envían al catálogo electrónico, bien para una adición -la información sobre un producto nuevo-, para una modificación -cuando hay que cambiar la información de un producto en la base de datos del cliente- o para un retiro -cuando ya no está en producción-. El índice pasó de 95,2% en 2006, a 97,9 en lo que va corrido de este año. La efectividad mejoró significativamente en el retiro (de 93,8% a 99,7%), mientras que la adición bajó de 95,7% a 93,9%, circunstancia que se puede explicar por los nuevos lanzamientos de las empresas.

En la exactitud de la orden de compra medida en referencias, el porcentaje es del 86,9%, esta es la cifra que recibe información perfecta desde la óptica de la sincronización. El 13,1% que no es información exacta obedece a productos inactivos (1,8%), diferencias en precios (3%), falta de inventario (5,9%) y otras (2,4%). En este caso, el nivel de servicio ideal es del 95% y el 5% restante es de falta de inventario, que se refleja en el crecimiento económico y dificulta acertar en los pronósticos para atender demandas.

En conclusión, el estudio refleja que, con una mayor sincronización en información en los datos de venta, aumentan distintas variables: la exactitud de la orden de compra (pasó de 83% a 91% entre febrero y mayo de este año) y el nivel de servicio de la cadena (de 75% a 83%, en ese mismo periodo). Y disminuyen el porcentaje de agotados (de 10,6% a 5,9%), así como las ventas perdidas de los proveedores (de 4,1% a 2,8%) y de las cadenas (de 1,1% a 1%).
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