| 6/22/2007 12:00:00 AM

Más cerca de su proveedor

Como respuesta a la necesidad de las grandes compañías de tener una mejor comunicación con sus proveedores se creó Iproveedor, un portal en internet que mantiene en línea toda la información que ambas partes necesitan conocer.

Hace cerca de cinco años, Cadbury Adams recibía llamadas a toda hora de sus proveedores con preguntas tales como ¿En qué estado está mi factura? ¿Qué día sale mi cheque? Preguntas que si bien parecen simples, le quitaban mucho tiempo de trabajo a las personas del departamento de contabilidad. "Ahora brindamos información oportuna a todos los proveedores, atendemos de manera más ágil las dudas que tienen y damos toda la información que el proveedor necesita con respecto a sus pagos", explica César Meneses Cruz, account manager and IT planning director de Cadbury Adams Confectionary.

El cambio se logró cuando la empresa se dio cuenta que era más eficiente superar este cuello de botella, y empezó a buscar una herramienta que diera esta información de manera oportuna a sus proveedores. Fue ahí cuando Jairo Restrepo, un caleño ingeniero de sistemas de New York Institute of Tecnology -quien ya había desarrollado varias soluciones tecnológicas para esta compañía-, desarrolló Iproveedor, un portal en internet donde los proveedores pueden acceder de manera segura a este tipo de información.

Es así como, sin buscarlo, Restrepo comenzó el negocio de su vida ya que encontró en esta solución un potencial muy grande para ofrecerlo a otras compañías, ajustando más la herramienta y buscando la compatibilidad con cualquier sistema operativo. Hoy en día ya cuenta con cerca de 17 clientes en Latinoamérica como Alianza Team, Cerrejón, AVVillas, Banco de Crédito y Pfizer, entre otras. Para final de este año, espera tener diez clientes más.

El proceso de expansión de Iproveedor a nivel nacional se ha realizado mediante reuniones directas con los diferentes involucrados de la organización, como el gerente financiero, tesorero e ingeniero de sistemas para de esta forma crear un mejor entendimiento de la herramienta. Restrepo asegura que los primeros años fueron muy duros pues en Colombia apenas se estaba empezando a utilizar el internet por lo que tenía que implementar una estrategia enfocada al cambio de cultura. De ahí la importancia de aprender a hacer altos en el camino y redireccionar la estrategia aprendiendo de los errores del pasado "y nunca parar", dice enfáticamente Restrepo.

Hasta el momento, su expansión internacional se ha realizado de manera natural, es decir que las multinacionales que se encuentran en Colombia y que ya cuentan con esta herramienta son la mejor publicidad para que esta sea implementada fuera del país. Para mediados de 2008 se pretende comenzar a buscar clientes internacionales mediante representaciones en los diferentes países. Gracias a esta plataforma, Iproveedor ha logrado crear una red de proveedores a nivel latinoamericano conformada por más de 60.000 proveedores.

Para asegurar la confidencialidad de los datos y que solamente los involucrados vean la información, cada proveedor tiene un nombre de usuario y clave para el ingreso. Facturas pendientes, órdenes de compra y certificados de retenciones son solo algunos de los servicios que presta este portal, que se encuentra sincronizado con el sistema operativo del cliente, sin importar cuál sea este. Los proveedores, gracias a que pueden acceder a este tipo de información 24 horas al día 7 días a la semana, pueden tomar decisiones en el momento y planear mejor. Esto permite que los clientes de Iproveedor puedan estrechar las relaciones con sus proveedores, un eslabón de la cadena de valor muy importante para cualquier compañía. Con la utilización de este portal los clientes han logrado disminuir en un 70% el tráfico de llamadas y ahorrado más de 200 horas/hombre en atención a éstas, afirma Restrepo. "Haber implementado Iproveedor le cambió la vida a la persona de pagos quien dedicaba prácticamente los jueves y los viernes a resolver dudas de los proveedores", explica Manuel Mosquera Fernández de Soto, gerente de tesorería de Industrias del Maíz S.A.

El costo para el cliente varía dependiendo del número de proveedores que este tiene. La instalación puede tardar tan solo una semana; simplemente se debe llevar a archivos planos la información actual de la compañía para adaptarlos al portal. Es importante resaltar que esta es una herramienta que continuamente se está actualizando, donde se están creando módulos adicionales para mejorar el servicio y el cliente no paga más por esto. Para este año se crearán herramientas donde el proveedor podrá negociar sus facturas en línea y además se podrá capacitar utilizando el sistema de web conferencia, donde habrá conferencistas de talla internacional.
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