Tips para hacer más efectivas las reuniones de trabajo

¿A quién no le ha pasado que termina una reunión laboral y no se llegó a ninguna conclusión? O que el tiempo no les alcanzó para tratar todos los temas de la agenda, o que ¿se perdió la presentación que había preparado porque olvidó la USB donde la guardaba?. A continuación encontrará una recopilación de consejos de London School of Economics, la Universidad de Harvard y Business Insider para que sus reuniones sean más productivas antes, durante y después.

HERRAMIENTAS DIGITALES

1. No permita que se pierda la información de su reunión o que sus participantes no tengan los temas en sus manos. Dropbox y Google Drive son herramientas que le facilitarán guardar toda la información y poder acceder a ella desde cualquier computador donde se encuentre. Al mismo tiempo le permite compartir las presentaciones con quien quiera. Su límite de peso de los archivos es grande o ilimitado en algunos casos por lo que no deberá preocuparse si hay demasiados gráficos o imágenes.

2. Si su reunión es con una persona en otro lugar del mundo, por ejemplo vía skype, celular o facetime, Audio Hijack Pro es un programa que le va a permitir grabar todas sus conversaciones.

3. Utilice aplicaciones como Popplet que le permitirán tener herramientas visuales como gráficas e ilustraciones creativas para que su reunión tenga un ambiente menos tenso y de mayor comprensión. Cuando sus trabajadores no comprenden o se pierden en las palabras que está diciendo en vez de las ideas las reuniones no son eficientes.

4. Aunque no lo crea Twitter le puede ser muy útil para sus reuniones. Le permite conocer los temas que se están tratando en el mundo y los tips que le dan algunos líderes para tener mejores resultados en su trabajo. Pero no permita que sus trabajadores o usted mismo esté revisando esta aplicación durante una reunión pues lo perjudicará en vez de beneficiarlo.

5. Si se le olvidaron las conclusiones de la reunión Rev es una aplicación que trascribe el audio. Esto le ahorrará discusiones si algún tema quedó en el aire o alguien olvidó colocar algún resultado de la cita laboral en el resumen de la junta.

6. Cuando se está en una reunión se suelen escribir las nuevas tareas entre las notas que se toman -de lo que hay que hacer, las ideas y lo que se dice-. Usar las aplicaciones Evernote y TaskClone serán de gran provecho para sus reuniones. Estas permiten tomar notas en un dispositivo electrónico y a medida que usted crea nuevas tareas que debe hacer, las agrupará automáticamente en su agenda personal.

HERRAMIENTAS NO TANGIBLES

Las herramientas no tangibles también son claves para que su junta sea más eficiente.

1. Si no hay un problema o un evento extraordinario no hay necesidad de hacer reunión. Muchas veces se hacen reuniones periódicas donde no se trata nada nuevo y en cambio, se pierde tiempo. En estos casos es mejor que no lleven a cabo las reuniones.

2. Priorice los temas. Algunos temas a tratar son más importantes que otros, es por esto que debería trabajar primero en los más primordiales y seguir en orden de trascendencia.

3. Sea multisensorial. Todas las ideas no deben ser transmitidas de manera oral. Utilice otros medios como videos, audios o escritos. Muchas veces los trabajadores no entienden o pierden el hilo de la discusión por lo que es más eficiente mostrar una cronología o plasmar de manera clara la idea principal.

4. Planifique su reunión. Tener los temas claros y haber delegado los contenidos con tiempo a los diferentes agentes de la reunión harán que las reuniones fluyan.

5. Es clave que haya rendición de cuentas, es decir, que hay un control sobre el cumplimiento de las labores que se pusieron anteriormente. Así se conoce si se está avanzando en las debilidades que se quedaron en tratar.

6. Haga que sea divertida. No quiere decir que sea un chiste y no se tomen las cosas en serio. Se ha demostrado que las personas aprenden cuando les dicen algún chiste en el momento de enseñarles. También es importante entender que lo divertido suele tomarse de una mejor manera y así evita bajar el ánimo o la moral de sus trabajadores. Ellos van a estar atentos a todo lo que se trate en la junta.