Tecnología con inteligencia

| 3/29/2001 12:00:00 AM

Tecnología con inteligencia

A la hora de invertir en tecnología, cerciórese de estar adquiriendo lo que realmente necesita su compañía y no lo que está de moda.

Internet y los avances tecnológicos han invadido todos los rincones del mundo. Se podría decir que hoy existe una solución informática para casi todo e inevitablemente los computadores y la tecnología informática se han convertido en parte esencial de los negocios.

Las compañías, conscientes de esto, han destinado mayores presupuestos para tecnología de información que hace un par de años. Sin embargo, estas inversiones no siempre han sido las más acertadas o no han dado los frutos esperados. Hoy, las inversiones se realizan con más cuidado. Incluso, muchas organizaciones han puesto su atención en el tema del Costo Total de Propiedad (TCO, por su sigla en inglés).



El TCO (Total Cost of Ownership) es un indicador diseñado por Gartner Group, a finales de los 70, para evaluar el costo total en que se incurre al adquirir, inicialmente, un sistema de cómputo y ahora para todo tipo de elementos. El TCO es un modelo que permite conocer el costo directo e indirecto de poseer y usar uno o todos los componentes de tecnología informática durante su ciclo de vida completo.



Este indicador puede ser entendido como el costo en que se incurre al adquirir, instalar y administrar computadores, redes y aplicaciones. Así mismo, incluye los costos del hardware y software, los relaciones con el soporte técnico, el mantenimiento, el entrenamiento y el tiempo muerto del sistema (downtime).



En definitiva, el TCO mide tanto costos directos como indirectos. En este sentido, para el caso de los computadores se consideran el costo inicial y el valor de su mantenimiento. Solo así se puede realmente evaluar si un equipo de US$1.000, con un año de garantía, es mejor opción que uno de US$1.200 con tres años de garantía. Para la evaluación correcta, habría que obtener el valor de los dos años de mantenimiento para el primer equipo y así permitir la comparación de dos ofertas de servicios iguales. Si el costo del mantenimiento es de US$200 por año, es claro que la mejor oferta es la segunda opción, la cual no se habría considerado sin el concepto del TCO. Además de los costos de mantenimiento, también intervienen otros factores como consumo eléctrico, espacio físico, adecuaciones especiales en la infraestructura, consultorías y capacitación.



Controlar los gastos relacionados con tecnología de información ha sido siempre una actividad de administración crítica. Los rápidos avances tecnológicos han ocasionado ciclos más cortos de cambio de tecnología y han incrementado los costos en adquisición, soporte y administración, entre otros.



Un estudio independiente revela que los gerentes de tecnología y los ejecutivos financieros no tienen realmente claro cuál es el costo actual de sus sistemas de información a largo plazo. Por lo general, lo que una compañía hace es destinar una parte de su presupuesto para la compra de tecnología, aunque sus necesidades de tecnología nunca terminan.



Precisamente, las metodologías TCO se hicieron para dar un norte claro y para determinar cuándo, cómo, dónde y qué tecnología es la mejor solución, que no siempre es la más reciente en el mercado. Todas las inversiones que se realicen en tecnología afectan directamente áreas como finanzas, ventas, servicio al cliente, etc., por lo que hay que ser demasiado cuidadoso a la hora de invertir varios millones que podrían fácilmente ir a parar a la basura. Hoy, las más importantes firmas de consultoría han desarrollado metodologías para optimizar el TCO basado en las mejores prácticas, buscando que las compañías puedan alinear sus tecnologías de información con los objetivos del negocio y no lo contrario.



Uno de los principales factores de éxito en la consultoría depende del grado de compromiso que tengan los directivos con el proyecto. Según Hernán Carranza, de la consultora Ernst & Young, "la metodología no sustituye el sentido común del empresario, pero sí le ayuda a tener claridad sobre lo que la empresa realmente necesita".



El tema sobre el uso de las metodologías para optimización de TCO ha tomado tanta importancia, que compañías como IBM, Compaq, HP y Microsoft, para mencionar solo algunas, han incorporado a sus soluciones algunas de las consultoras más reconocidas, entre las que se destaca la de Gartner Group. "Si el modelo de costo es apropiado, el TCO les abre los ojos a las compañías y les ayuda a desenmascarar aquellos costos ocultos al realizar inversiones en tecnologías de información", comenta Angela Hernández, de Hewlett Packard.



Metodología



Entre las diversas metodologías de TCO que hay en el mercado, la de Microsoft, llamada REJ, es un buen ejemplo de las etapas que una consultora desarrollará en un proceso de asesoría empresarial.



1. Propuesta de solución tecnológica



Se propone una solución tecnológica que tenga un impacto positivo en las actividades críticas de la organización.



2. Beneficios de la solución



Se calcula el valor de la solución propuesta mediante la estimación de su impacto en la organización.



3. Costo de la solución



Se estima el costo total de la implementación, teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos.



4. Determinación de riesgos



Se estiman los riesgos asociados con la implementación, la operación y los beneficios potenciales.



5. Métricas financieras



Basados en los cálculos de costos, beneficios y riesgos del proyecto se desarrollan las métricas financieras para la conformación del caso de negocios.



6. Conformación del caso de negocios



Se toman todos los elementos desarrollados, detectados y analizados en las fases anteriores para conformar el caso de negocios que se va a presentar a la alta gerencia.
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