| 3/12/1999 12:00:00 AM

Planeación en línea

Nada mejor que la tecnología para lograr aumentos importantes en la productividad. La clave es tener información rápida para tomar decisiones.

Piense en cualquiera de estas situaciones: Un competidor lanza un producto mejor, una nueva oportunidad de negocios aparece, un gran cliente le pide un adelanto en la entrega. Puede que usted esté listo para enfrentar una situación similar, pero ¿está listo también su sistema?



Como respuesta, usted puede lanzar una promoción especial, algo así como entregar dos productos por el precio de uno o cualquier otra. Lo primero, entonces, es asegurarse de contar con los inventarios necesarios y de disponer de la información. Si el tiempo que le toma tener esa certeza es demasiado largo, su competencia se le puede adelantar. En otras palabras, su sistema no le respondió a tiempo.



Aumentar la velocidad de reacción no es tarea fácil. La mayoría de las grandes y medianas empresas del país manejan cualquier cantidad de aplicaciones para tareas específicas, lo cual limita fuertemente su reacción.



A través de los años han comprado software por módulos, según la necesidad. Si el sistema de facturación se quedó corto, simplemente compran uno mejor. Si la aplicación de cartera no es lo suficientemente dinámica, la modifican o compran una nueva y así.



El resultado de esto son empresas saturadas de retazos de diferentes aplicaciones en las que la duplicidad de procesos es el pan diario.



Cada vez que se factura, por ejemplo, la información se debe reingresar en las aplicaciones de contabilidad, en las de inventarios y en las de cuentas por cobrar. Cuando servicio al cliente recibe una queja, difícilmente puede dar razón del estado de un pedido si su sistema no se alimenta de la aplicación de contabilidad.



Diferentes procesos redundantes de este tipo suelen presentarse a lo largo de toda la organización. Imagine la cantidad de recursos técnicos y humanos que su empresa está dedicando a esta labor netamente operativa.



En muchas ocasiones, la retroalimentación entre las aplicaciones no se hace manualmente. Los departamentos de sistemas de las compañías escriben programas que se encargan de hacerlo. Sin embargo, esto -que podría considerarse bueno- realmente constituye toda una dependencia del departamento de sistemas, lo que tiende a aumentar la cantidad de técnicos y los costos de la compañía.



La toma de decisiones no es confiable sin adecuados sistemas de apoyo.





La solución



En el mundo se ha venido imponiendo un concepto llamado "Planeación de Recursos Empresariales" o ERP, por sus siglas en inglés. Aunque la idea como tal no es nueva, su evolución a través de los años es muy interesante. Se basa en tener un único sistema de información empresarial para toda la empresa que proporciona la información necesaria en tiempo real para todos los procesos. Más que un software que se instala a toda la compañía lo que se busca es un cambio en la cultura organizacional cuya premisa sea la eficiencia. Para lograrlo se debe tener una base tecnológica consistente con este objetivo. Aunque en principio pueda salir un poco costoso (debe pensar como mínimo en US$100.000), el retorno a la inversión es tan alto que en poco tiempo se cubre la inversión. El líder en Colombia para este tipo de soluciones es J. D. Edwards, con la representación de EDP. Varias multinacionales con presencia en nuestro país y muchas empresas colombianas han encontrado en su herramienta, un elemento clave para lograr ventajas frente a sus competidores. En una lista de más 90 compañías figuran Mobil, BP, las empresas del Sindicato Antioqueño, Bancolombia y Supertiendas Olímpica.







Gilberto Villegas, presidente de EDP. El otro gran jugador de este mercado es la multinacional SAP con su famoso software de gestión empresarial SAP R/3 que cuenta ya con tres millones de usuarios en el mundo. Dentro de sus principales clientes en Colombia están Bavaria, Avianca, Celumóvil, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, ISA y Cerromatoso.



Los pasos

Para implementar una solución de este tipo primero se estudia al cliente a fondo. Un equipo de preventa se desplaza a las instalaciones de la compañía e investiga todas las tareas y procesos que realiza en su operación normal. Los resultados de este estudio identifican todos los puntos críticos, es decir, todos aquellos procesos en los que hay dobles contabilidades, repetición de labores, puntos clave en el manejo de la información...



Teniendo en cuenta estos resultados, se procede a la implementación del software como tal. Este proceso puede tardar desde unos días hasta unos pocos meses, según la complejidad del caso. Por supuesto, las empresas no pueden frenar sus labores para instalar un producto de éstos. Por eso se lleva un procedimiento paralelo hasta obtener la solución completa, momento que se conoce como "salir a vivo".







Después de esto, todos los retazos de aplicaciones que manejan procesos individuales son reemplazados por una sola aplicación general de negocios que controla desde las finanzas y las bases de datos de recursos humanos, hasta los pedidos de materiales y las facturas de venta.



El primer beneficio que se consigue con este paso es una optimización de los procesos administrativos en los que se obtienen los mayores ahorros y una mejora sustancial en la cadena de producción.



Se estima que la simplificación y la integración de procesos para una empresa latinoamericana puede estar alrededor del 40%. Las empresas que han implementado esta herramienta en Colombia han logrado disminuir sus costos de producción entre un 25% y un 30% en promedio.



Es casi imposible que después de la simplificación no sobre personal. De hecho, se estima que la reducción promedio puede estar alrededor de un 20%. Sin embargo, esto se puede ver como una oportunidad para poner a trabajar a estas personas en actividades más estratégicas y menos operativas. La idea es apoyar los ambientes de planeación (de ahí el nombre de la herramienta) y dejar de pensar operativamente.



El otro gran beneficio, tal vez el más importante, es contar con un sistema inteligente que permita hacer planeación estratégica. Para esto el sistema J. D. Edwards cuenta con un sistema de monitoreo que avisa y aconseja cuando alguna variable está sospechosamente fuera de rango.



Contar con información en tiempo real y una alta capacidad de adaptación a nuevos entornos es una ventaja que sólo una tecnología como ésta puede ofrecer. La diferencia entre tenerla y no tenerla puede ser como la que hay entre la vida y la muerte. De hecho, es de esperarse que en poco tiempo tener esta herramienta instalada ya no sea una ventaja sobre los demás sino un simple requisito para sobrevivir un mundo cada vez mas competitivo.
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