| 3/4/1998 12:00:00 AM

Papeleo digital

La Superintendencia de Valores le declaró la guerra al papel. Toda la información que llegue a la entidad se manejará en formato digital.

Imagínese una oficina sin papel. No hay memorandos volando por los corredores. No se toman veinte fotocopias de documentos que parecen importantísimos y luego nadie consulta. No hay que ir a otro edificio a buscar el archivo muerto. Toda la información puede ser consultada en pantalla por los empleados.



Hablar de la sistematización y digitalización total de la información empresarial en Colombia parece algo de ciencia ficción, pero ya es posible. Una entidad gubernamental, la Superintendencia de Valores, encabeza un proyecto que la convierte en pionera en el país y quizá también en el mundo.



Nace la idea



A finales de 1996 y después de varias reuniones y estudios, Andrés Uribe Arango, el Superintendente de Valores, dio luz verde al proyecto denominado SIMED (Sistema de Información para el Manejo Electrónico de Documentos).



El primer paso fue analizar los datos del problema. Aparecieron grandes ineficiencias. Muchos de los documentos que llegan a la entidad tienen que ser fotocopiados para guardar las copias en diversas carpetas según el tema, cuando un mismo documento pertenece a varias áreas a la vez. En ocasiones, un funcionario tiene decenas de carpetas sobre su escritorio y, por tanto, los demás no tienen acceso a ellas. Se analizó tanto el costo del espacio físico que ocupa el archivo en comparación con su utilidad, como el costo de oportunidad de otros usos más productivos del mismo espacio.



Los beneficios eran claros. El costo de almacenamiento de la unidad adicional de información es casi cero en un medio digital. Y la seguridad de los documentos y su protección ante eventuales incendios o inundaciones es mayor en el medio electrónico.



En primer término, se decidió automatizar el archivo, pero pronto fue evidente que había que digitalizar también el flujo presente de documentos, es decir, la correspondencia y documentación que ingresa a diario. En una jornada normal se procesan alrededor de mil trescientas hojas y en uno pico casi cinco mil. Digitalizar el archivo no resolvería nada, pues en poco tiempo éste volvería a crecer.



A pesar de que la digitalización de archivo es bastante conocida en Colombia, nadie había digitalizado flujos diarios de información escrita. Por último, se contrató a International Trading Net, compañía colombiana que puso manos a la obra.



En la práctica



En la segunda semana de febrero se inició la última etapa del proyecto: la implementación del sistema para todos los usuarios de la entidad. Por ahora, se tienen digitalizadas ciento treinta mil páginas del archivo de los años 95, 96 y 97 y faltan unas veinte mil más.



En cuanto al flujo actual de documentos, de ahora en adelante cualquier documento que llegue a la Superintendencia será digitalizado y enviado a todos los interesados electrónicamente por su red interna. Varios usuarios pueden consultar simultáneamente el mismo documento.



El esquema está respaldado por programas y equipos sofisticados. El software se llama Key File y permite al usuario hacer en la pantalla del computador lo mismo que podría hacer con un documento escrito. Esto significa que puede adicionar un "post it", subrayar y marcar con círculos y gráficas cualquier página. Un aspecto interesante es que además de digitalizar un documento como imagen, también se puede capturar como texto con un módulo especial de reconocimiento.



En cuanto al hardware, tienen un servidor Compaq 2.500 con 64 megas en RAM y dos discos duros de 4,6 gigas. El servidor está conectado a una rocola que controla 26 discos ópticos de 2,6 gigas cada uno. Este tiene un brazo automatizado que ubica la información requerida en el disco indicado y lo desplaza hasta el lector especial que permite acceder a la información. En el servidor está almacenada la aplicación Key File y algo más de un año de documentación, por lo general, la más reciente. En la rocola se almacenará el resto de documentos. La rocola tendrá una capacidad inicial para almacenar unos cinco años. Al cabo de ellos se adicionarán más rocolas o se comprará una más grande.



Para capturar los datos, la Superintendencia adquirió dos scanners Fujitsu. Uno principal con una velocidad de lectura de 22 páginas por minuto y otro de soporte de 10 páginas por minuto.



Ya terminaron las pruebas finales y todo funciona bien. Falta ver cómo reaccionarán los usuarios de la entidad. Para Miguel Angel Villalobos, responsable del proyecto y cabeza de la división de sistemas de la Superintendencia, un punto esencial será que el usuario se desprenda de la necesidad del papel y aprenda a utilizar el nuevo sistema.



Por ahora, en el proyecto se han invertido unos $150 millones, más de cinco mil horas hombre en el montaje y dentro de la entidad una gran receptividad y expectativa.



Superintendencia de Valores: http://www.supervalores.gov.co

International Trading Net: itn@interred.net.co
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