| 8/13/1999 12:00:00 AM

La revolución de los ERP

Las soluciones ERP se convierten en herramientas de gestión indispensables para competir en la economía actual. Las empresas colombianas empezaron tarde, pero avanzan con paso firme.

En 1996, una empresa que pocos habían oído mencionar en Colombia irrumpió en el mercado de las soluciones informáticas con un producto que hasta entonces era conocido tan sólo por algunas multinacionales. La empresa era SAP, el producto el R/3 y el golpe de mercado fue un contrato para integrar los procesos de las cervecerías del Grupo Bavaria. Las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning Systems) habían llegado a Colombia para quedarse.



Aunque nadie lleva la estadística de cuántos sistemas ERP han sido instalados en nuestro país, se estima que el número puede ser superior a 100 y se incrementa cada día. Si se considera que la inversión puede representar de US$2 millones en adelante (y en algunas grandes empresas ésta llega a los US$10 millones), el número de instalaciones en Colombia resulta considerable. Contar con un sistema ERP en funcionamiento es visto hoy como un requisito para mantener la competitividad de toda gran empresa. La necesidad de responder al problema del año 2000 obligó a muchas empresas a realizar de una vez una gran inversión en un sistema integrador de procesos, pues limitarse a tratar de remediar el problema sobre las plataformas tradicionales resultaba ser una alternativa que tenía prácticamente el mismo costo.



¿Qué hacen estos sistemas? Las soluciones de gestión empresarial ERP son mucho más que un software. Permiten la integración y optimización de todos los procesos y recursos de la organización. Pero, además, su implantación implica cambios de fondo en las empresas. Los ERP han sido diseñados a partir de las mejores prácticas mundiales para empresas en los diferentes sectores económicos, de modo que su aplicación presiona a las empresas a adoptar estas prácticas.



Cuando una empresa adopta un ERP, toda la información de sus áreas y procesos queda integrada en el sistema: la logística, distribución, inventarios, compras, ventas, recursos humanos y producción. Esto permite el seguimiento completo a un proceso, de principio a fin. "Se genera un cambio de mentalidad que es definitivo", afirma Andrés Castilla, de la firma consultora PriceWaterhouseCoopers. "Así ya es posible obtener información en tiempo real, haciendo cada vez más fácil la toma de decisiones y el conocimiento de toda la organización", sostiene.



¿De dónde vienen?



Tal vez la mejor forma de entender de qué se tratan los ERP es ver cómo se ubican dentro de la evolución de los sistemas de información para empresas. Hasta los años 70 y comienzos de los 80 (la era preERP), la sistematización de datos en las empresas estaba orientada a las funciones. Las áreas cubiertas tenían que ver con manufactura y finanzas (en particular, con la contabilidad). Los datos se almacenaban y procesaban en mainframes. El diseño de estos sistemas llevaba a que cada unidad trabajara aislada de las demás. Cruzar la información de producción con la de contabilidad podía ser una tarea larga y titánica.



En los años 80 surgieron las soluciones ERP, con una nueva orientación: en vez de trabajar por funciones, lo hacían alrededor de procesos. El problema central no era automatizar unidades independientes, sino identificar los procesos críticos en una organización y la forma como se integran entre sí, para ofrecer una solución informática que permitiera manejar todos los aspectos de un negocio. La operación dejó de hacerse en mainframes y se pasó al esquema cliente-servidor.

Este enfoque ha permitido generar importantes ganancias de productividad en las organizaciones. Por ejemplo, cuando la multinacional IBM implementó su ERP en todo el mundo, las entregas pasaron a hacerse a tiempo en el 95% de las veces, el ciclo de desarrollo de hardware se redujo de 4 años a 16 meses y la satisfacción de los clientes aumentó sustancialmente. IBM estima que su inversión, si bien fue importante, pues alcanzó los US$2.700 millones, dio como resultado un ahorro de US$9.500 millones.



En las economías más avanzadas ya se está trabajando en la era postERP. Los desarrollos innovadores ya no están en la integración de las unidades de un solo negocio, sino de los diferentes negocios que conforman una cadena de valor para el cliente final. Los sistemas operan por internet. Si bien las ganancias en productividad logradas hasta ahora han sido notorias, es en esta etapa donde se esperan las mayores ganancias en rentabilidad y competitividad para las empresas que cuenten con los sistemas necesarios.



Los proveedores



Existen numerosos proveedores de soluciones ERP en el mercado, incluyendo empresas como SAP, J.D. Edwards, Oracle, Baan y PeopleSoft. El líder en el mercado mundial es, sin duda, SAP, una empresa que facturó US$5.050 millones en el mundo en 1998, con un crecimiento de 41% respecto al año anterior.



Su sistema R/3 es la base de operación y de ella se desprenden las áreas de finanzas, recursos humanos, manufactura, logística y comercial. Las aplicaciones están desarrolladas para industrias específicas (como productos de consumo, servicios, manufactura, servicios públicos, telecomunicaciones...). Es un sistema totalmente integrado y funcional. La idea de este tipo de herramientas es iniciar con parámetros ya establecidos para que no haya necesidad de empezar desde cero. Como afirma Manuel Guillermo Escobar, de Arthur Andersen, "no hay que volver a inventar la rueda".



En Colombia, SAP Andina y del Caribe adquirió una posición de liderazgo desde que logró las aplicaciones de las empresas del Grupo Bavaria en 1996.



Para Raúl Torres, de SAP Andina y del Caribe, las razones de su éxito están en el respaldo al cliente, la experiencia en el mercado y el énfasis en investigación y desarrollo (20% de las ventas totales de SAP se destinan a este propósito). Entre los clientes de SAP se cuentan Avianca, la Casa Editorial El Tiempo, la ETB, Panamco-Indega y Colseguros.



Buena parte del éxito de SAP se explica por su modelo de negocio. Aunque vende el software directamente, no se encarga de realizar la asesoría a los clientes, sino que les ha cedido esta misión a otras empresas, sus "asociados locales". De esta forma, SAP se concentra en lo que sabe hacer mejor, desarrollar productos, mientras que los implantadores locales desarrollan fortalezas en la aplicación de las soluciones en sectores, procesos y circunstancias específicas. Aunque no es el único productor que tiene este modelo de negocio, es el que se ha comprometido más firmemente con su desarrollo al menos en Colombia, donde esta empresa tiene 20 "socios locales". Este modelo entraña ciertos riesgos, pues la reputación del sistema queda en manos de las empresas implantadoras locales. Sin embargo, SAP ha logrado desarrollar una estrecha relación con ellas. El resultado ha sido el mantenimiento de altos niveles de calidad, al tiempo que tiene una amplia base de instaladores.



Por su parte, J.D. Edwards, que distribuye EDP, ha tenido también un alto crecimiento en el país. Se inició bajo la versión tradicional en AS 400, pero ahora con su solución One World es mucho más flexible. Esto le permite adaptarse a cada negocio en particular. Entre sus clientes se cuentan Icollantas, Cementos Paz del Río y Mazda.



Otra solución es PeopleSoft, que se implanta por módulos, de acuerdo con lo que vaya necesitando el cliente en su momento. Esta compañía empezó como una solución de recursos humanos y, según Marío González, de PeopleSoft, "ha venido desarrollando tecnología de punta para proveer una solución de industria que resuelva los problemas de optimización". Aunque es un fuerte productor internacional, en Colombia ha tenido una presencia limitada hasta ahora, pero está buscando expandirse. Algunas empresas que tienen la solución PeopleSoft son Carvajal, Hocol e Intercor.



Otra de las opciones existentes en el mercado es Baan, un solo módulo con una alta funcionalidad y especializado en los sectores de industria y comercio.



¿Quiénes implantan?



En la fase de implantación, las empresas pueden acudir a tres tipos de proveedores diferentes. En primer lugar están las llamadas "Big 5", las grandes empresas de consultoría (todas ellas auditoras) que tienen como ventaja diferenciadora su experiencia en este tipo de soluciones y su soporte global, algo que es definitivo. Aquí encontramos a PriceWaterhouseCoopers, que ha ganado varias veces el premio de calidad a la implantación de SAP R/3, Arthur Andersen, Ernst & Young, Andersen Consulting y KPMG. Además de su experiencia en la tecnología y la implantación de una gran variedad de soluciones (SAP, J.D. Edwards, Baan, PeopleSoft y Oracle), su trabajo en cuanto a cambio, organización, recurso humano y en general integración de negocio, las convierten en las más solicitadas a la hora de llevar a cabo implantaciones.



Otro importante jugador aquí es IBM, que además de producir hardware y proveer soporte técnico, se ha dedicado a la implantación de este tipo de soluciones y a pensar en temas como mejores herramientas de comercio electrónico, aspecto que le da una gran ventaja diferenciadora. Según Félix Palacio de IBM, "la principal fortaleza de esta organización es su metodología propia que garantiza al cliente una ventaja competitiva que es sostenible en el tiempo".



Existen también compañías regionales como Softtek que compiten con las anteriores. Muchas de ellas se dedican a tratar aspectos más específicos de la solución y a trabajar sobre necesidades que los clientes van desarrollando. "Nuestra ventaja competitiva radica en poder llegar a la base ya instalada y ayudar a las empresa a explotar al máximo la herramienta", afirma Alfonso Vargas, de Softtek.



También hay empresas que trabajan mucho más localmente y que se dirigen a compañías grandes y medianas. Este es el caso de Global DataTel, que distribuye la solución System 21 (de la compañía inglesa JBA) e implanta la solución Macola en empresas colombianas.



Están apareciendo, además, nuevos productos en el mercado, orientados a empresas de menor tamaño. La idea es entregar un software "parametrizado" en mayor detalle, que permita al comprador resolver sus necesidades con un menor número de horas de consultoría. Si estos productos tienen éxito, se abriría la posibilidad de que muchas más empresas tuvieran acceso a estas soluciones.



La revolución de los ERP, que en Colombia lleva pocos años, está entrando en una nueva fase en los países más avanzados, que buscan la integración de procesos entre diferentes actores a lo largo de la cadena productiva. Esta nueva fase promete enormes ganancias en rentabilidad y creación de valor, explotando todo el potencial de internet y el comercio electrónico. Aquí, Colombia tiene los problemas y las ventajas de quienes se suben tarde en las oleadas de cambio tecnológico. Tiene problemas, puesto que muchos de sus competidores externos ya han implantado soluciones y han ganado terreno en productividad. Pero tiene también ventajas, puesto que al adoptar tarde la tecnología puede adquirir lo más reciente de ella, mientras que quienes empezaron más temprano pueden perder flexibilidad si vienen cargados con demasiadas "herencias" de tecnologías viejas. Las empresas colombianas que no tienen ERP no podrán quedarse al lado del camino indefinidamente, viendo pasar a quienes sí lo han hecho. Ojalá se decidan pronto, antes de perder una oportunidad más.
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