| 3/26/1999 12:00:00 AM

Intranet, la pieza clave

Utilizar en su empresa los beneficios de la tecnología que permitió la masificación de internet es la clave para enfrentar los retos de competitividad del futuro.

Nunca como hoy una red había sido tan fácil de usar. Antes, entrar en una maraña de éstas y buscar una información determinada requería una maestría en redes, otra en manejo de sistemas operativos y mucho tiempo.



Hoy con internet las cosas son muy diferentes. Cualquier persona puede usar un navegador, hacer consultas en servidores que ni siquiera le interesa dónde están e interactuar con personas en cualquier parte del mundo.



Por supuesto, no ha pasado mucho tiempo antes de que los empresarios descubrieran que estas facilidades podían traer enormes beneficios dentro de sus propias organizaciones. Fue así como muchos reemplazaron sus antiguas redes corporativas por las denominadas "intranets", redes internas con tecnología tipo internet, y encontraron enormes ventajas en el cambio.



Lo primero que descubrieron es que absolutamente todos los empleados de la empresa podían usar la red para obtener y colocar información en ella, lo que significaba un aumento de la productividad de la red como tal.



Un ejecutivo de ventas, por ejemplo, podía buscar directamente los registros de un cliente y no tenía que depender de los técnicos de la empresa para que le hicieran la consulta en la base de datos. La gente de recursos humanos colocaba en la intranet la información que normalmente se distribuía en las carteleras de los diferentes departamentos.



Por supuesto, este cambio se tradujo en un fuerte dinamismo de las empresas, en la creación de nuevos espacios para la creatividad y una mayor habilidad para tomar decisiones acertadas. Sin embargo, ésa era sólo la primera ventaja evidente. En muy poco tiempo se encontraron otros tres beneficios importantes.



El primero fue la cantidad de recursos que se ahorraron por la disminución de los documentos impresos. Se estima que los documentos internos, directorios, información de clientes, de recursos humanos, listas de precios, inventarios que deben ser impresos, copiados y distribuidos le cuestan a una empresa típica colombiana entre US$50 y US$100 anuales por empleado. Multiplique y saque cuentas.



Según un reporte publicado en el sitio web de Netscape, la multinacional General Electric recientemente decidió no volver a imprimir el directorio de información de la compañía. En su reemplazo, la compañía puso el directorio en su intranet y ahorró la poco despreciable suma de US$240.000 al año en costos de impresión.



El segundo fue que los proyectos que eran responsabilidad de varias personas o de áreas diferentes recibieron un impulso adicional porque la ubicación de cada empleado involucrado no importó. Las reuniones sencillamente se planearon y se llevaron a cabo en la intranet.



Y el tercero, y no por eso menos importante, fue la posibilidad de usar internet como puente entre dos o más redes corporativas y reemplazar los costosos enlaces de radio o canales dedicados que se usaban normalmente.



Para ilustrar este ahorro, imagínese la siguiente situación. Usted tiene subsidiarias de su empresa en Cali, Medellín, Barranquilla y Buenaventura y su intención es manejar en tiempo real la información consolidada de facturación e inventarios.



Si utiliza un canal dedicado a cada una de estas ciudades podría pagar alrededor de US$20.000 mensuales sólo en comunicación. Otra opción sería conectar localmente cada subsidiaria a un proveedor local de internet y usar esta red como puente para transmitir la información de cada subsidiaria. Una solución de este tipo podría costarle alrededor de US$6.000 mensuales. A la hora de ampliar las fronteras de su intranet, la idea es aprovechar los recursos existentes en internet.



La seguridad



Sin embargo, la tecnología de internet así como les trae beneficios a las empresas también les puede traer problemas. Es claro que si la red corporativa está conectada a internet y además se está usando para reemplazar los canales exclusivos existe una gran posibilidad de tener el asedio de los temidos hackers.



Esto se agrava si se tiene en cuenta que la mayoría de los empresarios piensa que con instalar un firewall y montar unas claves de acceso es suficiente. Es importante estar consciente de que estas medidas protegen en alguna proporción contra los intentos que vienen de afuera de la intranet o, mejor, desde cualquier punto de internet, pero nada contra lo que pueda venir dentro de su propia organización. Según cifras que se manejan para América Latina, el 35% de los intentos de robo de información estratégica en una intranet vienen de empleados internos y en el 80% de estos casos, la falla consiste en simple complicidad consciente o inconsciente, con tácticas como observar las claves cuando las digitan miembros de la compañía o llamar a hacer preguntas tontas con doble intención.



Por eso es importante incluir dentro de las políticas de seguridad una clasificación exhaustiva de los usuarios y de la información, para establecer con esto privilegios según las funciones de cada empleado. Con este solo cuidado, se reducen de manera significativa estos riesgos.



Ahora, si lo que quiere es tener una intranet realmente segura no debe confiar sólo en la instalación del firewall. Los hackers siempre están desarrollando nuevas herramientas contra los firewalls existentes y llega el momento, en cuestión de unos meses, en que esas herramientas tumban fácilmente su seguridad. Por eso debe mantener actualizado el software que hace funcionar el firewall. Los proveedores de estos programas lanzan al mercado frecuentes actualizaciones. Lo mejor es pactar con ellos políticas de actualización desde el primer momento. Según ellos, estas actualizaciones deben hacerse como mínimo cada tres meses.



El siguiente paso



Sin embargo, instalar una intranet no es el fin de la historia. Después de eso viene un reto mucho más interesante. Instalar una extranet, o varias, según sea el caso. Para ilustrar, lea el siguiente ejemplo:



Una empresa contrata con su proveedor un nivel de compras determinado. Cuando el sistema del proveedor ve que los inventarios de su cliente están cerca del nivel pactado, se programa automáticamente el despacho de mercancía necesaria, factura y envía esta información al sistema del cliente para que éste ordene el pago respectivo, todo automáticamente y sin ninguna intervención humana. El resultado, el cliente maneja una perfecta política de inventarios "just in time", el proveedor vende prácticamente sin darse cuenta y ambos mantienen una excelente relación comercial con el mínimo desgaste de sus organizaciones.



Por supuesto, esto requiere que las intranets en cuestión tengan capacidad para interactuar según unos acuerdos preestablecidos.



Por definición, el valor de las alianzas estratégicas será entonces superior al actual. Sin embargo, para que una empresa pueda realizar este tipo de negociación debe tener no sólo creatividad y visión, sino también la capacidad tecnológica para hacerlo. Es decir, debe haber desarrollado primero a plenitud su intranet.



Algunos visionarios sostienen que en el futuro la economía global será como una gran extranet, en la cual los sistemas de las compañías interactuarán entre sí para realizar la mayor parte de las operaciones comerciales que se sucedan. En un escenario así, la única tarea del ser humano será decidir por anticipado las reglas del juego.



Aparte ya de esta visión de largo plazo, es evidente que el futuro nos depara un ambiente empresarial mucho más competitivo. Estar preparado para enfrentarlo significa tener una empresa rápida y dinámica y nada mejor para lograrlo que un buen apalancamiento tecnológico. Sin embargo, esto no implica ir por ahí comprando todo lo que tenga ojitos informáticos. Implica el desarrollo constante y el análisis de las tecnologías existentes.
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