| 5/21/1999 12:00:00 AM

Hora cero

La inversión de las empresas para controlar el problema del año 2000 parece rezagada frente a las necesidades. Hay que manejar planes de contingencia.

No es fácil saber qué tan preparadas están las empresas colombianas para enfrentar el problema del año 2000. Según la Oficina del Proyecto Año 2000, que coordina desde Planeación Nacional el esfuerzo gubernamental sobre este tema, las grandes empresas del país deberían invertir cerca de US$300 millones para resolver el problema, y las empresas medianas y pequeñas tendrían que invertir unos US$100 millones (la inversión total en la economía por este motivo, incluyendo sector público y privado, se acerca a US$1.400 millones).



No obstante, este esfuerzo podría ser menor. Una muestra de 48 empresas que suministraron información a la Superintendencia de Valores arroja una inversión total de US$96 millones. Pero en ese grupo el 40% de la inversión corresponde a Avianca, el 23% a Bavaria y el 10% a Sofasa.



Muchas compañías apenas ahora empiezan a pensar en el problema del año 2000, pero ya no tienen tiempo, sino para diseñar planes de contingencia, es decir, para buscar otras formas de hacer el trabajo cuando sus equipos fallen. El sector que más ha avanzado en el tema de los 4 dígitos ha sido el financiero, mientras que en el sector real sólo se ven grandes inversiones en los grupos económicos más fuertes del país. En cambio, en las empresas medianas se ve un gran rezago en preparación e inversión para enfrentar el problema.



Para que una empresa estuviera completamente lista para el 2000 sería necesario que el 1 de enero no llegara nunca.



Evitar sorpresas



Lo más importante es entender lo que puede pasar, para mantener el máximo control posible cuando las fallas ocurran. Esto no es fácil, pues el problema del 2000 se caracteriza por manifestarse donde menos se espera. Un buen ejemplo es lo que le ocurrió a Campbell Soups, New Jersey en 1998, por descuidar sus PC. El sistema de inventario de la compañía funcionaba con un servidor PC. Las sopas enlatadas tenían una vigencia de dos años y el sistema rotulaba la fecha de vencimiento. El programa no pudo asimilar los dos dígitos y volvió a 1900, luego calculó automáticamente que las sopas estaban vencidas desde hacía 98 años. Acto seguido, el sistema cogió tres lotes de sopa, los puso en un tren y los botó. Campbell Soups en ese momento perdió US$1,5 millones por ese error.



Qué hacer



Lo primero que se debe hacer es evaluar el nivel de riesgo de cada una de las áreas de su compañía. Según Greenwich Mean Time, una compañía que ha asesorado a grandes firmas como Boeing y Merryl Linch en Estados Unidos, en el caso de una empresa mediana con seis departamentos básicos, algunos problemas y riesgos serían los siguientes:



Contabilidad: Muy alto riesgo.



Los problemas se presentarían en las cuentas por cobrar y pagar, el impacto global en otros departamentos, la contabilidad de costos, cotizaciones, facturas y envíos, entre otros.



Hardware (BIOS) 1%

Sistemas operativos 4%

Aplicaciones de software 35%

Archivos de datos 40%

Intercambio de datos 20%

Fuente: Just Notebooks-Greenwich Mean Time-UTA*





Informática y procesamiento de datos: Muy alto riesgo.



Afectaría el hardware, las aplicaciones de software, los archivos de datos comerciales críticos.



Producción y fabricación: Alto riesgo.



Podrían fallar los envíos de productos, la entrega de materiales y la facturación.



Recursos humanos: Alto riesgo.



Afectaría el cálculo de beneficios, los planes de jubilación, seguros, los sistemas de compensación. Todo el sistema de aplicaciones del departamento.



Jurídico: Mediano riesgo.



Tendrían, entre otros, problemas con el cálculo de impuestos y los casos legales dirigidos por abogados internos.



Ventas y mercadeo: Mediano riesgo.



Fallas en la negociación de contratos, previsiones de ventas, pagos de comisión y presupuestos.



Después de evaluar los riesgos, hay que reconocer las 5 etapas del problema que "son como el iceberg que hundió al Titanic, el punto crítico no está en la superficie, que es donde se están enfocando la mayoría de las empresas. Está en el fondo", dice Peter Camacho, gerente de Just Notebooks. Siguiendo la analogía del iceberg, hay 5 áreas críticas. La primera, la compuesta por las máquinas (el hardware), es donde se han concentrado muchas empresas al reemplazar los equipos por últimos modelos, lo que significa una inversión que muchas firmas no pueden costear. Pero si tuvieran el dinero suficiente, ésta no sería la solución, el problema está por debajo.



Hay cuatro niveles todavía más importantes. El que sigue es el de los sistemas operativos, es decir, DOS, Windows, Unisys, entre otros, que pueden presentar problemas con el cambio de siglo y de éstos no se salvan ni los más recientes. Para este problema, la solución está en los "parches" o pequeños programas de corrección que venden las casas que producen sistemas operativos.



En el tercer nivel están las aplicaciones que por lo general dependen directamente del primero o el segundo nivel. Luego, gran parte de los problemas se corrigen cuando se solucionan los dos primeros. Hay excepciones y entre éstas se encuentran las hojas electrónicas, las bases de datos y los archivos que manejan agendas. La corrección se hace con parches también.



El cuarto nivel es más complejo, porque en él están los archivos de usuarios que son tan diversos como sus autores. Lo que se hace en este caso es un balance con los archivos que se deben corregir y el usuario los corrige uno por uno.



El nivel más profundo es el de intercambio de información. Hoy, la mayoría de computadoras están conectadas a una red, luego si se tienen listos algunos equipos para el 2000 y entra información de otro que no lo está, la computadora "se contamina". Esto toma dimensiones casi de un virus informático y por eso ahora algunas empresas les exigen a sus proveedores la "certificación" de que están preparados para el 2000.



Con todos estos puntos en la mano se puede empezar a actuar en un plan de contingencia, porque el tiempo para los planes estructurados ya se terminó.
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