| 7/16/1999 12:00:00 AM

Faltan cinco meses

Queda poco tiempo para el impacto del problema del año 2000. Los empresarios deben volverse expertos en las fuentes de vulnerabilidad y en el manejo de planes de contingencia.

Quedan cerca de 160 días para el primero de enero del año 2000 y para que se verifiquen los efectos reales de esta fecha sobre el funcionamiento de los computadores y las redes informáticas. Seguramente, Colombia no tendrá una catástrofe generalizada como la que anuncian las predicciones más apocalípticas, pero de todas maneras habrá impactos importantes, que variarán dependiendo del sector en el que se ubican las empresas.



Lo fundamental para los gerentes, cuando queda tan poco tiempo de acción, es que deben establecer una clara prioridad para sus acciones y ejecutar sus planes de manejo con la mayor precisión. Los trabajos de corrección del problema deben concentrarse en las áreas críticas al tiempo que se desarrollan planes detallados de contingencia, en los cuales se establezcan claramente las acciones que se van a tomar en caso de que los sistemas usuales no funcionen. La planeación tiene que desarrollar una sólida capacidad de respuesta ante lo imprevisto.



En qué vamos



¿Cómo estamos en Colombia frente al problema del año 2000? Puesto que el desempeño de la infraestructura es el punto más crítico, la mayor responsabilidad está en manos del gobierno. El trabajo técnico en este campo lo hace la Oficina del Proyecto Año 2000, que recientemente produjo su tercer informe sobre el tema. Por otra parte, instituciones como las superintendencias Bancaria y de Valores están haciendo seguimiento de las entidades a su cargo y producen también informes periódicos al respecto.



La Oficina del Proyecto Año 2000 estima que la inversión que se está haciendo en Colombia con este objetivo llega a los US$1.400 millones, que equivale a cerca del 1,7% del PIB. Este porcentaje su ubica en la parte baja de los estimativos internacionales sobre el costo de la solución del problema. Un estudio reciente de Cap Gemini calculó que el costo total de reparación es de 5,7% del PIB en México, 2,8% en Argentina y 4,8% en Brasil (el estudio no traía un estimativo para el caso de Colombia).



La Oficina del Proyecto Año 2000 elaboró y actualiza periódicamente un mapa de riesgo para 26 sectores, con particular énfasis en la infraestructura de las diferentes áreas. El nivel de riesgo en este análisis es el resultado de combinar dos factores: la probabilidad de que ocurran fallas en los procesos básicos de cada sector y el impacto que puede tener la falla sobre la sociedad. En los sectores de alto impacto, una falla debida al cambio de fecha produciría la pérdida de una vida humana o de más del 1% de la producción nacional. Los demás sectores se clasifican en impacto medio y bajo.



Los sectores de mayor riesgo combinan alto impacto con alta probabilidad de ocurrencia de fallas en procesos críticos. Entre ellos, tal vez es el sector salud el que presenta la situación más difícil. Hay una alta posibilidad de fallas en los sistemas administrativos de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las Administradoras del Régimen Subsidiado (ARS), que podrían impedirles atender oportunamente a los pacientes en las Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud (IPS) o podrían generar demoras en las transferencias a las IPS, lo cual agravaría la situación financiera de esas entidades. No se esperan problemas sustanciales en las EPS privadas, pero la probabilidad es alta en el caso de las públicas, pues están atrasadas en los cronogramas. En el caso de las IPS, los mayores problemas están en los hospitales y clínicas de segundo y tercer nivel.



Otras operaciones de alto riesgo son las de la banca oficial y el recaudo de impuestos locales. En cuanto a la banca oficial, si bien está atrasada respecto a los cronogramas de trabajo, ha realizado avances sustanciales en los últimos meses, de acuerdo con la Oficina del Proyecto. Sin embargo, sigue siendo un tema preocupante, en particular por el retraso adicional que puede implicar el reacomodamiento institucional de este sector, a partir de las fusiones que están teniendo lugar en este semestre.



Entre los sectores de riesgo medio e impacto alto se destacan, por sus efectos sobre el funcionamiento de las empresas privadas, los procesos de importación de bienes, la interconexión de redes de telecomunicaciones y la producción y transporte de petróleo.



La introducción del nuevo código de aduanas puede tener efectos sobre el cumplimiento de los cronogramas en lo que tiene que ver con importaciones. La Dian está trabajando para adaptar sus sistemas al nuevo código y está preparando planes de contingencia para manejar el tráfico en caso de que se presenten los problemas. Sin embargo, le queda poco tiempo para llegar a la meta.



En telecomunicaciones, si bien las distintas empresas avanzan de acuerdo con los cronogramas, las pruebas de interconexión no se han completado. Hay una vulnerabilidad adicional debido a la dependencia respecto a unos cuantos proveedores de soluciones y equipos, que son los mismos que están resolviendo el problema en todos los países del mundo y podrían verse copados en su capacidad. Aunque los proveedores han dicho que cumplirán sus compromisos, el tema no deja de presentar un factor de riesgo.



Por último, cabe destacar que, según la Oficina del Proyecto Año 2000, la probabilidad de fallas para funciones tan críticas como la distribución de gasolina, la banca privada, la prestación de servicios aéreos, el suministro de agua y la operación de los cajeros automáticos y los semáforos es baja.



Para las empresas es fundamental investigar a fondo sobre el estado del problema en los sectores que las afectan. La Oficina del Proyecto Año 2000 evalúa riesgos con una visión macro, cuyo criterio central es el impacto sobre la sociedad como un todo. Pero una empresa privada tiene que evaluar, además, el impacto sobre sus propias operaciones. Si una firma tiene una probabilidad de 90% operar correctamente después del primero de enero, la Oficina del Proyecto la clasificará como de bajo riesgo. Pero un promedio de fallas en el 10% de sus operaciones implicará problemas y retrasos importantes para sus clientes y proveedores.



¿Y cómo van las empresas?



Es más complicado llegar a una evaluación detallada del estado de avance hacia la corrección del problema en el sector privado que en el sector público, debido al número de empresas y la dificultad para coordinar sus iniciativas. En el sector financiero, en el cual las labores sobre este tema son coordinadas y vigiladas por la Superintendencia Bancaria, el 88% de los activos de los establecimientos de crédito (manejados por 77 empresas) se encontraban al mes de mayo con niveles de avance que fluctuaban entre "satisfactorio" y "necesitan mayor esfuerzo". Incluso entre las entidades más atrasadas se han registrado avances.



En cuanto a las empresas del sector real, se dispone de menos información. En una encuesta realizada por la Superintendencia de Valores entre 155 entidades, el 70% de ellas asegura que tendría dominado el problema para junio de este año y la totalidad asegura que lo tendrá dominado antes de terminar el tercer trimestre. Esta muestra de empresas tenía cerca de $265.000 millones presupuestados para manejar el problema y en el primer semestre habían ejecutado la mitad. Sin embargo, cerca del 60% del total presupuestado corresponde a empresas del Grupo Empresarial Bavaria: Bavaria, Avianca, Celumóvil, Colseguros, Cervecería Aguila y Sofasa.



La evaluación del estado de avance del sector privado en el manejo del problema del año 2000 varía ampliamente dependiendo de la persona que emite el concepto. La Oficina del Proyecto considera que las grandes empresas tienen una probabilidad media de generar fallas en procesos básicos, al tiempo que estima que este sector tiene un impacto medio sobre la actividad general. De otro lado, Raúl Villegas, director ejecutivo de la Asociación Nacional de Industriales de Software, Indusoft, considera que "la gran mayoría de las empresas del sector privado no han tomado ninguna medida que las lleve a solucionar el problema del año 2000".



El manejo del problema es una tarea que exige tiempo y recursos significativos. Codensa S.A. ESP, que distribuye energía eléctrica a Bogotá, está a punto de terminar el proyecto de solución para el año 2000. Si la empresa no se hubiera preparado, podría haber seguido suministrando la energía, puesto que los sistemas para realizar esta labor en su mayoría son electromecánicos. Pero se habría podido ver afectada en los procesos de facturación, recaudo y atención a los clientes. El monto de la inversión hasta el momento es de $3.300 millones.



Por su parte, Granahorrar está trabajando desde 1996 en el tema. Ya superó todas las etapas planeadas, pasó las pruebas de corrección del Y2K y está realizando las pruebas del plan de contingencias. Los computadores centrales sufrieron cambios en las versiones de los sistemas operativos y de las bases de datos. En cuanto a los microcomputadores instalados, renovó 195 equipos de las mil estaciones con las que cuenta la corporación.



Comsat Colombia inició su proyecto de año 2000 desde octubre de 1998 y ya culminó todo el proceso, incluyendo las pruebas. La empresa fue galardonada por el Ministerio de Comunicaciones con el premio "Un ejemplo para imitar", que reconoce el cumplimiento por parte de la empresa de todas las fases de metodología adoptada por el ente gubernamental conocida como PHVA (planeación, ejecución, verificación y aseguramiento). Durante la ejecución del proyecto se acometieron aspectos como las órdenes de compra, la actualización de las aplicaciones de software, las pruebas de funcionamiento y la puesta a punto de los sistemas para los usuarios de los equipos, la red y sus aplicaciones en las diferentes áreas administrativas, el control de activos y la contabilidad. El valor de la inversión fue de US$2 millones.



En el tiempo que queda, lo más importante es desarrollar planes de contingencia.



Los que llegaron tarde



Cualquier compañía, por pequeña que sea, que maneje procesos como contabilidad, facturación, inventarios, nómina... con la ayuda de un computador, se verá afectada por el cambio de fecha. ¿Qué pueden hacer las empresas que no han tomado la iniciativa todavía?



Según Germán Bernate, consultor de la firma NCR Colombia y autor del libro El año 2000 al acecho, "para estas empresas lo mejor es entrar a diseñar lo más pronto posible toda una estrategia que le permita a la empresa afrontar la situación de una forma rápida".



Esta estrategia empieza por el nombramiento de una persona que se encargue de liderar el proyecto de solución del año 2000 en la compañía. Además, es necesario que este líder cuente con recursos humanos y económicos propios.



El paso siguiente es la elaboración de un inventario de los equipos y el software que hay en la compañía. Esto permite establecer las prioridades para atacar el problema, que es el paso crítico. Para quienes apenas comienzan ahora no será posible cubrir todos los campos y es fundamental concentrarse en los procesos más críticos de la empresa.



Una vez hecha la valoración, hay que escoger las diferentes soluciones que serán necesarias en el proyecto. Por último, se diseña una estrategia de implantación. Hay que correr, pues el gran enemigo es el tiempo.



Plan de contingencia



Por último, a medida que se acerca la fecha, hay que concentrar mayores esfuerzos en un plan de contingencia que permita mantener la operación de la empresa y reducir los costos y la pérdida de clientes al mínimo posible.



En el diseño del plan de contingencia, las empresas deben tener claro que no pueden identificar con anticipación todos los puntos donde pueden presentarse las fallas. La vulnerabilidad surge en parte de un elemento sorpresa, es decir, áreas problemáticas que no han sido anticipadas y que pueden fallar en el momento crítico. Muchas de éstas tendrán que ver con la interacción entre la empresa y su entorno.



Para manejar las contingencias, las empresas deben desarrollar un grupo de trabajo independiente del que está trabajando en la solución del problema (de otra forma, habrá una inclinación natural a evaluar el riesgo de error por lo bajo). Se deben desarrollar escenarios que identifiquen la naturaleza de los riesgos, los eventos que pueden ocurrir y su probabilidad, el impacto de cada uno sobre la empresa y la forma como sería manejado. Si la empresa llega al día del problema sin que los empleados sepan exactamente qué tienen que hacer, lo más probable es que el impacto de las fallas se amplifique, con consecuencias sobre los costos y sobre la estabilidad de la firma.
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