| 7/23/2004 12:00:00 AM

Planee su tiempo

Aprender a administrar el tiempo puede cambiar su vida laboral y personal.

¿El tiempo no le alcanza para nada? ¿Tiene tanto trabajo que no sabe por dónde comenzar? ¿Sale tarde de la oficina? ¿Tiene que llevar trabajo a casa? ¿La vida se le pasa sin que esté haciendo lo que realmente quiere? ¿Su familia se queja de que no le dedica suficiente tiempo?

Si contestó afirmativamente más de una de las anteriores preguntas, es apenas lógico. El manejo del tiempo afecta a profesionales, empresarios, directivos, estudiantes y a casi todo el mundo.

Esto puede deberse a que estamos en una cultura que tiene una visión invertida de la efectividad, afirma el experto Felipe Jordan, gerente para Colombia de Do It International. "Es como si las horas de trabajo tuvieran una relación directamente proporcional con la productividad. En la mayoría de organizaciones se tiende a incentivar el 'presentismo' y trabajar más de las horas estipuladas en el contrato laboral y los fines de semana. Incluso, a muchos ejecutivos les da pena salir a una hora normal pues esto les quitaría status. A diferencia de los países desarrollados, donde una persona efectiva es la que da los resultados en el horario establecido", agrega.

Esto genera graves problemas, pues las personas sienten inconformidad con el trabajo y la vida, lo cual provoca incumplimiento frecuente de compromisos, altos niveles de frustración y desconfianza, o un desequilibrio entre la vida personal y profesional. Además, esto puede volverse en contra de la misma empresa pues la gente se agota y no trabaja a gusto, lo cual genera baja productividad y una alta rotación.

Aunque factores externos como el entorno altamente competitivo, la sobrecarga laboral y, en general, el poco respeto por el tiempo de los demás influyen tremendamente, los expertos coinciden en que todo depende más de lo personal.

No es fácil. No hay una fórmula mágica, una metodología ni técnicas que le solucionen definitivamente sus problemas. En realidad, el manejo del tiempo influye en el equilibrio de vida pues se requiere un cambio personal profundo, forjar hábitos y cambiar hasta el modo de relacionarse.

"El manejo del tiempo es toda una forma de vivir la vida, pues se requiere establecer una visión de vida (una visualización de su estado ideal: lo que quiere y en qué plazo) para aprender a distinguir entre lo importante y lo urgente. Esto es, lo que contribuye o no al logro de los objetivos personales permitiéndole planear, priorizar, y manejar equilibradamente su tiempo", explica Ángela Cuervo, consultora de la división de desarrollo profesional de Uniandinos.



Lo básico

No obstante, los diferentes expertos que han escrito sobre el tema coinciden en que hay algunas razones de fondo por las cuales la gente no utiliza bien el tiempo y, por tanto, hay algunos principios que, si se siguen, pueden ser un buen comienzo.

Pensar antes de actuar. Hay que desarrollar una mentalidad de planeación. Mucha gente llega a las 8 de la mañana, se pone en automático y el trabajo se la lleva. Confunden el activismo con la productividad.

La base de cualquier sistema de manejo del tiempo es mantener un estricto récord de los planes futuros. Hay que detenerse y realizar una lista detallada de las actividades que quiere hacer durante el día, la semana o el mes, lo cual le permitirá priorizar. Si no sabe para dónde va, cualquier dirección es buena.

Las personas que quieren desarrollar esta mentalidad deben utilizar los últimos 20 minutos de sus labores, en planear el día siguiente.

Visión realista. Tenemos que aprender a "calcular" bien el tiempo. Dejar de concebirlo tan optimistamente y creer que podemos hacer de todo. Es necesario hacer listas enfocadas en lo verdaderamente importante. Hay que aprender a priorizar. Recuerde que el 80% de los resultados se dan por medio del 20% de las acciones que realizamos, pues la mayor parte del tiempo se gasta respondiendo lo urgente.

Y si bien el tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea, se debe procurar, en lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Para esto debemos aprender a decir no.

Debido a presiones externas, la gente asume compromisos fácilmente, pues le cuesta negarse y se recarga de trabajo. Esto hace que seamos muy buenos para adquirir compromisos pero malos para cumplirlos.

Asegúrese de que las listas tengan actividades de las diferentes áreas de la vida.

Use una herramienta. Confiar solo en la memoria no es aconsejable.

La mayoría de la gente trabaja sin agenda pues no planea, ni prioriza, ni controla, ni hace seguimientos. O simplemente tiene en muchos sitios sus datos, pues no centraliza la información. Recuerde que el buen manejo del tiempo está asociado con el buen manejo de la información.

Aunque para algunas personas es más crítico que para otras, todo el mundo debería tener una sola agenda o herramienta. Su correcta selección dependerá de la personalidad (es amigo o no de la tecnología), pero le debe permitir manejar en un solo lugar contactos, citas y reuniones, actividades e información. Lo ideal sería que de un solo vistazo se pudiera visualizar todo esto y que fuera de fácil acceso (portátil).

Diarios y organizadores personales son los medios tradicionales para hacer esto, pero hay una amplia variedad de planeadores electrónicos y paquetes de software para escoger en el mercado.



La mejor inversión

El manejo del tiempo es muy importante en todos y cada uno de los aspectos de la vida. Cada vez más el éxito se asocia con la habilidad para manejar el tiempo efectivamente.

Benjamin Franklin sostenía que el tiempo es oro. Pero los sistemas modernos de manejo del tiempo también reconocen que el tiempo es vida y, por tanto, el manejo de la vida requiere toda una filosofía. El tiempo es el recurso que utilizamos para vivir la vida y utilizarlo bien es el medio para ser feliz. El cambio depende de usted.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene. ¿Qué espera? No pierda su recurso más valioso.
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