Opinión

  • | 2004/12/10 00:00

    Información y estándares en empresas de familia

    Algunos creen que mientras haya flujo de caja y los inventarios y la cartera cubran las deudas, no hay problema. Se equivocan.

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Si bien es cierto que la información de las empresas se debe manejar con mucho cuidado, y más en un país como el nuestro, hay que tener en cuenta que la información exacta y oportuna es uno de los principales elementos de control necesarios para la buena marcha de un negocio.

En mi práctica de consultoría en empresas de familia, he observado que, a pesar de que algunas de ellas son muy eficientes, otras muchas, la mayoría, conservan prácticas de información para el manejo de operaciones y de cuentas que no permiten el control de los costos y del desempeño, lo cual afecta directamente los resultados. Muchas de ellas cuentan con sistemas de información obsoletos, pero lo malo no es eso, sino que ni siquiera han pensado modernizarlos porque, como siempre se ha hecho la contabilidad de forma manual, ¿para qué se va a cambiar? También he observado que los controles financieros no son estrictos y que generalmente los estándares de rentabilidad son bajos. Mientras haya flujo de caja y los inventarios y la cartera cubran las deudas, "no hay problema", aseguran muchos empresarios familiares, aunque los índices de rentabilidad sean bajos.

La información, por otra parte, en muchas de estas empresas se maneja de una forma "muy secreta", a tal punto que en alguna de las firmas que he estudiado, y no propiamente pyme, solamente el gerente general conocía los datos de costos de los productos, y él mismo elaboraba el presupuesto porque nadie más debía conocer estas cifras tan "privadas". Las cifras del presupuesto de ventas solamente se elaboraban en kilos, porque no era conveniente que nadie conociera los datos de los resultados de la compañía. Don Argelio (75 años), gerente general y fundador de la empresa, me decía: "si los empleados se dan cuenta de todo lo que me gano en la fabricación de mis productos, seguramente me van a pedir un aumento de sueldo". Por su parte, Wilfredo, el gerente de producción, murmuraba: "¿cómo puedo controlar los costos de producción si ni siquiera los conozco? Si don Argelio no tiene la confianza en nosotros para darnos la información, nos debe despachar de aquí". Si no se le dan las cifras a personas que manejan la operación, ¿cómo pueden dar ideas para mejorarla? Aprenda a compartir información con sus empleados. Fije megas (metas grandes y ambiciosas) y controle su ejecución.

Esta circunstancia, que es muy común, debe ser analizada con mayor profundidad. En primer lugar, si la información está muy atrasada y/o no es completa, entonces no se pueden tomar decisiones acertadas y a tiempo, y no se puede hacer un control apropiado. Además, la falta de control estimula el robo que puede volverse común en estos casos. En segundo lugar, algunos empresarios de familia quieren bajar su tasa impositiva y para ello "juegan" con las cifras de los inventarios, por ejemplo, motivando unas menores utilidades. No se imaginan el peligro que corren porque pueden llegar a no saber cuál es la cifra real de los inventarios. Esto también estimula el robo en las empresas, como lo he podido constatar en muchos casos. El inventario contable es uno, el del kardex es otro y el control muchas veces no puede hacerse.

Otro aspecto que debe considerarse es el de esas personas de "tanta confianza" que manejan esas cifras tan "privadas". Estas personas se vuelven indispensables, aunque no sean eficientes, y hay que dejarlas en la empresa trabajando por tiempo ilimitado. Muchas veces, ni siquiera se pueden jubilar, y lo que puede ser peor, algunas veces se pueden convertir en verdaderos chantajistas.



Señor empresario familiar: piense que la información transparente, oportuna y clara dará a su negocio, además de eficiencia y competitividad, una mejor relación con todos sus stakeholders. Los accionistas familiares estarán más tranquilos, los bancos tendrán un mejor concepto del negocio, los proveedores y trabajadores sabrán en qué punto concentrar su atención para ser mejores, y los posibles compradores de su empresa, en caso de que la quiera vender, podrán valorarla como realmente es.



Diego Vélez Montes

dvelezm@alum.mit.edu
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