| 2/1/1995 12:00:00 AM

No se deje tumbar en la Asamblea

Conozca sus derechos como socio y las estratagemas más utilizadas para alterar los resultados de las asambleas.

Todos los anos, en los primeros meses, la preparación de las asambleas suele ser uno de los temas que quita más tiempo a los gerentes y contadores. Asimismo desde la otra orilla, los socios, en especial los minoritarios, están a la espera de la única oportunidad en la que pueden conocer a fondo la situación de la empresa en donde tienen invertidos algunos recursos.

Al preparar una asamblea los directivos deben manejar algunas reglas básicas para que la reunión no resulte con problemas legales. Por su parte, los socios que asisten a esa reunión debe conocer bien cuáles son sus derechos y obligaciones y cuáles los instrumentos que tienen para aprovechar al máximo la reunión anual.

En toda sociedad anónima, la asamblea debe reunirse por lo menos una vez al año en lo que se ha denominado la asamblea ordinaria. Lo anterior no es impedimento para que se reúna de manera extraordinaria en más ocasiones durante el año o que en los estatutos se prevea más de una reunión ordinaria. Esta última posibilidad está siendo cada vez más utilizada en nuestro país, pues le permite a los accionistas estar mejor enterados de la marcha de la empresa y adicionalmente permite aprobar los estados financieros de manera semestral.

Resulta importante analizar la diferencia que se presenta entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias. La asamblea ordinaria debe reunirse por lo menos una vez al año en la fecha que lo establezcan los estatutos de la sociedad. Si en éstos no se dice nada, la reunión debe convocarse y realizarse dentro de los tres primeros meses del año y en todo caso, si no es convocada, puede reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las diez de la mañana en el domicilio principal de la sociedad.

Esta reunión por derecho propio es uno de los más importantes

mecanismos de defensa de los socios que no tienen el control de los órganos de dirección. Si la junta directiva o el gerente o el revisor fiscal no convocan a la asamblea dentro de los tres primeros meses del año y los estatutos no prevén otra fecha, los socios pueden realizar la reunión sin previa citación, y analizar los puntos que por ley le corresponden a toda asamblea ordinaria. De esta manera se abre la posibilidad para que la realización de la asamblea sea totalmente independiente de la voluntad de la administración.

A diferencia de la ordinaria, las asambleas extraordinarias pueden reunirse en cualquier momento, siempre y cuando se haya realizado la convocatoria correspondiente de parte del representante legal o de la junta directiva o del revisor fiscal. No sobra mencionar que la convocatoria debe realizarse de acuerdo con los estatutos o si en éstos no se dice nada, debe convocarse mediante un aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio de la sociedad, en el cual debe incluirse el orden del día.

Una de las principales diferencias entre ambos tipos de asamblea está en el temario. En las ordinarias, el Código de Comercio establece los temas que debe tratar: examinar la situación general de la empresa, designar los directivos que deba elegir, analizar las cuentas y balances de la compañía y aprobar la manera como se van a distribuir las utilidades. Además de estos temas puede ocuparse de cualesquiera otros, así no se hubiere previsto con anterioridad.

En una asamblea extraordinaria sólo pueden tratarse los temas que han sido expresamente predeterminados en el momento de la citación, salvo que se trate de remover a los administradores. El temario de la reunión debe estar previamente establecido y debe ser dado a conocer a los socios en la convocatoria. Para tratar temas fuera de los previstos en la citación se requiere que el 70% de las acciones representadas los aprueben y adicionalmente la asamblea debe agotar primero todos los temas inicialmente previstos.



DETALLES



Para realizar las asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, debe existir previamente una convocatoria a los socios para que asistan. Este es uno de los pasos más delicados y posiblemente una de las causa más frecuentes de nulidad y de ineficacia de las asambleas. Una mala convocatoria o una convocatoria amañada y fuera del término pueden dejar sin efecto alguno todas las determinaciones tomadas en ella.

Cuando se va a realizar una asamblea, la junta directiva o el revisor fiscal deben formular la convocatoria; en algunos casos el representante legal puede hacerlo o bien la junta directiva le puede ordenar hacerlo. La convocatoria debe hacerse por lo menos con quince días hábiles de antelación en los casos en los que se vayan a aprobar los balances de la compañía. En los demás casos puede formularse sólo con cinco días de anticipación.

En primera instancia, la convocatoria debe efectuarse mediante el sistema de comunicación que esté previsto en los estatutos; éste puede ser un simple telegrama dirigido a los socios, en especial si éstos son pocos, o una publicación en un diario o cualquier otro sistema que sea susceptible de ser probado. En relación con los mecanismos de convocatoria que se establezcan en los estatutos es necesario ser cuidadoso y tener claridad en cuanto a todas las posibilidades que se estipulen. No es lo mismo un sistema de citación mediante avisos publicados en un diario de amplia circulación, a la convocatoria en un diario de circulación en el domicilio de la sociedad. Asimismo, no es igual una citación mediante el denominado "correo certificado" (el cual en Colombia no es realmente certificado) a la simple convocatoria mediante correo ordinario.

Estos detalles, que aparentemente son minucias de los abogados, en el fondo pueden ser determinantes. Son varios los casos concretos en los que por no fijarse en los detalles de la forma de citar, algunos socios han perdido la posibilidad de asistir a las asambleas; tampoco son pocos los casos en los que estas minucias han servido como instrumento para cometer abusos por parte de los administradores o de algunos socios.

Un elemento de gran importancia lo constituye el lugar en don

de se debe reunir la asamblea. En esto la ley es clara y determina que la reunión de la asamblea debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad. En caso de celebrar la reunión en un lugar diferente, el Código de Comercio sanciona con rigor esta situación, al considerar como ineficaces las determinaciones que se adopten. En otras palabras, las decisiones adoptadas por una asamblea reunida en un lugar diferente al domicilio no producen efecto alguno salvo que el 100% de los socios esté presente en dicha reunión.

Esto resulta lógico y evita que en los casos de conflictos, quienes tienen el dominio de la asamblea la citen en algún lugar oculto o de difícil acceso para los demás. Adicionalmente, el hecho de que se tenga que convocar en el domicilio de la sociedad está directamente relacionado con el ejercicio del denominado derecho de inspección, sin el cual se estaría desprotegiendo por completo a los socios que no tienen el control de la sociedad. Este derecho se puede ejercer en lo que se refiere a libros de contabilidad y documentos de los balances durante los quince días hábiles anteriores a la asamblea.



EL DERECHO DE INSPECCIÓN



Los administradores de la sociedad están en la obligación de poner a disposición de los socios en el domicilio principal de la sociedad y no en otro lado, los diferentes documentos que el Código de Comercio en su artículo 446 estipula. Ellos son básicamente aquellos relacionados con la contabilidad de la empresa, el proyecto de distribución de utilidades, el informe escrito del revisor fiscal en el que constan las observaciones a los estados financieros, el informe escrito de la junta directiva acerca de la situación

financiera de la empresa y algunos anexos en los que deben constar en detalle los egresos por concepto de salarios, honorarios, gastos' de representación, pagos hechos a asesores o gestores, donaciones incluyendo las realizadas a las campañas políticas, gastos de publicidad y gastos de relaciones públicas.

Como dato curioso vale la pena resaltar la norma contenida en el literal b del numeral 3 del artículo 446 del Código en donde se establece la obligación a las empresas de presentar en detalle y como un anexo especial del informe de la junta directiva, todos los egresos hechos a favor de los asesores o gestores cuya principal función consista en "tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones". Resultaría muy interesante saber cuántas empresas le presentan a sus accionistas las cifras pagadas por concepto de lobby así como cuántas de las que los presentan, cuentan la verdad de su objetivo. Entre otras curiosidades, ésta es una de las únicas normas de nuestra legislación en la que se reconoce el oficio del lobby como una actividad lícita.

Sin el derecho de inspección, resultaría casi imposible que los socios pudiesen tomar determinaciones acertadas. Dada la importancia de este derecho, en los casos en los cuales se impide a alguno de los socios su libre ejercicio, la reunión de la asamblea resulta ineficaz.



UNA DE LAS VENTAJAS DE CONSENSO



Una vez definido el tipo de reunión y el temario correspondiente; convocados en debida forma todos los socios y con la posibilidad para el debido ejercicio del derecho de inspección, la reunión de la asamblea tiene una alta posibilidad de llevarse a cabo. Tan sólo es necesaria la presencia de los socios que representen por lo menos la mayoría absoluta de las acciones suscritas conformándose así el quórum deliberatorio. En las sociedades anónimas no importa cuántas personas asistan a la reunión, sólo es importante el número de acciones que se encuentren' representadas pues este es el factor que determina la composición del quórum deliberatorio.

En caso de no conformarse el quórum necesario para deliberar, el encargado de realizar la convocatoria deberá citar a una nueva reunión, la cual debe celebrarse no antes de diez ni después de treinta idas. En esta reunión, llamada de segunda convocatoria, la asamblea puede deliberar con cualquier número de acciones presentes.

Con el quórum deliberatorio correspondiente, la reunión se inicia y en ella los socios deben aprobar de manera ordenada los diferentes puntos del orden del día. Estas determinaciones deben quedar plasmadas en un acta en la cual se resumen los principales hechos y decisiones que se toman en la asamblea. El acta es de particular importancia, pues ésta se convierte en el más valioso instrumento para probar legalmente lo sucedido en la asamblea. Las actas de la reunión deben reposar en los libros de actas debidamente registrados.

En algunas ocasiones y cuando no existe conflicto alguno entre

los socios, así como cuando todos los socios están enterados de los negocios de la sociedad, la reunión de la asamblea no se realiza realmente. Suele ser frecuente que cuando los socios están de acuerdo con todas las determinaciones simplemente encargan al secretario de la compañía o a alguno de los mismos asociados para que redacte un acta en la que consten las aprobaciones correspondientes al supuesto orden del día. Esta acta es firmada posteriormente por todos, sin reunirse físicamente como lo ordena la ley.

Asimismo, muchas de las reuniones de la asamblea no se realizan en el domicilio de la sociedad sino que se constituye en una buena oportunidad para que los socios viajen con sus familias a algún buen hotel en donde en medio de la piscina y con un buen Campar¡ helado en las manos, " la asamblea" tome las determinaciones.



MAÑAS DE LAS MAYORÍAS



En otras ocasiones, la reunión de la asamblea es uno de los mejores campos de batalla que se puedan conocer, en donde los socios enfrentados suelen utilizar toda clase de novedosas técnicas para sacar el mejor provecho de la reunión y de paso hundir a sus oponentes.

Una de las más utilizadas para despistar a los socios que pueden resultar incómodos para el desarrollo de la reunión, consiste en realizar la convocatoria mediante la publicación de un pequeñísimo aviso en una sección escondida en el periódico de circulación en el domicilio de la sociedad que sea el menos leído, pero del cual no se pueda decir que no circula suficientemente. Esta citación suele hacerse para la fecha que resulte más incómoda para los demás socios, como por ejemplo para el miércoles santo o para un sábado al iniciar un puente. El truco de la citación funciona siempre y cuando la mayoría logre reunir el quórum deliberatorio.

En otras ocasiones la mayoría se siente tan segura de su poder y decide que el mejor truco es no citar a la asamblea para evitar así las discusiones con la minoría. Sin embargo, una determinación de este tipo puede resultar demasiado riesgosa pues los socios minoritarios podrían reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril con la posibilidad de deliberar y decidir con la presencia de cualquier número de acciones. Esto puede implicar la pérdida del control de la compañía por parte de la mayoría accionaría.

También puede suceder que aprovechando el tradicional, incumplimiento de los colombianos para iniciar las reuniones, la mayoría que conforme el quórum deliberatorio inicie con gran puntualidad la reunión y adopte las determinaciones que desee antes de que llegue el resto de los socios. Es conocido un caso reciente en el que un abogado que se ufana de ser un genio en el derecho de sociedades, llegó diez minutos tarde a una asamblea de una sociedad en la que existe un gran conflicto. Su contraparte y mayoría accionaría realizó la asamblea en menos de ese tiempo y el abogado retrasado no pudo hacer nada frente a una reunión que además de celebrarse válidamente se realizó puntualmente. En otras palabras, nunca es bueno llegar ni un minuto tarde a las asambleas, así se padezca el tráfico bogotano, pues la tardanza puede resultar costosa.



DERECHO AL PATALEO



Uno de los panoramas más dramáticos de las asambleas es el de las minorías tratando de ejercer el sagrado derecho al pataleo frente a las determinaciones que toma la mayoría. En estos casos y salvo que se presente un abuso del derecho por parte de las mayorías, no hay mucho que hacer. Quien tiene la mayoría suficiente es quien decide. A las minorías tan sólo les queda un recurso que a la larga puede resultar importante y es el derecho a dejar en el acta todas las constancias que consideren pertinentes. Ante esta situación, a la mayoría no le queda más remedio que aceptar incluir constancias en el acta. Los expertos en el manejo de asambleas saben que esto suele suceder y lo utilizan como un me-í dio para que las minorías se desahoguen sin que las constancias puedan pasar a mayores. Uno de los trucos más utiliza dos es el del comité de aplausos y suele aplicarse en asambleas a la: cuales asiste un gran número de personas. Cuando no se cuenta cor la mayoría suficiente para tomar una decisión, el grupo interesado en crear un efecto psicológico sobre los accionistas indecisos lleva a la asamblea un grupo encargado de aplaudir la: propuestas o los comentarios que formule el líder correspondiente. E efecto causado por el comité de aplausos ha servido en varios caso; concretos para cambiar la orienta-ción de una asamblea.

El antídoto para los comité; de aplausos también existe. Cuando se hacen presentes muchas personas, que no son más que acompañantes o aplaudidores, cualquiera de los socios tiene la posibilidad de solicitar que sólo permanezcan en la reunión aquellas personas que son realmente los accionistas o bien sus apoderados. De esta forma se logra despejar de curiosos la reunión y es posible llevarla a cabo con más tranquilidad. Este recurso también suele aplicarse en los caso,, en los que algún socio aparece cor una nube de abogados dispuesto,, a discutir por cualquier motivo, as' no tengan la razón. Ante esta situación es posible realizar la misma petición.

Una de las técnicas más importantes y que mayor impacto causa es el análisis de los estados financieros realizado para confrontar e informe de la junta directiva y de. revisor fiscal. Cuando se quiere desequilibrar la opinión acerca de la situación financiera de la sociedad efectuar un análisis profundo de. balance que contradiga la posición adoptada por la mayoría, suele ser un factor de suma importancia para lograr un cambio en las tendencia,, de las votaciones. Si, además, el análisis es hecho por un buen orador, el efecto puede ser mucho mayor.

En la realización de las asambleas así como en cualquier otro tipo de

reunión, no debe descartarse el factor sorpresa como elemento que permita desequilibrar la toma de alguna decisión. Cuando no se espera que algunos de los socios asuma una determinada posición, se puede generar una situación de desconcierto que incline la balanza en favor de una determinada decisión. La sorpresa bien utilizada puede ser sin duda un mejor instrumento que la confrontación generalizada.

Ante la gran cantidad de técnicas, trucos y estratagemas que existen, hay que tener claridad sobre los derechos mínimos que cada socio tiene en las asambleas. Los principales son el derecho a ser convocado en debida forma, el de inspección a los libros contables de la sociedad durante los quince días hábiles antes de la asamblea, el derecho a repartir por lo menos el 50% de las utilidades salvo que el 70% de los accionistas aprueben lo contrario, el de votar en todas las determinaciones que se tomen, el de elegir los dignatarios que van a dirigir la sociedad y el de dejar las constancias que se consideren pertinentes.

A pesar de todas las alternativas que se han analizado y de las diferentes situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de una reunión, existe una regla de oro muy sencilla que permite que las asambleas produzcan óptimos resultados para todos los socios y para la misma sociedad: realizar todo el esfuerzo previo posible para adoptar las decisiones por consenso, lo que implica dirimir las diferencias en reuniones no formalizadas en actas de asamblea.
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