Presupuesto en línea

| 12/9/2002 12:00:00 AM

Presupuesto en línea

El Sistema Integrado de Información Financiera está transformando los procesos presupuestales en el gobierno. Es la hora de la modernización informática contra el desperdicio de recursos.

Hoy, el Ministro de Hacienda puede sentarse ante una terminal en su escritorio y consultar cualquier información relacionada con la ejecución del presupuesto nacional o la composición de la deuda externa o interna. La información aparece en segundos, lista para combinar variables en el análisis y elaborar múltiples escenarios según las necesidades. Una consulta de este tipo, que hoy parece algo muy sencillo, hace unos años podía tomar entre 3 y 4 semanas. La información no está disponible únicamente para el Ministro, sino también, dependiendo de las autorizaciones propias de cada cargo, para centenares de funcionarios.



La velocidad en la consulta y la facilidad para usar la información son posibles gracias a la implantación de una adecuada arquitectura tecnológica en el Ministerio que consolida bases de datos que contienen la información proveniente del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), en donde se gestiona el presupuesto del gobierno central.



Se trata de un proyecto informático de gran tamaño, si se tiene en cuenta que el presupuesto de la Nación llega a $67 billones. Por lo mismo, su impacto tanto en la eficiencia del sector público como en la transparencia de las operaciones será enorme. De hecho, hoy es posible para el público encontrar en el sitio web del Ministerio de Hacienda información actualizada sobre temas tan específicos como la programación diaria de pagos de la Tesorería de la Nación. Esta información queda disponible desde el momento en que cada una de las entidades responsables la ingresa en su propio sistema, sin que otros intermediarios la alteren o dilaten su divulgación. Así, la plataforma informática ayudará a controlar muchos problemas, desde la corrupción administrativa hasta la planeación en las decisiones de las entidades, que resulta en optimización de los recursos del Estado.



Cambio de fondo



"Antes había una oficina de sistemas en cada una de las direcciones del Ministerio", dice Rodolfo Uribe, director general de tecnología del Ministerio de Hacienda. "La dispersión de la información hacía que obtener cualquier operación fuera una tarea titánica. Esto daba lugar a situaciones aberrantes. Para poner un ejemplo, había consultores externos que obtenían en la Dirección de Apoyo Fiscal información sobre entidades territoriales (esto puede hacerlo cualquier ciudadano, pues el Ministerio tiene la obligación de entregarla) y luego la vendían a los alcaldes. Hoy, los alcaldes pueden consultar la información por internet publicada en los portales minhacienda.gov.co y finanzaspublicas.gov.co".



"Había sistemas de información diferentes por cada una de las entidades del gobierno central para el manejo del presupuesto, lo cual implicaba multiplicación de costos y falta de unidad de criterio en el manejo de la ejecución presupuestal tanto de ingresos como de gastos", dice Uribe. "Cualquier trabajo que involucrara consolidación de información era un problema. El proceso de pago se hacía por medio de los pagadores de las entidades, que se encargaban de solicitar a la Dirección del Tesoro los dineros, para luego cancelar a los proveedores del Estado sus servicios y productos. Esto era muy demorado, debido a la gestión interna de cada pagador y al trámite ante el Ministerio de Hacienda. Adicionalmente, se corrían riesgos relacionados con la transparencia y dinamismo en el proceso. El reporte y la consolidación de la información en el Ministerio de Hacienda no eran oportunos y el apoyo a los procesos de decisión era muy limitado".



Hoy, el SIIF permite a las entidades del gobierno central manejar todas sus operaciones de presupuesto en línea, desde la emisión del certificado de disponibilidad presupuestal hasta la ejecución, pasando por la aprobación de los contratos. La información queda disponible en el sistema desde el momento en que es ingresada. Todo esto facilita, además, la tarea de los organismos de vigilancia y control, como la Contraloría General de la Nación.



La información consolidada es el resultado de una nueva definición de arquitectura informática en el Ministerio de Hacienda. En mayo del 2002 fue creada la Dirección General de Tecnología del Ministerio, que consolida las bases de datos y la arquitectura computacional e integra todos los sistemas del Ministerio. Permite, además, al Ministerio de Hacienda tener información homogénea y oportuna para la toma de decisiones.



En forma paralela, entrega los instrumentos para hacer una reingeniería de los procesos relacionados con el manejo del presupuesto nacional, pues permite medir la gestión de las entidades en relación con los objetivos fijados. De la misma manera, permite establecer con mayor claridad las responsabilidades de los individuos que participan en la operaciones.



Esto ha llevado a que cambie el papel que desempeñan los funcionarios que tienen tareas relacionadas con el presupuesto en cada entidad, pues han pasado de ser simples ejecutores de unas operaciones, a actuar como unidades de apoyo administrativo. Las nuevas capacidades que desarrolla esta estrategia ha permitido crear una bodega de datos en donde se puede manejar la información con un criterio de inteligencia de negocios. Si antes se limitaban a ejecutar órdenes, hoy se espera que hagan cosas como análisis de toma de decisiones con base en sensibilidades y escenarios. Los funcionarios encargados planifican su trabajo de acuerdo con su criterio y son responsables por resultados, no por surtir trámites en los procesos.



La posibilidad de realizar análisis de escenarios es una de las características más sobresalientes. A partir de una sola carga de datos, la bodega de datos permite utilizar múltiples combinaciones de información presupuestal, de tesorería, contable, económica, de gestión y de inversión, entre otras, para analizar situaciones particulares, como el modelo de operaciones efectivas de caja. Todo está disponible en la pantalla de los analistas.



La relación entre costo y beneficio ha sido muy favorable. Según cálculos del Ministerio de Hacienda, tras dos años de operación, el SIIF, por ejemplo, ya recuperó su costo. Ha logrado recortar costos que estaban escondidos en el antiguo modelo, como los relacionados con la oportunidad y disponibilidad de la información, así como la eliminación de costos logísticos como visitas y desplazamientos, dado que las entidades oficiales manejan sus presupuestos en línea.



El proyecto se realizó sobre tecnología Microsoft. "Aparte de la confiabilidad y la actualización permanente, esta tecnología ofrece una excelente interfaz con el usuario, ya que dentro y fuera del Ministerio hay un amplio número de personas que conocen esta tecnología", afirma Uribe.



Las perspectivas



Hacia adelante, la meta es extender el alcance de estos sistemas de información, tanto en las regiones del país como en el acceso que los ciudadanos tienen a la información. Hoy se está trabajando para integrar todas las dependencias de la Fiscalía y el Ministerio de Defensa que están dispersas en el país, para extender la modernización de la gestión financiera. Aparte del mayor cubrimiento, se buscan nuevas funciones. Esto implica también una migración de tecnología hacia una estrategia de computación en internet basada en el esquema .Net de Microsoft.



El creciente acceso del público al sistema redundará en mayor transparencia. Hoy ya es posible para cualquier analista privado, por ejemplo, examinar el manejo de las cuentas de las pensiones de las entidades territoriales. Es un tema oscuro que no va a ser consultado por el público en general, pero es una enorme ventaja para los especialistas que desean aportar luces con su análisis sobre lo que ocurre en este frente. El objetivo es poner cada vez más información al alcance de los interesados, para multiplicar la calidad del seguimiento.



Uno de los frentes prioritarios en los que se está avanzando es la Dirección de Apoyo Fiscal (DAF), un área del Ministerio que hace seguimiento al manejo fiscal y financiero en las entidades territoriales, otorgando vistos buenos para el endeudamiento y saneamiento que busca extender el uso de las mejores prácticas administrativas (algunos la consideran como una especie de FMI de las localidades). "La gestión financiera de las entidades territoriales alimentará una base de datos que enviará semáforos de indicadores que permitirán conocer de cerca el estado de cada regional", afirma Uribe. "Adicionalmente, el sistema permitirá modernizar rápidamente los sistemas administrativos en los municipios y en localidades que han estado lejos del centro. Será posible difundir con agilidad el conocimiento sobre las mejores prácticas, por ejemplo, mediante foros en línea con los alcaldes. Otros temas relacionados con la transparencia, como la realización de licitaciones en línea en las entidades públicas, alcanzarán un nuevo nivel de importancia en la vida del país al llegar a un gobierno en línea".



La principal lección que deja esta experiencia es el valor de reconocer el papel de la tecnología dentro de la modernización de la organización del Estado, afirma Uribe. "Es la mejor herramienta estratégica de cualquier gerente", sostiene. "Cuando se empiezan a sumar los esfuerzos de las distintas entidades, se puede ver cómo los resultados hacen la diferencia. Por ejemplo, el SIIF hará un aporte muy grande a los planes que se están desarrollando sobre la iniciativa de Gobierno en Línea del vicepresidente Francisco Santos. Lo más importante es tener lineamientos y estrategias claras sobre tecnología en las entidades. Cuando las cosas se hacen bien, pensando en lo colectivo, más allá de las paredes de cada entidad, es posible lograr resultados extraordinarios con recursos limitados, en síntesis, buen gobierno".



La modernización del presupuesto

El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) consolida las bases de datos del gobierno central y crea un sistema de gestión desde el cual se administra el presupuesto de ingresos y de gastos de la Nación.

El sistema abarca todas las transacciones financieras del Tesoro Nacional.

La plataforma informática, construida con tecnología de Microsoft, ayudará a controlar muchos problemas, desde la corrupción hasta la ineficiencia y el desperdicio.

El SIIF permite a las entidades del gobierno central manejar sus operaciones de presupuesto en línea, desde la emisión del certificado de disponibilidad presupuestal hasta la ejecución.

Ofrece los instrumentos para hacer una reingeniería de procesos en el manejo del presupuesto, pues permite medir el desempeño de la gestión de las entidades y los individuos.

El SIIF permite hacer análisis de escenarios. A partir de una sola carga de datos, es posible utilizar múltiples combinaciones de información presupuestal, de tesorería, contable, económica, de gestión y de inversión, entre otras. Todo está disponible en la pantalla de los analistas.

"El SIIF demuestra la importancia de una estrategia tecnológica clara dentro del proceso de modernización del Estado".





Rodolfo Uribe, director general de tecnología del Ministerio de Hacienda.





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