| 7/9/2004 12:00:00 AM

La estrategia antitrámites

Es un tema prioritario y se ha abordado de manera integral buscando la coordinación de todas las esferas del Estado

Cerca del 22% de los 2.676 trámites que el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, contabilizó como los que deben realizar los ciudadanos y empresarios con entidades del orden nacional, ya se puede hacer parcialmente por internet. A finales de este año, según la Agenda de Conectividad, los colombianos podrán hacer pagos en línea. Estas son muestras del avance logrado por este gobierno para reducir la tramitomanía. De hecho, desde agosto de 2002, cerca de 25 entidades han racionalizado, simplificado o eliminado cerca de 125 trámites.

Con el reciente Conpes sobre el tema, las directrices del gobierno en esta materia quedan claras y serán complementadas por el proyecto de Ley Antitrámites que será discutido en la próxima legislatura. La ley busca dar un marco normativo, para acelerar este proceso de simplificación de trámites.

Si bien la reducción de la tramitomanía ha sido tema recurrente, la estrategia de este gobierno parece tener elementos que permiten pensar que, de prosperar el proyecto de ley, el país contará con una verdadera política pública antitrámites.

El tema es prioridad para la Presidencia y se ha abordado de manera integral buscando la coordinación y colaboración de todas las esferas del Estado en el análisis de trámites transversales en cadenas o clusters.



La estrategia

Muchos esfuerzos para reducir trámites se han quedado en el papel y hoy subsisten 2.676 trámites. La estrategia de este gobierno para eliminarlos, racionalizarlos y/o automatizarlos, como parte fundamental del Programa de Renovación de la Administración Pública, PRAP, consta de tres componentes:



1. Coordinación institucional y adecuada normatividad.

2. Análisis funcional para la racionalización.

3. Fortalecimiento tecnológico.



Normatividad para eliminar

Tradicionalmente, cada entidad estatal de forma aislada regula sus propios trámites sin considerar la interacción con otras entidades.

Un reciente Conpes busca darle al Estado la institucionalidad para atender la política antitrámites de forma integral. Este documento formaliza la creación de un equipo interinstitucional (conformado por Vicepresidencia de la República, Ministerio del Interior y Justicia, DNP, DAFP y Agenda de Conectividad) que unifique y fije la política. "Que el dueño del trámite no sea el que termine decidiendo sobre el mismo".

Dentro de dos meses, todas las entidades de gobierno habrán presentado sus proyectos de decreto para modificar los trámites y procedimientos administrativos innecesarios. Según Martha Martello, directora de control interno y racionalización de trámites del DAFP, entre el 25% y 30% de los trámites fueron creados mediante actos administrativos y decretos, lo cual implica que pueden ser derogados y racionalizados con prontitud.



Análisis funcional para racionalizar

Esta coordinación institucional propició un análisis de los trámites en asociaciones sectoriales e intrasectoriales (cluster) o cadenas de procesos administrativos, lo cual hace más visibles los cuellos de botella.

El proceso de exportación constituye un ejemplo de cadena en la que se han dado los primeros avances en racionalización de trámites, debido a la negociación del TLC. Se diseñó un formulario único de comercio exterior reglamentado por el decreto de simplificación de trámites de comercio exterior que se implementará a partir de enero de 2005.

Con estos cambios se racionalizan 12 trámites y procedimientos de las entidades que intervienen en el proceso. Además, permite la consulta electrónica del Certificado de Existencia; crea la Ventanilla Única Virtual de Comercio Exterior; facilita la inspección única en puertos y aeropuertos para exportar, y fija los criterios de conformidad y racionalización de tarifas.

Como el primer paso para poder exportar es crear una empresa, se presentaron avances, pues este proceso pasó de 57 días a menos de 2 días por medio de los CAE (ver recuadro CCB).

El sector de protección social concentra el 44,2% de los trámites. Allí se implantará el formulario único de afiliación y pago a la seguridad social. Hoy existen más de 283 formularios diferentes.

Medio ambiente, vivienda y desarrollo territorial, y educación completan los 5 sectores sobre los que se trabajará. Estos fueron identificados como los de mayor frecuencia de uso y, por tanto, generarían mayor efecto sobre la ciudadanía.



Más normatividad

Esta racionalización supone el rediseño de muchos procesos y la eliminación de trámites. Para evitar que sean revividos se generarán pautas y mecanismos para prohibir que trámites eliminados o modificados se establezcan de nuevo. Para blindar el tema a futuro, el Conpes sugirió la conformación del Registro Nacional de Trámites, para prohibir que se exijan requisitos o trámites, por fuera de ese registro.

El proyecto de ley busca introducir medidas con impacto regulatorio, dice un funcionario del Ministerio del Interior. Es decir, que antes de crear un nuevo trámite se debe hacer un análisis costo-beneficio y escoger la alternativa más eficiente. Todo mediante un proceso transparente y analítico, diseñado por el DAFP.

El Congreso aprobó el proyecto en primer debate en la Comisión Primera de la Cámara y probablemente termine la discusión durante la legislatura del segundo semestre. El proyecto, además, formaliza disposiciones en materia de intercambio de información y gobierno electrónico.



Tecnología para automatizar

Establecer programas de sistematización y automatización de trámites es un componente vital de la estrategia. "Todo trámite racionalizado se tiene que automatizar, pero no se puede automatizar sin haberlo racionalizado".

En este frente, según la Agenda de Conectividad, habrá resultados visibles durante el segundo semestre del año.

Ya se automatizó el sistema especial de exportación Plan Vallejo, con el cual se realiza casi el 60% de las ventas del país al exterior, y en junio de 2005 habrá cerca de 20 trámites de alto impacto que se podrán realizar por medios electrónicos. Entre ellos, el registro de obras, actos y contratos en el Registro Nacional de Derechos de Autor, la presentación de quejas sobre violaciones a las normas de protección al consumidor y algunos relacionados con DAS, ICBF, SENA y Ministerio de Comunicaciones. Todos ellos de gran frecuencia de uso, más de 20.000 transacciones al año.

El funcionario aseguró que se podrán hacer pagos de trámites al Estado en un único sitio, www.gobiernoenlinea.gov.co, portal de información y servicios del gobierno. Y recordó que en este sitio ya hay unos 600 trámites y 600 servicios, pues al menos un paso se puede realizar por internet. El portal da acceso a 799 sitios gubernamentales de internet.

Se está mejorando el buscador del portal y se avanza en la selección de una entidad certificadora de firmas digitales. Cuando esté listo el certificado digital, los ciudadanos podrán interactuar con el Estado con un login y un password.



El factor cultural

La estrategia antitrámites es una de las políticas que pretenden modernizar el Estado y hacerlo más eficiente, y se complementa con los sistemas de gestión de la calidad (Ley 872 de 2003) que será reglamentada este año por el DAFP. Además, sigue la línea de programas como la lucha anticorrupción, gestión por resultados, sistemas de información y regulación, supervisión y control.

Pero el camino no será fácil. En la administración, hay prácticas difíciles de eliminar. Hasta ahora, la protección para los funcionarios públicos frente a investigaciones y demandas está en mantener registros escritos de sus acciones. En el futuro eso no existirá.

Hay que cambiar el concepto. Los trámites no son negativos en sí. "No hay que satanizar el trámite como tal, pues muchos tienen sentido y se requieren para el ejercicio de derechos o el cumplimiento de obligaciones ante la administración pública". Lo malo es el exceso y la arbitrariedad, que le restan legitimidad al gobierno.

Sin embargo, reconforta que conceptos como servicio al cliente, medición de la calidad, gestión por resultados y muchos otros temas gerenciales se estén comenzando a implementar en la empresa más grande del país: el Estado.



1 Dia

Con la conformación de 31 Centros de Atención Empresarial, CAE, producto de la alianza entre el BID, las cámaras de comercio y las alcaldías, el proceso para crear una empresa en el país dejará de ser ejemplo mundial de complejidad. En lugar de 17 trámites que demoraban 2 meses, los empresarios pueden formalizar su empresa en un solo día.

"Esta simplificación de trámites redujo los costos de creación de empresas en 45% para las pyme y 76% para las microempresas. También virtualizamos los servicios, permitiéndole al empresario crear su empresa por internet", señaló María Fernanda Campo, presidente de la Cámara de Comercio de Bogotá.
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