| 11/24/2009 5:00:00 AM

Manejando los costos de tecnología para la época de recesión

Alinear las tecnologías de información con la estrategia, evaluar las necesidades y tomar las decisiones con base en temas de negocio recomiendan los asesores de Ernst & Young.

La mayoría de las compañías gastan entre un 3% a 5% de sus ingresos anuales en TI, mientras que algunas como las empresas de servicios financieros, gastan hasta el 7%. Se estima que gran parte de estos gastos no representan valor para el negocio debido a una serie de factores que van desde los costos ocultos en la unidad de negocio, hasta la falta de acuerdos entre el equipo ejecutivo en relación con las normas que rigen la gestión de los presupuestos y las inversiones de TI en las organizaciones.

El principal desafío para la dirección tanto del Negocio como de TI, de acuerdo con el estudio Optimización de los costos TI realizado por Ernst & Young, es entender las bases que fundamentan los costos de TI e identificar métodos que optimicen su valor retornado a la organización. Una vez que estos se entienden, se puedan tomar decisiones acerca de (1) reducirlos, sin afectar las operaciones del negocio, (2) incrementarlos, para mejorar del rendimiento empresarial o (3) mantenerlos constantes o reorientarlos hacia iniciativas de mayor prioridad para el negocio.

De acuerdo con Juan Fernando Olier, Gerente Senior de Ernst & Young Colombia, “la optimización de costos de TI en una empresa es un proceso que debe facilitar la identificación de los cambios requeridos en su estructura de costos de TI, que permitan lograr resultados alineados con sus objetivos de negocio, tales como la reducción de costos, el reajuste de las prioridades de gastos y las inversiones estratégicas de TI”.

Aunque los enfoques para llevar a cabo un programa de Optimización de Costos de TI varía en función de los objetivos de la organización, según los asesores de Ernst & Young estos típicamente incluyen:

Organizar los costos de TI dentro e un marco de referencia integral que incluya Todos los gastos de TI – tanto los incurridos por TI como los ocultos en las unidades o funciones del negocio.


Determinar la justificación de negocio o las causas raíces de los gastos de TI.


Comprender el impacto de los procesos internos en los costos de TI.


Comparar los costos de TI contra los de los competidores de la industria o de otras áreas de operación.


Establecer los niveles adecuados de gasto a corto y largo plazo, basado en los objetivos estratégicos del negocio y sus prioridades.


Justificar de forma transparente y objetiva las inversiones actuales/futuras, y de forma continua medir su impacto.

La visión desde la perspectiva de TI

En épocas de crisis, las empresas están buscando maneras de mejorar su estructura de costos de TI y garantizar que se gaste el dinero de una manera prudente. Por ser la tecnología un papel fundamental en el mejoramiento y rendimiento tanto operativo como financiero de una empresa, debe verse como una herramienta de suprema importancia para el negocio, que permita medir los instrumentos que se utilizarán para alcanzar los resultados deseados.

Una vez se llega a este estado, es posible conseguir un cambio de paradigma de las TI. De esta forma, pasan de ser un generador de costos, para ser vistas como un instrumento que proporciona valor y permite la creación de iniciativas de optimización de costos, generando ahorros significativos para la organización.


El aspecto financiero de la Tecnología

Como comenta Juan Fernando Olier, Gerente Senior de Ernst & Young Colombia, el enfoque analítico es la forma más apropiada para identificar y entender los costos de TI y determinar su respectiva justificación de negocio. El reto que se plantea es desarrollar un plan de optimización de costos que considere de forma integral las causas e impactos de los gastos de TI y que establezca metas reales. Por esta razón, el Director Financiero juega un rol fundamental en la toma de decisiones entre las unidades de negocio, y en confirmar el efecto financiero de los cambios en las prioridades de gastos en TI.


Aspectos a tener en cuenta en optimización de costos de TI

Según el análisis de Ernst & Young, la optimización de costos de TI en un entorno económico turbulento como el actual, debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Las dependencias que existen entre las áreas de costos de TI deben ser planificadas. Tal es el caso de una iniciativa de reubicación o consolidación de datos, la cual requiere la creación de un plan de migración y la ejecución de un proyecto completo con cada ola de consolidación.


Los cambios en los costos de TI pueden tener un efecto directo sobre muchas áreas funcionales de negocio. Por ejemplo, una decisión de reducir el personal de Help Desk puede afectar los niveles de servicio relacionados con las solicitudes de cambio o los tiempos de respuesta de asistencia hacia los usuarios finales.


Las inversiones necesarias para optimizar la actual estructura de costos y su retorno de inversión pueden no tener efecto inmediato. Tal es el caso de una iniciativa de racionalización del portafolio de aplicaciones con el fin de lograr consistencia, estandarización y eficiencia, la cual puede requerir inversiones adicionales en el corto plazo para obtener beneficios sostenibles y duraderos en el mediano y largo plazo.


Puede ser difícil de pronosticar el posible resultado de cambios en los costos de TI y posteriormente medir sus beneficios. Por ejemplo, el ahorro de costos logrados por la tercerización del trabajo es fácil de medir en términos de disminución de costos directos, pero la calidad, eficiencia y satisfacción del usuario final pueden ser indicadores subjetivos más difíciles de evaluar.

Desafíos potenciales de las TI

Como comenta Juan Fernando Olier, Gerente Senior de Ernst & Young Colombia “el entendimiento de las bases que sustentan los costos de TI es crítico en la medida en que se busca que las operaciones en este tema sean eficientes, eficaces y alineadas con las necesidades de la organización”.

Existen desafíos comunes que la mayoría de las empresas deben superar durante este proceso, tales como:

Múltiples fuentes de datos: los datos necesarios para realizar una evaluación adecuada de los costos, se encuentran a menudo en múltiples sistemas, formatos y fuentes diferentes.


Herramientas de análisis: para asignar, agregar y analizar los datos que se deben utilizar, en particular cuando se trabaja con datos de varios años. El acceso a estas herramientas, disponibles de de algunos terceros, ayuda a superar este desafío.


Acciones prácticas: puede ser difícil lograr consenso entre los diferentes representantes de las áreas de negocio y de TI respecto a la mejor manera de optimizar los costos de TI. El involucramiento de un tercero independiente, con una amplia perspectiva a través de múltiples industrias y un profundo conocimiento de las TI, puede aportar en solucionar estas divergencias.


Lograr y mantener los resultados: Un principio fundamental del proceso de optimización de costos es identificar, alcanzar y mantener las sinergias que permitan el ahorro de costos, para lo cual no es sólo suficiente cambiar los gastos de TI, puesto que el cambio debe ser sostenible en el largo plazo.


Mitigar riesgos: con el fin de considerar el efecto de los cambios en las estructura de costos de TI , sin que afecten el perfil del riesgo de una empresa.

La optimización de costos dentro de la agenda integral de la Función de TI

Las iniciativas de optimización de costos de TI no se deben ver como proyectos aislados de la estrategia integral de un área de TI o de negocio. “Es fundamental estructurarlas bajo un enfoque de programa continuo, con resultados de corto y mediano plazo, y alineado con la estrategia e imperativos del área de TI” comenta Juan Fernando Olier, Gerente Senior de Ernst & Young Colombia.

Dentro de este enfoque, existen 4 pilares claves:

Alinear y maximizar estratégicamente el valor del negocio de TI desde una perspectiva estratégica y operativa.
Gobernar con eficacia y establecer políticas de financiación, así como procesos y estructuras acordadas entre los directivos del negocio y TI.
Medir el desempeño a través de un enfoque independiente, basado en hechos y objetivos.
Operar de manera eficiente, actuando sobre un plan de optimización de costos orientado a negocio que tenga en cuenta oportunidades a corto y largo plazo.

Pasos a seguir

Juan Fernando Olier, Gerente Senior de Ernst & Young Colombia considera que “el proceso de optimización de costos de TI es iterativo y una disciplina que requiere del compromiso de los ejecutivos de negocios”. La mayoría de las organizaciones se sorprenden al encontrar costos de TI no identificados o costos que no tienen sentido dentro del contexto del actual entorno empresarial.

Los siguientes son algunos de los pasos claves que efectuamos al realizar una evaluación de optimización de costos:

Comprender la amplitud y profundidad de análisis que deben realizarse ( por ejemplo, análisis con foco, local, regional o global).


Identificar las fuentes de datos y emplear herramientas que minimicen la necesidad de múltiples ingresos de datos o reformatearlos desde sistemas informáticos, reportes, hojas de cálculo.


Comparar los gastos dentro de la industria específica a la cual pertenece la compañía y-o sobre una base funcional, teniendo en claro que la madurez de la estructura TI de una organización varía según los diferentes niveles de ahorro de la misma.


Estar preparado respecto a barreras culturales para modificar prácticas que no generen valores agregados a la organización


Tener un enfoque independiente, basado en los hechos que mitiguen el apego emocional a los actuales procesos de TI. En esto, la asesoría de un tercero independiente puede proporcionar una visión objetiva y desafiar viejos paradigmas.

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